home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ ShareWare OnLine 2 / ShareWare OnLine Volume 2 (CMS Software)(1993).iso / finance / zpack2.zip / ZIPPER.DOC < prev    next >
Text File  |  1993-02-27  |  252KB  |  5,314 lines

  1.  
  2.  
  3.  
  4.  
  5.  
  6.  
  7.  
  8.  
  9.  
  10.  
  11.  
  12.  
  13.  
  14.  
  15.  
  16.  
  17.                                 ZIPPER Payroll (TM)
  18.  
  19.                                    User's Manual
  20.  
  21.  
  22.  
  23.  
  24.  
  25.              (C) Copyright 1990, 1991, 1992, 1993  All rights reserved.
  26.                                      SOFTCRAFT
  27.                                 Everett, Washington 
  28.  
  29.            FAX: (206) 337-1842   CompuServe ID [ 71221,376 ] (Ed Protas)
  30.  
  31.                                  (206) 728-8427
  32.  
  33.  
  34.  
  35.  
  36.  
  37.  
  38.  
  39.  
  40.  
  41.                                 _______                     
  42.                            ____|__     |               (R)  
  43.                         --|       |    |------------------- 
  44.                           |   ____|__  |  Association of    
  45.                           |  |       |_|  Shareware         
  46.                           |__|   o   |    Professionals     
  47.                         -----|   |   |--------------------- 
  48.                              |___|___|    MEMBER            
  49.  
  50.  
  51.  
  52.  
  53.  
  54.      ------------------------------------------------------------------------
  55.                                 TABLE OF CONTENTS
  56.      ------------------------------------------------------------------------
  57.  
  58.  
  59.  
  60.      Introduction.........................................................  1
  61.      Starting during mid-year.............................................  2
  62.      Hardware requirements................................................  3
  63.      Installation.........................................................  4
  64.      Starting ZIPPER......................................................  5
  65.      Keyboard - use of special keys.......................................  5
  66.      Data Entry Methods...................................................  7
  67.      Pick / check menus...................................................  8
  68.      First things first...................................................  8
  69.      Entering company information.........................................  9
  70.      Multi-state payroll.................................................. 10
  71.      Company departments.................................................. 11
  72.      Labor union & union dues............................................. 12
  73.      Password security.................................................... 14
  74.      Printer configuration................................................ 14
  75.      Printer control codes................................................ 16
  76.      Withholding taxes.................................................... 17
  77.      Creating local tax tables............................................ 17
  78.      Other payroll taxes.................................................. 21
  79.      State disability insurance........................................... 23
  80.      Creating employment classes.......................................... 23
  81.      Employee benefits.................................................... 25
  82.      Entering new employees............................................... 28
  83.      Personnel management................................................. 35
  84.      Editing employee data................................................ 35
  85.      Selecting employees.................................................. 35
  86.      Changing an employee's name.......................................... 36
  87.      Entering year-to-date payroll information............................ 37
  88.      Processing payroll................................................... 41
  89.      Normal or special payroll............................................ 41
  90.      Payroll frequency.................................................... 42
  91.      Entering payroll dates............................................... 42
  92.      Entering earnings.................................................... 44
  93.      Entering deductions.................................................. 46
  94.      Computing payroll.................................................... 47
  95.      Negative payroll..................................................... 48
  96.      Proofing payroll records............................................. 49
  97.      Creating multiple payroll groups..................................... 49
  98.      Printing paychecks................................................... 50
  99.      Printing checks with Quicken......................................... 51
  100.      Importing payroll data into Quicken.................................. 52
  101.      Printing payroll vouchers............................................ 53
  102.      Printing reports..................................................... 54
  103.      Selecting a date range for reports................................... 54
  104.      Payroll reports...................................................... 56
  105.  
  106.  
  107.      ------------------------------------------------------------------------
  108.                            ZIPPER Payroll User's Manual
  109.  
  110.  
  111.      ------------------------------------------------------------------------
  112.                                 TABLE OF CONTENTS
  113.      ------------------------------------------------------------------------
  114.  
  115.  
  116.      Sending reports to the printer....................................... 59
  117.      Sending reports to a text file....................................... 59
  118.      Printing W-2 forms................................................... 59
  119.      Destroying payroll records........................................... 61
  120.      What-if analysis..................................................... 62
  121.      Advances............................................................. 63
  122.      Printing advance checks.............................................. 64
  123.      Deducting advances................................................... 64
  124.      Utilities............................................................ 65
  125.      Checking data pointers............................................... 65
  126.      Compressing (packing) the database................................... 67
  127.      Creating a new year.................................................. 67
  128.      Undo / Redo.......................................................... 70
  129.      Incorrect payroll dates.............................................. 70
  130.      Undo payroll records................................................. 71
  131.      Undo payroll group................................................... 72
  132.      Undo advances........................................................ 72
  133.      Registration and technical support................................... 73
  134.      Ordering checks...................................................... 76
  135.      ZIPPER Payroll data structure........................................ 77
  136.  
  137.  
  138.  
  139.  
  140.  
  141.  
  142.  
  143.  
  144.  
  145.  
  146.  
  147.  
  148.  
  149.  
  150.  
  151.  
  152.  
  153.  
  154.  
  155.  
  156.  
  157.  
  158.  
  159.  
  160.  
  161.  
  162.  
  163.  
  164.      ------------------------------------------------------------------------
  165.                            ZIPPER Payroll User's Manual
  166.  
  167.  
  168.  
  169.  
  170.  
  171.  
  172.  
  173.  
  174.  
  175.  
  176.  
  177.  
  178.  
  179.  
  180.  
  181.  
  182.  
  183.  
  184.  
  185.  
  186.  
  187.  
  188.  
  189.  
  190.  
  191.  
  192.  
  193.  
  194.     SOFTCRAFT is a member of the Association of Shareware Professionals (ASP).  
  195.     ASP wants to make sure that the shareware principle works for you. If you 
  196.     are unable to resolve a shareware-related problem with an ASP member by 
  197.     contacting the member directly, ASP may be able to help. The ASP Ombudsman 
  198.     can help you resolve a dispute or problem with an ASP member, but does not 
  199.     provide technical support for members' products.  Please write to the ASP 
  200.     Ombudsman at 545 Grover Road, Muskegon, MI 49442 or send a CompuServe 
  201.     message via CompuServe Mail to ASP Ombudsman 70007,3536. 
  202.  
  203.  
  204.                                    INTRODUCTION
  205.  
  206.       Until the invention of the zipper, getting in and out of clothing was
  207.       sometimes a hit-and-miss process.  The greater your hurry, the more
  208.       likely you were to make mistakes.  Sure, the clothes got on, but
  209.       sometimes buttons wound up in the wrong place.
  210.  
  211.       Traditionally, the preparation of payroll has been a similar process.
  212.       Payroll is a task that requires care, accuracy, and a great deal of
  213.       time.  The amount of time involved always depended on the skill and
  214.       experience of the person doing this work.  Due to the number of steps
  215.       and variables involved, it was easy to make errors, no matter how
  216.       skilled you were.  Often these errors were not apparent until
  217.       preparation of quarterly returns.  Then you had to go looking for
  218.       them.
  219.  
  220.       The solution for many business has been to hire bookkeeping personnel
  221.       with the skills to handle the task.  Hopefully the number of errors
  222.       and the time involved was reduced, but the cost of preparation was
  223.       increased.
  224.  
  225.       Along came the computer, a powerful device that was best suited to the
  226.       detail and repetition of a complex task like payroll preparation.
  227.       Then came payroll programs.  They got the job done, but unfortunately
  228.       you needed to think like an accountant to understand and use them
  229.       properly.  The small business owner was still faced with the
  230.       alternatives of hiring this work out, or spending the time to learn to
  231.       use the software.  This is the primary reason so many computers became
  232.       very expensive paper weights.
  233.  
  234.       With the invention of the zipper (the one on your clothing) everything
  235.       changed.  The process was immediately easier, quicker, more reliable,
  236.       and less prone to errors.  Because the approach was new, it became
  237.       easier for everyone -- not just those with dexterity.
  238.  
  239.       ZIPPER Payroll is just such an improvement; that's why we called it
  240.       ZIPPER.  ZIPPER does all your calculation, finds and uses the right
  241.       tax table, considers the proper number of exemptions, computes the
  242.       payroll deductions and tax liabilities, and keeps track of annual
  243.       totals for all your reports.  If you want (why wouldn't you?) ZIPPER
  244.       will print your payroll checks.  ZIPPER also accumulates sick pay and
  245.       vacation pay based on whatever parameters you choose.
  246.  
  247.       We designed ZIPPER so it could optionally work with Quicken (TM).
  248.       The ability to add your payroll to your Quicken check register can be
  249.       a distinct advantage if you are already a Quicken user.
  250.  
  251.       Either way, ZIPPER doesn't care, and works the same regardless of how
  252.       you write your checks or keep your financial records.  You may, of
  253.       course, even write your checks by hand, in which case ZIPPER will
  254.  
  255.        
  256.                            ZIPPER Payroll User's Manual 
  257.                                       - 1 - 
  258.  
  259.  
  260.       print payroll vouchers to include with the checks.  This is the
  261.       perfect option for a small business.  You don't have to buy special
  262.       payroll checks.
  263.  
  264.       If you use R:BASE (TM) (System V, R:BASE for DOS, R:BASE version 3.XX,
  265.       or Personal R:BASE) your data is accessible for any custom reports and
  266.       queries you might choose to design.  The FileGateway utility included
  267.       with R:BASE will enable to export your data to a variety of other
  268.       computer programs (Lotus 1-2-3, Symphony, VisiCalc, Multiplan, dBase
  269.       III, ASCII, and many others).  Obviously, you need R:BASE to take
  270.       advantage of these additional features.
  271.  
  272.       **********************************************************************
  273.          ALL REGESTERED TRADEMARKS ARE OWNED BY THEIR RESPECTIVE COMPANIES
  274.       **********************************************************************
  275.  
  276.       If you are in a hurry..... don't be!  ZIPPER won't save you time now.
  277.       But it will save you time and aggravation later.  Read the program
  278.       documentation carefully, especially the chapter on setting up the
  279.       program.  A little extra time at the beginning will be well spent.
  280.  
  281.       This documentation is presented like a tutorial.  Follow along from
  282.       here, and we will take you through every step necessary to get ZIPPER
  283.       Payroll to work for you.  We don't need to train you to be an
  284.       accountant, or how to use a computer, so the process of getting you up
  285.       to speed won't be long.  You should note the brevity of this User's
  286.       Manual.  We didn't need to write several hundred pages to teach you
  287.       how to use the program.  After your initial set-up, it is likely that
  288.       you will need to make little use of the printed documentation.  We
  289.       think you'll find the menus and data entry forms (the user interface)
  290.       quite natural and easy to use.
  291.  
  292.  
  293.                              STARTING DURING MID-YEAR
  294.  
  295.       This is likely to be the most difficult part of the process, as you
  296.       are "converting" a manual system to a computerized one.  You need to
  297.       enter all existing data (totals) for each employee, for any payroll
  298.       that you have prepared for the year to date.  If you are starting
  299.       ZIPPER at the beginning of a year, or perhaps setting up ZIPPER for a
  300.       new company, you will not have any "historical" data to enter.  If
  301.       such is the case, you can skip the section that describes this
  302.       procedure.
  303.  
  304.       ZIPPER also includes personnel management features.  ZIPPER can
  305.       provide budget information, and track payroll by department.  ZIPPER
  306.       will even print an employees' birthday list.
  307.  
  308.  
  309.  
  310.  
  311.  
  312.  
  313.                            ZIPPER Payroll User's Manual 
  314.                                       - 2 - 
  315.  
  316.  
  317.       Although ZIPPER was designed for a "small" business, it could be used
  318.       with a business of any size.  The number of employees ZIPPER can
  319.       handle is limited only by the storage space (the hard disk drive) of
  320.       your computer.  The concept of "small" is up to you.  One employee or
  321.       several thousand, it makes no difference to ZIPPER.
  322.  
  323.  
  324.                                HARDWARE REQUIREMENTS
  325.  
  326.       ZIPPER runs in the MS-DOS / PC-DOS environment.  ZIPPER requires MS/PC
  327.       DOS version 2.0 or later, and will run on the full family of IBM &
  328.       Compatible PC's.  This means a PC, or an XT, or an AT.
  329.  
  330.       The installation of ZIPPER program and data files requires a hard disk
  331.       drive.  You should consider 2.0 megabytes of free disk space as an
  332.       absolute minimum.
  333.  
  334.       The use of a printer is optional for program operation, but you will
  335.       be severely limited without a printer.  Printer output is provided to
  336.       parallel ports LPT1, LPT2, and LPT3, or serial ports COM1, or COM2.
  337.       Your printer will need to be able to print in the compressed mode, or
  338.       have a "wide carriage".  A "daisy wheel" printer will not work.
  339.       ZIPPER supports the use of laser printers, but will not print checks
  340.       or W-2 forms on a laser printer.
  341.  
  342.       ZIPPER requires approximately 525K of RAM when it loads. If you have
  343.       less then this amount of memory available, ZIPPER may still load, but
  344.       it's performance will be reduced.  ZIPPER utilizes a 64K memory buffer
  345.       for processing (sorting, etc).  If the full 64K is not available
  346.       ZIPPER will use your disk drive for this memory space.  This will make
  347.       the program noticeably slower, or it may not run at all.  You should be
  348.       able to run ZIPPER Payroll if you computer has 640K of conventional
  349.       memory, and you do not have too many TRS's (memory resident programs)
  350.       or device drivers loaded.
  351.  
  352.       IMPORTANT!  You need to modify your CONFIG.SYS file to include the
  353.       following statements:
  354.  
  355.         FILES=25
  356.         BUFFERS=30
  357.  
  358.       This configuration allows ZIPPER to make the most efficient use of your
  359.       computer by creating a memory area for processing (buffer space), and
  360.       allowing ZIPPER to have all necessary files open when necessary.  Each
  361.       buffer requires 528 bytes of memory.  The DOS default is two buffers,
  362.       and this is not enough.  After you make this modification, be sure to
  363.       re-boot your computer before you start ZIPPER Payroll.  Changes to
  364.       your CONFIG.SYS file do not take effect until you re-boot.
  365.  
  366.       See your DOS User's Manual regarding your CONFIG.SYS file.
  367.  
  368.  
  369.  
  370.                            ZIPPER Payroll User's Manual 
  371.                                       - 3 - 
  372.  
  373.  
  374.  
  375.  
  376.                                    INSTALLATION
  377.  
  378.       ZIPPER program and data files come in an "archived" condition, and
  379.       must be uncompressed (unpacked) to be made usable.  Begin the
  380.       installation process by placing the original ZIPPER distribution
  381.       diskette in either Drive A or Drive B.  See the README.1ST file,
  382.       included on your distribution diskettes for the latest installation
  383.       information and list of included files.
  384.  
  385.       Installation of ZIPPER Payroll involves three steps.  These steps
  386.       should be performed in the order listed.  If you carefully follow
  387.       these instructions, you should not encounter any difficulty.
  388.  
  389.       ZIPPER Payroll must be run from a hard disk drive.  If your computer
  390.       does not have a hard disk drive, you will not be able to use this
  391.       program.  Additionally, you should have at least two megabytes (2 MB)
  392.       of disk space available.  After ZIPPER Payroll is installed you can
  393.       reclaim some of this disk space (see below), but the ZIPPER Payroll
  394.       Data Files will continue to grow as you add data (create payroll).
  395.       Consider 2 MB a reasonable minimum.
  396.  
  397.       [1] CREATE A ZIPPER DIRECTORY ON YOUR HARD DISK DRIVE.
  398.  
  399.       You need to create a DOS directory to hold the various program and data
  400.       files that make up the ZIPPER Payroll program.  If you are unsure about
  401.       how this is done, see your DOS User's Manual.
  402.  
  403.       Example:  Start by selecting a name for this DOS directory.  We recommend
  404.       the name ZIPPER.  Assuming you want to install ZIPPER Payroll on your C
  405.       Drive, at the DOS prompt type: "MD C:\ZIPPER".  (Do not enter the quotes).
  406.       The DOS command MD (Make Directory) will create a directory named ZIPPER
  407.       on your C Disk Drive.
  408.  
  409.       [2] COPY ZIPPER FILES TO YOUR HARD DISK DRIVE.
  410.  
  411.       NOTE: ZIPPER Payroll is supplied on both  5-1/4" (360 K) and 3-1/2"
  412.       (720 K) diskettes.  If you have the 3-1/2" diskette size, then ZIPPER
  413.       Payroll is included on a single diskette.  5-1/2" requires two
  414.       diskettes.
  415.  
  416.       Insert either of the ZIPPER Payroll program diskettes in the floppy disk
  417.       drive you wish to use, and enter the command:
  418.  
  419.                                  COPY A:*.* C:\ZIPPER
  420.  
  421.       where "A:" represents the floppy drive you are installing from, and
  422.       "C:\ZIPPER" represents the Drive and directory (that you created in step
  423.       #1) where you want to install ZIPPER Payroll.
  424.  
  425.  
  426.  
  427.                            ZIPPER Payroll User's Manual 
  428.                                       - 4 - 
  429.  
  430.  
  431.       After DOS has copied the files contained on the first diskette, repeat
  432.       this process for the other ZIPPER Payroll program disk.  It does not make
  433.       any difference in which order the diskettes are copied.
  434.  
  435.       SHORTCUT - Insert the second ZIPPER diskette in the same floppy drive you
  436.       just used for the first diskette, Press [F3], then press [ENTER].
  437.  
  438.       [3] UNARCHIVE ZIPPER PROGRAM FILES.
  439.  
  440.       All ZIPPER Payroll program, data, and documentation files are
  441.       contained in the self-extracting compressed files ZPACK1.EXE and
  442.       ZPACK2.EXE.  You need to uncompress these files before you can use
  443.       ZIPPER Payroll.  To do this you need to be in the ZIPPER Payroll
  444.       directory.
  445.  
  446.       Assuming you have created this directory on your C Drive, first "log
  447.       on" to this drive by entering the command (no quotes) "C:". You should now
  448.       be "logged-on" to the C drive (or whatever drive you selected).  Now enter
  449.       the command (no quotes) "CD \ZIPPER" where "ZIPPER" is the directory name
  450.       you have used.  The DOS command CD (Change Directory) will move you to the
  451.       ZIPPER Payroll directory.
  452.  
  453.       To unpack (decompress) ZIPPER Payroll, enter (no quotes) "ZPACK1".  When
  454.       the unpacking process is finished, enter (no quotes) "ZPACK2".  You should
  455.       erase the two files ZPACK1.EXE and ZPACK2.EXE, as these files are no
  456.       longer needed, and only take up disk space.
  457.  
  458.  
  459.                                   STARTING ZIPPER
  460.  
  461.       ZIPPER Payroll is now ready to use.  To start ZIPPER, at the DOS
  462.       prompt type in "ZIPPER" (no quotes), and press the [ENTER] key.
  463.  
  464.  
  465.                           KEYBOARD - USE OF SPECIAL KEYS
  466.  
  467.       ZIPPER makes consistent use of the keyboard, and you should become
  468.       familiar with these special keys.  The User's Manual refers to these
  469.       keys by enclosing them in [ ] brackets.  When the User's Manual or a
  470.       data screen indicates [ESC], this means "Press the Escape Key"; [F8]
  471.       means "Press the F8 Function Key".
  472.  
  473.       In general, the following keys perform the following operations.
  474.  
  475.       [ENTER]  Enters the value displayed in a field, or accepts
  476.                the selection offered.
  477.  
  478.  
  479.  
  480.  
  481.  
  482.  
  483.  
  484.                            ZIPPER Payroll User's Manual 
  485.                                       - 5 - 
  486.  
  487.  
  488.       [ESC]    Terminates a data entry session, and sometimes
  489.                brings up a data entry MENU BAR.  [ESC] is
  490.                generally thought of as the "bail-out" key, and will,
  491.                under almost all conditions, terminate what your are
  492.                doing and take you "one step backwards".
  493.  
  494.       [TAB]    Takes you to the next data field during a data
  495.                entry session.  If you are in the last field it
  496.                will take you to the first field
  497.  
  498.       [SHIFT-TAB]  Press down the [SHIFT] key & press [TAB]. Takes
  499.                you to the previous field during a data entry
  500.                session. If you are in the first field it will take
  501.                you to the last field.
  502.  
  503.       [UP-ARROW]   Same as [TAB]
  504.  
  505.       [DOWN-ARROW]   Same as [SHIFT-TAB]
  506.  
  507.       [PgUp] or [PAGE UP]  Takes you to the previous screen, or
  508.                "page" of a multi-page data entry form.
  509.  
  510.       [PgDn] or [PAGE DOWN]  Takes you to the next screen, or
  511.                "page" of a multi-page data entry form.
  512.  
  513.       [F2]     Blanks the current field of a data entry form.
  514.  
  515.       [F5]     Resets the current field of a data entry form. If
  516.                you delete the displayed value with [F2] or
  517.                [Delete], or overwrite the displayed value by
  518.                typing new data you may press [F5] to redisplay the
  519.                original value.  This can only be done before you
  520.                leave the current field.
  521.  
  522.       [F7]     Takes you to the previous row in a "multi-row"
  523.                display (where similar type values are displayed
  524.                one above the other).
  525.  
  526.       [F8]     Takes you to the next row in a "multi-row" display.
  527.                Optionally use [Enter] to move from field to field,
  528.                or row to row (downward).
  529.  
  530.       [Insert] Inserts a blank space at the current cursor
  531.                location.
  532.  
  533.       [Delete] Deletes a single character at the current cursor
  534.                location.
  535.  
  536.  
  537.  
  538.  
  539.  
  540.  
  541.                            ZIPPER Payroll User's Manual 
  542.                                       - 6 - 
  543.  
  544.  
  545.  
  546.                                      MENU BAR
  547.  
  548.       The ZIPPER Menu Bar will sometimes be displayed at the end of a data
  549.       entry session.  The menu bar appears at the top of the screen.  A copy
  550.       is shown below.
  551.  
  552.        ---------------------------------------------------------------------
  553.         Add      Edit again      Discard      Quit
  554.        ---------------------------------------------------------------------
  555.  
  556.       ADD          Adds the data displayed in the data entry form to the
  557.                    payroll database.  The data entry form is cleared, and
  558.                    the form is then ready to add another "row" of data.
  559.                    Select Add when you have a number of entries to make.
  560.                    After the last entry is made select Quit.  Quit will save
  561.                    your last entry, and return you to the previous menu or
  562.                    mode
  563.  
  564.       EDIT AGAIN   Returns you to the data entry form so that you may edit
  565.                    the displayed row before ADD(ing) it to the payroll
  566.                    database.
  567.  
  568.       DISCARD      Removes the data displayed in the data entry form from
  569.                    the screen, and does not enter it in the payroll
  570.                    database.  Once the data entry form is cleared, new data
  571.                    may be entered in its place.
  572.  
  573.       QUIT         Select Quit to save the entered data and terminate the
  574.                    present data entry session.
  575.  
  576.  
  577.                                 DATA ENTRY METHODS
  578.  
  579.       ENTERING DATES:  ZIPPER Payroll uses the date format MM/DD/YY, where
  580.       MM represents the Month of the year (01 - 12), DD represents the Day
  581.       of the month (01 - 31),  and YY represents the Year (entered as two
  582.       digits; EXAMPLE - 92).
  583.  
  584.       The months and days may be entered as one or two digits where
  585.       appropriate; one through nine may be entered as 01 or 1 through 09 or
  586.       9.  ZIPPER will except either format.  Years must be entered as two
  587.       digits (always). The months, days, and year digits MUST be separated
  588.       by a slash (/).  You may not enter a date that is not in that format,
  589.       and you may not enter a invalid date (like 2/30/91 or 9/31/91).  Thus
  590.       the date January 5, 1991 may be entered as 1/5/91, 01/5/91, 1/05/91,
  591.       or 01/05/91.
  592.  
  593.       When you are preparing payroll, ZIPPER will allow you to enter payroll
  594.       dates only for the "active year".  The concept of the Active Year is
  595.  
  596.  
  597.  
  598.                            ZIPPER Payroll User's Manual 
  599.                                       - 7 - 
  600.  
  601.  
  602.       important.  ZIPPER does your payroll one year at a time.  If the
  603.       active year is 1991, ZIPPER assumes you have made an incorrect date
  604.       entry if you enter 1990 or 1992 (or any other year).
  605.  
  606.       ENTERING DOLLAR VALUES:  When you are entering dollar values, ZIPPER
  607.       does not require that you enter the dollar sign ($), or commas (,).
  608.       If you are entering a whole dollar amount (like $100.00), you may
  609.       simply enter 100 (no period required).  Zipper will automatically
  610.       format the entry.  Below are a few examples of how you might enter
  611.       dollar amounts, and how ZIPPER will format them for you. REMEMBER, DO
  612.       NOT ENTER DOLLAR SIGNS ($) OR COMMAS (,).
  613.  
  614.           Entry                                    ZIPPER formats to
  615.        ---------------------------------------------------------------------
  616.          1                                                        $1.00
  617.          .01                                                      $0.01
  618.          1.1                                                      $1.10
  619.          100                                                    $100.00
  620.          1234                                                 $1,234.00
  621.          1234.56                                              $1,234.56
  622.  
  623.  
  624.                             ZIPPER PICK / CHECK MENUS
  625.  
  626.       ZIPPER Payroll uses a series of "Pick / Check" menus.  These menus
  627.       allow you to select individual employees, payroll records, or payroll
  628.       groups for additional processing.  Each of these Pick / Check menus
  629.       operate in a similar fashion.  To make a selection simply press any
  630.       letter (alpha-numeric) key.  When you do, a check mark will appear
  631.       next to the item you have selected.  You may remove the check mark by
  632.       pressing the space bar.  This will "unselect" the previously made
  633.       selection.  You move down the displayed list by pressing [ENTER] or
  634.       [F8].  To move back up the list press [F7].  If there are more items
  635.       in the list than will fit in the form, the list will "scroll" as you
  636.       move up or down.
  637.  
  638.       In almost all cases, employees will be listed in alphabetical order.
  639.       Dated lists will usually appear with the most recent record first (at
  640.       the top).  Press [ESC] after you have selected all the items (records)
  641.       you want.  In some cases, however, ZIPPER will limit you to making
  642.       only one selection at a time.  You will be advised when this occurs.
  643.  
  644.  
  645.                                 FIRST THINGS FIRST
  646.  
  647.       This section of the User's Manual provides a step by step guideline to
  648.       help you get going.  The list presented below are the tasks that need
  649.       to be accomplished, and they are listed in the order that you must
  650.  
  651.  
  652.  
  653.  
  654.  
  655.                            ZIPPER Payroll User's Manual 
  656.                                       - 8 - 
  657.  
  658.  
  659.       follow.  Each item is followed by a referral to the location in this
  660.       manual where that particular task is explained.  Start with Task #1,
  661.       and return to this section as you complete each task.  You can then
  662.       proceed to the next task.
  663.  
  664.  
  665.        TASK #   DESCRIPTION                                 REFERENCE (Page)
  666.        ---------------------------------------------------------------------
  667.          1      Program installation                                     4
  668.          2      Enter company information                                9
  669.          3      Enter departments                   (optional)          11
  670.          4      Enter labor union information       (optional)          12
  671.          5      Select password protection          (optional)          14
  672.          6      Configure printer / control codes                       14
  673.          7      Configure for Quicken               (optional)          51
  674.          8      Other payroll taxes                                     21
  675.                   FICA - Social Security
  676.                   FICA - Medicare
  677.                   FUTA - Federal Unemployment Tax
  678.                   SUTA - State Unemployment Tax
  679.                   User Defined Payroll Tax          (optional)
  680.          9      State Disability Insurance codes                        23
  681.                   Print SDI report                                      25
  682.         10      Create city / local tax tables                          17
  683.         11      Enter employee benefits / rates                         25
  684.         12      Enter employee data                                     28
  685.         13      Enter year-to-date data (if you begin ZIPPER during     37
  686.                  mid year)
  687.  
  688.  
  689.  
  690.                            ENTERING COMPANY INFORMATION
  691.  
  692.       The first time you use ZIPPER it will know that it has not as yet been
  693.       configured for any state.  The first data entry screen will ask you
  694.       about your company (Name, Address, ... etc.), to include the state
  695.       where your company exists.  The data entry field for the "State"
  696.       allows only two characters, and must contain a valid two letter state
  697.       abbreviation (CA, NY, VT, WA, ... etc.)  Once you have completed this
  698.       entry, ZIPPER will then configure itself for the state in which you
  699.       are located.  At this point ZIPPER is loading the proper tax tables
  700.       (for your state) from the tax table database (ZIPxxTX2.RBF) into your
  701.       ZIPPER payroll database.  All of the withholding (income) tax tables,
  702.       and the methodology for computing state withholding have now been
  703.       loaded for your state.  The Federal tax tables are already included.
  704.  
  705.       You should enter your Federal and State Tax Identification Number at
  706.       this time.  It is not mandatory to enter this number, but if you want
  707.       ZIPPER to print W-2 Forms at the end of the year, it should be
  708.       entered.  If you don,t have this number handy, you may enter it at a
  709.       later date.
  710.  
  711.  
  712.                            ZIPPER Payroll User's Manual 
  713.                                       - 9 - 
  714.  
  715.  
  716.  
  717.                                 MULTI-STATE PAYROLL
  718.  
  719.       If you do not have company branches in other states (all you employees
  720.       are in one state), you may skip this section.
  721.  
  722.       As indicated above, ZIPPER configures itself for the state where you
  723.       are located.  This means that you cannot process payroll (without some
  724.       changes) if you have branches or employees in several states.  If your
  725.       company needs to process payroll for several states, simply create a
  726.       payroll database for each state.  Each database will need to be
  727.       located is a different directory.
  728.  
  729.       Say your company does business in Washington, Oregon, and California.
  730.       Each state has different tax requirements.  In order to process
  731.       payroll for your company, you must create a different DOS sub-
  732.       directory for each state.  (See your DOS users manual and the
  733.       installation instructions for ZIPPER Payroll.)  An example for this
  734.       situation might be as follows:
  735.  
  736.              C:\ZIPPER______ \ZIPCA  (or ZIP_CA or CAL-ZIP)
  737.                       |
  738.                       |_____ \ZIPOR
  739.                       |
  740.                       |_____ \ZIPWA
  741.  
  742.       You could locate the ZIPPER Payroll program files (ZIPPER.EXE,
  743.       ZIPPER.OVL, etc) in the directory C:\ZIPPER, and the database files
  744.       ZIPPER1.RBF, ZIPPER2.RBF, and ZIPPER3.RBF in each of the sub-
  745.       directories for each state.  This configuration will work as long as
  746.       "C:\ZIPPER" is located in your DOS "path" (see your DOS manual).  You
  747.       will also need to copy the tax table databases (ZIP??TX1.RBF,
  748.       ZIP??TX2.RBF, and ZIP??TX3.RBF) to each of these sub-directories as
  749.       well.  When you initially use ZIPPER Payroll for each of these states,
  750.       simply use the two letter state designation (CA, OR, or WA) for the
  751.       state in question.  (Use the address for your branch location).
  752.       ZIPPER will load the proper tax tables for each configuration.
  753.  
  754.       At the end of the year, when you wish to print W-2 forms, simply
  755.       change the two letter state designation to whatever matches your
  756.       company location, or enter the address of the parent location.  This
  757.       will insure that your company address will appear correctly on the W-2
  758.       form.  ZIPPER will sense this change in state location, and ask you to
  759.       verify that this is what you wish to do.  If you affirm this action,
  760.       ZIPPER will then load the state tax tables for the new state you have
  761.       selected.
  762.  
  763.       THIS MODIFICATION WILL NOT HAVE ANY EFFECT ON YOUR DATA, BUT YOU DO
  764.       NOT WANT TO PROCESS ANY PAYROLL WITH THESE NEW TAX TABLES LOADED.
  765.  
  766.  
  767.  
  768.  
  769.                            ZIPPER Payroll User's Manual 
  770.                                       - 10 - 
  771.  
  772.  
  773.       In order for ZIPPER to load the new tax tables, you will need to be
  774.       sure that the tax table databases (ZIP??TX1.RBF, ZIP??TX2.RBF, and
  775.       ZIP??TX3.RBF -- where ?? is the current tax table year) are available
  776.       in the current directory.
  777.  
  778.       If there is an city or local withholding tax (in your "old state"),
  779.       and you have created one or more city / local withholding tax tables,
  780.       ZIPPER will assume that the existing local tax tables will not be
  781.       applicable to the new state you have selected.  ZIPPER will want to
  782.       delete these tables, and will ask if you want to review / approve
  783.       deletion of each table.  Select "YES", and then disapprove each tax
  784.       table deletion.  ZIPPER will delete the actual tax table(s), but save
  785.       the templates containing the rates and ranges you have created.  In
  786.       effect, this will save your tax tables.
  787.  
  788.       After you print your W-2 forms (this should be about the last thing
  789.       you do for the year), simply change back to your original state
  790.       designation.  This will reload the proper state tax tables.  Again,
  791.       you will need to be sure that the tax table databases (ZIP??TX1.RBF,
  792.       ZIP??TX2.RBF, and ZIP??TX3.RBF -- where ?? is the current tax table
  793.       year) are available in the current directory.  See CREATING LOCAL TAX
  794.       TABLES.
  795.  
  796.       You should now reactivate your local tax tables (if you saved them as
  797.       indicated above).  To do so, from the MAIN MENU select (4) System, (3)
  798.       Payroll Tax Rates & Tables, (3) City / Local Income (Withholding) Tax.
  799.       You need to again indicate the basis by which your City / Local Income
  800.       Tax is to be computed.  (See CREATING LOCAL TAX TABLES.)  After making
  801.       your selection you will be shown the first of your city /local tax
  802.       tables (templates).  Press [ESC], and then press "Y" for YES, or press
  803.       [ENTER].  ZIPPER will now recreate your tax tables.
  804.  
  805.  
  806.                                 COMPANY DEPARTMENTS
  807.  
  808.       ZIPPER provides the option of grouping employees by department.  This
  809.       feature allows additional management reporting capabilities, such as
  810.       reporting payroll by department.  Use of this feature is optional, and
  811.       is also described in the section on PERSONNEL MANAGEMENT.  If your
  812.       company is small, and you do not have different departments, you do
  813.       not have to use this feature.
  814.  
  815.       In order to group employees by department, you will need to enter
  816.       Department ID Codes (that you define) and a Department Name that you
  817.       assign to that code.
  818.  
  819.       Department ID Codes may be letters and/or numbers that you select to
  820.       uniquely identify this department.  The following are all valid
  821.       entries: 0001, 1, 2, 3, 15, Exec, EXEC, Adm6. You may use from one to
  822.       four characters.  The entry must be unique, and ZIPPER will warn you
  823.       if you attempt to make a duplicate entry.
  824.  
  825.  
  826.  
  827.  
  828.  
  829.  
  830.  
  831.  
  832.  
  833.  
  834.  
  835.  
  836.                            ZIPPER Payroll User's Manual 
  837.                                       - 11 - 
  838.  
  839.  
  840.       DEPARTMENT ID CODE:  A Department ID Code should be entered for each
  841.       employee (optional) within that department when the employee is first
  842.       entered.  If you later decide to change a previously entered
  843.       Department ID Code, you will need to update each employee record that 
  844.       has been assigned this ID Code.  You may change an employee from one 
  845.       department to another, at any time, and this will not have an effect 
  846.       on previous payroll.  Payroll is "charged" to the "assigned" 
  847.       department at the time payroll is computed.  This allows proper 
  848.       departmental budget reporting. 
  849.  
  850.       DEPARTMENT NAME: Each Department ID Code is related to a Department
  851.       Name.  You are allowed any twenty characters for this purpose.
  852.       Typical departmental entries are shown below. The entry must be
  853.       unique.  ZIPPER will warn you if you attempt to make a duplicate
  854.       entry.  You may enter the department names in UPPER or lower case
  855.       letters.
  856.  
  857.  
  858.        Department ID                                       Department Name 
  859.        ---------------------------------------------------------------------
  860.            1                                                Executive
  861.            2                                                Administrative
  862.         1050                                                Financial
  863.         ACCT                                                Accounting
  864.         Prod                                                Production
  865.  
  866.       You can print a "hard copy" listing of all Departments that have 
  867.       already been entered.  This will make it easier for you to select the 
  868.       correct Department ID code when entering each employee.  When you 
  869.       enter new employees into your payroll database, enter the Department 
  870.       ID Code for the appropriate department.  This will "assign" your 
  871.       employee, for payroll purposes, to that department. 
  872.  
  873.  
  874.                              LABOR UNIONS & UNION DUES
  875.  
  876.       ZIPPER supports payroll deduction of union dues.  You may want to take
  877.       advantage of this feature if some of your employees are union members,
  878.       AND you wish to deduct union dues from their pay.  If your employees
  879.       are responsible for paying their own union dues, then you should not
  880.       use this feature.
  881.  
  882.       ZIPPER allows you to compute and track payroll deduction for up to 9
  883.       labor unions, and provides two methods of computing union dues.
  884.  
  885.       To use this feature, you will need to enter the information for each
  886.       labor union you wish to include.  From the MAIN MENU select (4)
  887.       System, and then (4) Labor Unions.  You may enter new information, or
  888.       edit previously entered data.  Note that each labor union is assigned
  889.  
  890.  
  891.  
  892.  
  893.                            ZIPPER Payroll User's Manual 
  894.                                       - 12 - 
  895.  
  896.  
  897.       an ID Number (1 through 9).  This is the number you will later need to
  898.       assign to each employee that is a member of that labor union.  This is
  899.       done when you first enter the employee into the payroll database.
  900.  
  901.       If you do not need this feature, simply leave the "Union Affiliation"
  902.       field blank when the employee record is entered.
  903.  
  904.  
  905.                                     UNION DUES:
  906.  
  907.       ZIPPER allows up to two types of union dues for each employee.  These
  908.       are "Flat Rate" and "Variable Rate" dues.
  909.  
  910.       FLAT RATE dues is the dollar amount of dues to be deducted per payroll
  911.       period (each time payroll is prepared for this employee). This
  912.       information is entered into the individual employee record.  A flat
  913.       rate system supports different rates for each employee.  Thus, if the
  914.       labor union in question had a different rate for each category of
  915.       membership (apprentice, journeyman, etc), then the appropriate rate
  916.       would be entered for each employee.  In each case, you will need to
  917.       convert the monthly dues into an annual amount, then divide it by the
  918.       number of pay periods per year (either 12, 24, 26, or 52) to convert
  919.       it to the amount to withhold per pay period.
  920.  
  921.       VARIABLE RATE dues is the rate (percentage) applied to the base you
  922.       have selected.  The base would be (1) Regular Hours, (2) Total Hours,
  923.       or (3) Gross Wages.  Thus, if the union in question computes dues as a
  924.       percentage (say 1-1/2% of gross wages), then enter 3 for Dues Basis,
  925.       and 0.015 for Dues Rate.
  926.  
  927.       If you need to deduct and track union dues, either Variable or Flat
  928.       Rate:
  929.  
  930.               (1) First enter Union Information.
  931.               (2) Assign a union affiliation to each employee that
  932.                   is a member of that union.
  933.               (3) Enter a "Flat Rate" with each employee, if applicable,
  934.                   AND / OR
  935.               (4) Enter a "Variable Rate" for that union, if applicable.
  936.  
  937.       ZIPPER will now automatically compute and deduct the proper amount of
  938.       union dues for each employee assigned to any of the 9 available
  939.       unions.  ZIPPER will print a report (See LIABILITY REPORTS) of
  940.       accumulated union dues liability for each labor union, showing the
  941.       amount of dues computed and deducted for each employee.
  942.  
  943.  
  944.  
  945.  
  946.  
  947.  
  948.  
  949.  
  950.                            ZIPPER Payroll User's Manual 
  951.                                       - 13 - 
  952.  
  953.  
  954.                                PASSWORD SECURITY
  955.  
  956.       The use of a password security system is optional.  If you elect not
  957.       to utilize a password system, then you will never be asked for a
  958.       password.
  959.  
  960.       INSTALLING A NEW PASSWORD:   A password can be set by selecting (4)
  961.       System from the MAIN MENU, and (2) Password / Security from the SYSTEM
  962.       MENU.  You will be informed that no password is in use, and then asked
  963.       to enter a password.  If you decide not to enter a password at this
  964.       point, simply press [ENTER], and no password will be set.
  965.  
  966.       To enter a password type in any letters and/or numbers you wish.  You
  967.       are limited to a maximum eight (8) characters, and a minimum of one
  968.       (1). The password is "case sensitive".  In other words, the passwords
  969.       "goForIt" is not the same as "GOFORIT" or "Goforit" or "goforiT". Some
  970.       examples might be: "zipadedo",  "JohnBrow",  "12345678",   "Bill6/%%",
  971.       or "ZZ9z".   Do not enter quotation marks unless you want them as part
  972.       of the password.
  973.  
  974.       CHANGING A PASSWORD:  To change the current password, you will be
  975.       required to first enter the current password.  If the password is
  976.       entered correctly, you will be asked for a new password.  You may
  977.       enter any valid password.
  978.  
  979.       REMOVING PASSWORD PROTECTION:  You will be required to enter the the
  980.       current password.  If the password is entered correctly, you will be
  981.       asked for a new password.  Press [ENTER], and the password system will
  982.       be removed.  You will no longer be asked for your password when THE
  983.       ZIPPER starts.
  984.  
  985.       USING THE PASSWORD SYSTEM:  If a password is in effect, ZIPPER issues
  986.       a warning when the program starts that a password security system is
  987.       in use.  The user is given three (3) chances to enter the correct
  988.       password.  If the password is not correctly entered by the third
  989.       attempt this event (date and time) is recorded and the program
  990.       terminates.  The next authorized user (someone who correctly enters
  991.       the password) will be informed that someone tried to access the
  992.       program, and the date and time of the event is reported.  We call this
  993.       the "tattle-tale" feature.  Zipper does not keep a permanent record of
  994.       these events - only the last occurrence is recorded.
  995.  
  996.  
  997.                                PRINTER CONFIGURATION
  998.  
  999.       ZIPPER gives you the ability to select from among three printers, and
  1000.       five printer ports at any time a report is printed.  Prior to printing
  1001.       your first report, you need to give ZIPPER the information about your
  1002.       printer(s).
  1003.  
  1004.  
  1005.  
  1006.  
  1007.                            ZIPPER Payroll User's Manual 
  1008.                                       - 14 - 
  1009.  
  1010.  
  1011.       PRINTER NAMES:  Printers are numbered 1 through 3, and you may enter
  1012.       any printer name to correspond with any of these printers.  You will
  1013.       want to enter a name that will provide easy identification at "print-
  1014.       time".  You might consider the following names as typical:
  1015.  
  1016.               Okidata 192
  1017.               HP LaserJet Series II
  1018.               Epson FX 80
  1019.        OR
  1020.               80 Column Dot Matrix
  1021.               132 Column Dot Matrix
  1022.               Laser Printer
  1023.  
  1024.       The name is purely for your identification.  Once you have selected a
  1025.       printer it will remain the default (normal setting).  You may change
  1026.       this setting any time a report is printed.  This provides the option
  1027.       of sending some reports to a laser printer, some reports to a dot
  1028.       matrix printer, or using a wide carriage (132 column) printer. Using a
  1029.       wide carriage printer will allow you to print reports that are
  1030.       normally printed in compressed print, in a 10 point font.  You may
  1031.       find reports printed in this manner easier to read.
  1032.  
  1033.       After entering a printer name, Press [ENTER] or [F9] to enter the
  1034.       printer control codes.  Enter the control codes (described below) for
  1035.       the corresponding printer effect, and Press [ENTER] or [F8] to move to
  1036.       the next printer control mode / sequence.  Press [F8] to move DOWN the
  1037.       list, and [F7] to move back up the list.  After entering all of the
  1038.       printer control codes for this printer, Press [F9] to return to the
  1039.       printer name.  You may then press [F8] to enter the next printer (if
  1040.       you wish to use more than one printer), or Press [ESC] to finish.
  1041.  
  1042.       ZIPPER will ask if you want to update any printer drivers (save
  1043.       changes).  Press "Y" or [ENTER] if you have just entered a new
  1044.       printer, or you have changed any of the existing printer control
  1045.       codes.  Press "N" if you do not want to update printer drivers.
  1046.       Printer driver(s) will only be updated if you elect to do so.  Changes
  1047.       made to the control codes will be saved, but the printer driver(s)
  1048.       will not be updated unless you elect to do so.  You must build /
  1049.       update the printer drivers in order to print reports correctly.
  1050.  
  1051.       Once you have entered the control codes for the printer(s) you use,
  1052.       and have built new printer drivers, you will not need to modify these
  1053.       settings unless you replace any of your printers.
  1054.  
  1055.  
  1056.  
  1057.  
  1058.  
  1059.  
  1060.  
  1061.  
  1062.  
  1063.  
  1064.                            ZIPPER Payroll User's Manual 
  1065.                                       - 15 - 
  1066.  
  1067.  
  1068.                                PRINTER CONTROL CODES
  1069.  
  1070.       Printer control codes are special sequences of numbers that are sent
  1071.       to the printer.  These numerical sequences mean special things to your
  1072.       printer, and allow ZIPPER to tell your printer what print mode or
  1073.       print size (pitch) is to be used.  Since ZIPPER doesn't know what
  1074.       printer(s) you might use (ZIPPER doesn't care), you just need to tell
  1075.       ZIPPER what printer control codes your printer uses.  ZIPPER needs to
  1076.       know the control codes that correspond to the following printer modes.
  1077.  
  1078.        START BOLD      : Begins printing characters in bold, or double
  1079.                          strike.
  1080.        STOP BOLD       : Stops printing characters in bold, or double
  1081.                          strike.
  1082.        START COMPRESSED: Begins printing in compressed mode.
  1083.        STOP COMPRESSED : Stops printing in compressed mode.
  1084.        DEFAULT         : Normal printer setting.
  1085.  
  1086.       Printer control codes, normally found in the manual that came with
  1087.       your printer, need to be entered in decimal values (usually 1, 2, or 3
  1088.       digits) , separated by a forward slash (/).  The "/" needs to be
  1089.       entered to separate the decimal values.  The example below is for the
  1090.       Okidata 192/193 series of printers.
  1091.                                                              CONTROL CODES
  1092.        PRINTER EFFECT                                       (Decimal Value)
  1093.        ---------------------------------------------------------------------
  1094.        START BOLD............................................... 27/69/
  1095.        STOP BOLD................................................ 27/70/
  1096.        START COMPRESSED......................................... 15/
  1097.        STOP COMPRESSED.......................................... 27/35/48/
  1098.        DEFAULT.................................................. 18/
  1099.  
  1100.       ***** REMEMBER TO ENTER THE "/" BETWEEN EACH "SERIES" OF CODES. *****
  1101.  
  1102.       PRINTER PORTS:   ZIPPER recognized five printer ports; LPT1, LPT2,
  1103.       LPT3, COM1, and COM2.  LPT1, LPT2, and LPT3 are Parallel printer
  1104.       ports, and COM1 and COM2 are Serial printer ports.  You may configure
  1105.       any of your (up to three) printers to any of these five printer ports
  1106.       at print time.
  1107.  
  1108.       At print time ZIPPER will show you the current printer and printer
  1109.       port settings.  The current settings are the ones used at the last
  1110.       printing session.  You may leave the current settings as they exist,
  1111.       or change them to any other combination you choose.
  1112.  
  1113.       NOTE:  ZIPPER does not currently support printing of checks or W-2
  1114.       Forms on laser printers.
  1115.  
  1116.  
  1117.  
  1118.  
  1119.  
  1120.  
  1121.                            ZIPPER Payroll User's Manual 
  1122.                                       - 16 - 
  1123.  
  1124.  
  1125.                                  WITHHOLDING TAXES
  1126.  
  1127.       FEDERAL & STATE WITHHOLDING TAXES:  See the README.DOC file for any
  1128.       special conditions regarding your state.
  1129.  
  1130.       ZIPPER Payroll includes all federal and state tax tables, and ZIPPER
  1131.       "knows" the methodology of computing withholding taxes for your state.
  1132.       You do not have to do anything to create or configure these tax
  1133.       tables.  Once you tell ZIPPER where (in which state) your company is
  1134.       located, it will configure and load the proper tax tables.  The tax
  1135.       table databases for the current year (ZIPxxTX?.RBF - where xx is the
  1136.       year in two digits - 91, 92, etc.) must be located in the same DOS
  1137.       directory as your payroll database.  If the tax tables are not
  1138.       present, ZIPPER will not be able to configure itself for your needs.
  1139.       Also see INSTALLING NEW TAX TABLES.
  1140.  
  1141.                              CREATING LOCAL TAX TABLES
  1142.  
  1143.       If you city or local municipality has a personal income tax, and
  1144.       requires that the employer withhold this tax from an employee's pay,
  1145.       than ZIPPER can automatically compute this withholding for you, within
  1146.       certain limitations.
  1147.  
  1148.       ZIPPER comes configured so that there will be no computation of city /
  1149.       local taxes.   To change this, from the MAIN MENU select (4) System,
  1150.       (3) Payroll Tax Rates & Tables, and (3) City / Local Income
  1151.       (Withholding) Tax.
  1152.  
  1153.       ZIPPER now asks you to select the basis by which your City / Local
  1154.       Income Tax is to be computed.  You have five options:
  1155.  
  1156.        (0)-None
  1157.        (1)-% of Gross Wages
  1158.        (2)-% of Taxable Wages (Federal Base)
  1159.        (3)-% of Taxable Wages (State Base)
  1160.        (4)-% of State Withholding
  1161.        (5)-% of Federal Withholding
  1162.  
  1163.       (0)-None means that ZIPPER will not compute any city / local
  1164.       withholding tax.
  1165.  
  1166.       (1)-% of Gross Wages means that ZIPPER will compute city /local tax
  1167.       based on a percentage of Gross Wages.  ZIPPER will not consider any
  1168.       type of deductions, personal exemptions, or allowances.  The
  1169.       appropriate tax rate(s) need to be entered in the tax tables as
  1170.       indicated below.
  1171.  
  1172.       (2)-% of Taxable Wages (Federal Base) means that ZIPPER will compute
  1173.       city /local tax based on a percentage of the amount computed to be
  1174.       "taxable wages" for federal withholding purposes.  In other words, the
  1175.  
  1176.  
  1177.  
  1178.                            ZIPPER Payroll User's Manual 
  1179.                                       - 17 - 
  1180.  
  1181.  
  1182.       same amount (not necessarily the same tax rate though) used to compute
  1183.       federal withholding.  The appropriate tax rate(s) need to be entered
  1184.       in the tax tables as indicated below.
  1185.  
  1186.       (3)-% of Taxable Wages (State Base) means that ZIPPER will compute
  1187.       city /local tax based on a percentage of the amount computed to be
  1188.       "taxable wages" for state withholding purposes.  In other words, the
  1189.       same amount (not necessarily the same tax rate though) used to compute
  1190.       state withholding.  The appropriate tax rate(s) need to be entered in
  1191.       the tax tables as indicated below.
  1192.  
  1193.       (4)-% of State Withholding means that ZIPPER will compute city /local
  1194.       tax based on a percentage of state withholding.  The appropriate tax
  1195.       rate(s) need to be entered in the tax tables as indicated below.
  1196.  
  1197.       (5)-% of Federal Withholding means that ZIPPER will compute city
  1198.       /local tax based on a percentage of federal withholding. The
  1199.       appropriate tax rate(s) need to be entered in the tax tables as
  1200.       indicated below.
  1201.  
  1202.       ZIPPER will accept only zero (0) through (5) as a proper entry.  If
  1203.       you enter 1 through 5, ZIPPER will then allow you to enter the
  1204.       appropriate information into a template from which ZIPPER will create
  1205.       a tax table.  You may create up to six local tax tables.
  1206.  
  1207.       On the following page is a sample of a tax table template.  This table
  1208.       is for the city of New York for 1991.  This is the tax table for
  1209.       single persons.  ZIPPER USES ONLY ANNUAL TAX TABLES, and then computes
  1210.       the proper tax based on the payroll frequency for each employee.
  1211.       Enter the information to create ANNUAL tax tables.
  1212.  
  1213.  
  1214.  
  1215.  
  1216.  
  1217.  
  1218.  
  1219.  
  1220.  
  1221.  
  1222.  
  1223.  
  1224.  
  1225.  
  1226.  
  1227.  
  1228.  
  1229.  
  1230.  
  1231.  
  1232.  
  1233.  
  1234.  
  1235.                            ZIPPER Payroll User's Manual 
  1236.                                       - 18 - 
  1237.  
  1238.  
  1239.  
  1240.       The table below uses six "payroll ranges" (although you may have as
  1241.       many as eleven payroll ranges).  Each range includes a minimum (the
  1242.       OVER column), a maximum (the BUT NOR OVER column), a minimum amount of
  1243.       tax, a tax rate, and a tax base.
  1244.  
  1245.  
  1246.        Tax Table #: 1           Table Description: City of New York - Single
  1247.        ---------------------------------------------------------------------
  1248.  
  1249.        If the amount of wages
  1250.        (after subtracting               The amount of income tax
  1251.        withholding allowances) is:      to be withheld shall be:
  1252.  
  1253.        OVER        --  BUT NOT OVER                          OF EXCESS OVER
  1254.  
  1255.        $0.00       --  $8,000.00       $0.00      plus  0.02     $0.00
  1256.        $8,000.00   --  $8,700.00       $160.00    plus  0.028    $8,000.00
  1257.        $8,700.00   --  $15,000.00      $180.00    plus  0.033    $8,700.00
  1258.        $15,000.00  --  $25,000.00      $388.00    plus  0.0395   $15,000.00
  1259.        $25,000.00  --  $60,000.00      $783.00    plus  0.0415   $25,000.00
  1260.        $60,000.00  --                  $2,236.00  plus  0.0425   $60,000.00
  1261.                    --                             plus
  1262.                    --                             plus
  1263.                    --                             plus
  1264.                    --                             plus
  1265.                    --                             plus
  1266.        ---------------------------------------------------------------------
  1267.  
  1268.  
  1269.       As an example consider an employee who receives an annual salary that
  1270.       once adjusted for deductions and exemptions equals $39,000.00.  The
  1271.       tax table above would translate this into the following equation (see
  1272.       row five):
  1273.  
  1274.       "The amount of (ANNUAL) income tax to be withheld shall be $783.00
  1275.       plus 4.15% (.0415) of the excess over $25,000.00",  =  $783.00 plus
  1276.       .0415 times  $14,000.00 ($39,000.00 - $25,000.000), =  $783.00 plus
  1277.       $581.00 = $1,364.00.  This is exactly the same as the federal tables,
  1278.       but the amount is computed (in New York) on the basis of (3)-% of
  1279.       Taxable Wages (State Base), or the same amount used to compute state
  1280.       withholding (but not the same rate.)
  1281.  
  1282.       You can create as many as six local tax tables.  When you first enter
  1283.       information into these tax tables, the "Table Description" will
  1284.       indicated that it is "Unused".  This is a key word for ZIPPER, and you
  1285.       must enter some other type of description, like "City of New York -
  1286.       Single" (whatever identifies the table for you), so that ZIPPER will
  1287.       create a tax table from the information you have entered.  If you do
  1288.       not enter something other than key word "Unused", ZIPPER will not
  1289.       build a tax table.
  1290.  
  1291.  
  1292.                            ZIPPER Payroll User's Manual 
  1293.                                       - 19 - 
  1294.  
  1295.  
  1296.       Additionally, it is important that you do not enter any amount in the
  1297.       maximum (BUT NOT OVER) column in the row that represents the highest
  1298.       payroll range.  In the table above this is the sixth row, which is
  1299.       also displayed below:
  1300.  
  1301.        $60,000.00  --                  $2,236.00  plus  0.0425   $60,000.00
  1302.                           |
  1303.                           |_____ No entry in maximum column
  1304.  
  1305.  
  1306.       The maximum column is blank.  This tells ZIPPER that this is the last
  1307.       row in the table you have created.
  1308.  
  1309.       If your local tax rate is based on a flat rate (percentage) of federal
  1310.       withholding, than creating a tax table is simple.  The example below
  1311.       shows how to create a tax table where the local withholding rate is
  1312.       eight percent (8%) of the amount of federal withholding.  You need to
  1313.       enter information only in the first row.
  1314.  
  1315.  
  1316.        Tax Table #: 1           Table Description: Your local tax table
  1317.        ---------------------------------------------------------------------
  1318.  
  1319.        If the amount of wages
  1320.        (after subtracting               The amount of income tax
  1321.        withholding allowances) is:      to be withheld shall be:
  1322.  
  1323.        OVER        --  BUT NOT OVER                          OF EXCESS OVER
  1324.  
  1325.        $0.00       --                  $0.00      plus  0.08     $0.00
  1326.  
  1327.        ---------------------------------------------------------------------
  1328.  
  1329.  
  1330.       Notice again that the maximum column is blank.  This tells ZIPPER that
  1331.       this is the last (and in this case the only) row in the table you have
  1332.       created.
  1333.  
  1334.       The table above creates an infinite range from $0.00 upward.  If you
  1335.       selected (5)-% of Federal Withholding as the basis for your local
  1336.       withholding, then all employees (unless you have indicated that they
  1337.       are exempt from local tax) will have local withholding computed at the
  1338.       rate of 8% of the amount of federal withholding for this pay period.
  1339.  
  1340.       After you have made all of the necessary entries in the first tax
  1341.       table (Table # 1), you may use the [TAB] key or the [ENTER] key to
  1342.       move through the fields to the next tax table (Table #2).  You may
  1343.       also press [F8] to move to the next table, or [F7] to move to the
  1344.       previous tables.  If you do not have any more tables to create press
  1345.       [ESC].
  1346.  
  1347.  
  1348.  
  1349.                            ZIPPER Payroll User's Manual 
  1350.                                       - 20 - 
  1351.  
  1352.  
  1353.       ZIPPER will respond by asking you if you need to update (save) any tax
  1354.       table changes.  Press "Y", "y", or [ENTER] to save these changes.
  1355.  
  1356.       Actually, if you press something else, your entries will not be lost.
  1357.       The entries you make for a template that ZIPPER uses to create your
  1358.       local tax tables.  ZIPPER cannot compute local withholding, however,
  1359.       until you "save" the entries or changes you have entered in this
  1360.       template.  If you press "Y" or [ENTER], ZIPPER will then create tax
  1361.       tables from your templates.
  1362.  
  1363.       WARNING.  You should carefully review your entries in these templates.
  1364.       Improper entries will effect the proper computation of local
  1365.       withholding, and therefore net pay.  You may review these tables at any
  1366.       time, and make any corrections to the templates.  If you make changes
  1367.       you need to tell ZIPPER to update the tax tables (save these changes).
  1368.  
  1369.       UPDATING LOCAL TAX TABLES:  Any local tax tables you create may need
  1370.       to be updated annually, or more frequently, as required.  You should
  1371.       not update these tables until you want the new rates to take effect.
  1372.       You can enter the new values in the templates and then press "N" (for
  1373.       No) to tell ZIPPER not to update the tables now.  That way you can
  1374.       enter the changes whenever you receive them, but not have them go into
  1375.       effect until you choose to update or save the changes.  Changing your
  1376.       tax tables will not have any effect on previously prepared payroll.
  1377.  
  1378.       DELETING LOCAL TAX TABLES:  Should you need to delete any of the tax
  1379.       tables you have created, simply edit the templates.  Change the Table
  1380.       Description to "Unused" and blank each of the fields by pressing [F2]
  1381.       when the cursor is located in that field.  After you have done this to
  1382.       all the tables you wish to delete, press [ESC], then press "Y" or
  1383.       [ENTER].  ZIPPER will delete these tables.
  1384.  
  1385.  
  1386.                                 OTHER PAYROLL TAXES
  1387.  
  1388.       In addition to Federal, State, and City Withholding (Income) Tax,
  1389.       ZIPPER provides the ability to calculate the following payroll taxes.
  1390.  
  1391.           FICA: Social Security & Medicare
  1392.           FUTA: Federal Unemployment Tax
  1393.           SUTA: State Unemployment Tax
  1394.           SDI: State Industrial (Disability) Insurance
  1395.        and
  1396.           OTHER: A user defined payroll tax
  1397.  
  1398.       To enter or edit the information relating to these payroll taxes, form
  1399.       the MAIN MENU select (4) System, (3) Payroll Tax Rates & Tables, (1)
  1400.       FICA, FUTA, SUTA, and User Defined.
  1401.  
  1402.  
  1403.  
  1404.  
  1405.  
  1406.                            ZIPPER Payroll User's Manual 
  1407.                                       - 21 - 
  1408.  
  1409.  
  1410.       ZIPPER comes with the current rates and base amounts entered for FICA
  1411.       (Social Security Tax and Medicare Tax) and FUTA.  You will need to
  1412.       enter the tax rates / bases in order for ZIPPER to properly compute
  1413.       your tax liability for SUTA, SDI, and OTHER (User Defined Payroll Tax)
  1414.       as may be required by your state.  To enter or edit these tax rates,
  1415.       from the MAIN MENU select (4) System, (3) Payroll Tax Rates & Tables,
  1416.       (1) FICA, FUTA, SUTA, & User Defined.
  1417.  
  1418.       Your state tax rates (SUTA, SDI, and OTHER) may need to be updated
  1419.       annually, or more frequently, as required.  You should not update
  1420.       these values until you want them to take effect.  Changing these tax
  1421.       rates will not have any effect on previously prepared payroll.  ZIPPER
  1422.       does not update these tax rates for you.  ZIPPER does provide, to
  1423.       registered users, annual updates for Federal Income Tax (FIT), State
  1424.       Income Tax (SIT), FICA, and FUTA.
  1425.  
  1426.       FICA:  In 1991 the IRS split FICA into the separate categories of
  1427.       Social Security, and Medicare.  The current rates and maximum wage
  1428.       base for these items can be found on the cover of the Circular E,
  1429.       Employer's Tax Guide.  This publication is sent to every business
  1430.       registered with the IRS.  The tax rate is the amount paid by both
  1431.       employer AND employee.  These tax rates are maintained by ZIPPER. You
  1432.       will not have to make any entries, nor will you have to update these
  1433.       rates from year to year.  These tax rates, along with the federal and
  1434.       state withholding tables are provided to registered ZIPPER Payroll
  1435.       users.  See the README.DOC file for information about tax table
  1436.       updates, and technical support.
  1437.  
  1438.       FUTA:  Same as above.  ZIPPER automatically computes the proper rate
  1439.       for the Net FUTA Liability based on the liability rate for state
  1440.       unemployment (SUTA), and the current FUTA maximum credit.
  1441.  
  1442.       SUTA: This information should be provided by the agency in your state
  1443.       that regulates unemployment benefits.  The Maximum Wage Basis
  1444.       represents the amount of earnings that is taxable.  Any earnings under
  1445.       this amount (total for the year) are taxable, and earnings over this
  1446.       amount are not taxable.
  1447.  
  1448.       SDI:  Enter the basis by which this tax (or premium) is to be
  1449.       calculated.  Enter (0)-None, (1)-Regular Hours, (2)-Total Hours, or
  1450.       (3)-Gross Earnings.  See STATE DISABILITY INSURANCE.
  1451.  
  1452.        (0)-None:  ZIPPER will not compute any SDI
  1453.        (1)-Regular Hours:  SDI will be calculated on the total number of
  1454.            regular hours worked.  Overtime hours will not be included in the
  1455.            calculation.
  1456.        (2)-Total Hours:  Includes all hours, both regular and all overtime.
  1457.        (3)-Gross Earnings:  SDI will be calculated on the dollar amount of
  1458.            the employees gross earnings.
  1459.  
  1460.  
  1461.  
  1462.  
  1463.                            ZIPPER Payroll User's Manual 
  1464.                                       - 22 - 
  1465.  
  1466.  
  1467.       OTHER:  ZIPPER provides the ability to enter one additional payroll
  1468.       tax that may be used in your state or locality.    The following
  1469.       information needs to be entered.
  1470.  
  1471.        NAME / DESCRIPTION: A 24 character text field describing this tax.
  1472.        MAXIMUM WAGE BASIS: The maximum or ceiling, if any.
  1473.        LIABILITY RATE    : Entered as a decimal value (0.014).
  1474.  
  1475.       The fields listed above should be left blank if you do not need to
  1476.       make use of this additional tax category.  An example of this type of
  1477.       tax would be the California Employment Training Tax.
  1478.  
  1479.  
  1480.                             STATE DISABILITY INSURANCE
  1481.  
  1482.       Requirements for figuring State Disability Insurance (SDI) sometimes
  1483.       called State Industrial Insurance, vary widely from state to state.
  1484.       ZIPPER has been designed to compute SDI as though it were a tax, based
  1485.       on payroll.  Computation is optional, and if your state does not base
  1486.       SDI premiums on payroll then you should elect "None" (see below).
  1487.  
  1488.       To enter or edit the information relating to SDI, from the MAIN MENU
  1489.       select (4) System, (3) Payroll Tax Rates & Tables, (1) FICA, FUTA,
  1490.       SUTA, and User Defined.  The primary basis for computing SDI applies
  1491.       to all employees. The following options are provided:
  1492.  
  1493.        (0)-None:  ZIPPER will not compute any SDI
  1494.        (1)-Regular Hours:  SDI will be calculated on the total number of
  1495.            regular hours worked.  Overtime hours will not be included in the
  1496.            calculation.
  1497.        (2)-Total Hours:  Includes all hours, both regular and all overtime.
  1498.        (3)-Gross Earnings:  SDI will be calculated on the dollar amount of
  1499.            the employees gross earnings.
  1500.  
  1501.  
  1502.             CREATING EMPLOYMENT CLASSES FOR STATE INDUSTRIAL INSURANCE
  1503.  
  1504.       The secondary basis for computing SDI applies to individual employees,
  1505.       based on an "Employment Class".  If you wish to compute SDI you must
  1506.       have elected one of the options above (other than None), AND you must
  1507.       create at least one Employment Class.
  1508.  
  1509.       To enter information regarding employment classes for SDI, from the
  1510.       MAIN MENU select (4) System, (3) Payroll Tax Rates & Tables, (2) State
  1511.       Industrial (Disability) Insurance.  You may enter new information
  1512.       (create new employment classes), edit existing data, or print a report
  1513.       listing the employment classes that have already been created.
  1514.  
  1515.  
  1516.  
  1517.  
  1518.  
  1519.  
  1520.                            ZIPPER Payroll User's Manual 
  1521.                                       - 23 - 
  1522.  
  1523.  
  1524.  
  1525.       Each Employment Class includes includes the following items:
  1526.  
  1527.        Class Code     : A six (6) character alpha-numeric sequence to
  1528.                         provide a unique identification.
  1529.        Description    : A thirty (30) character descriptive name.
  1530.  
  1531.        Liability Rates
  1532.          Employer     : The rate, entered as a decimal value, that is to be
  1533.                         charged to you, the employer.  The rate will be
  1534.                         applied to the primary basis (Regular Hours, Total
  1535.                         Hours, or Gross Earnings).
  1536.          Employee     : The rate, entered as a decimal value, that is to be
  1537.                         charged each employee in this class. The rate will
  1538.                         be applied to the primary basis (Regular Hours,
  1539.                         Total Hours, or Gross Earnings).
  1540.  
  1541.  
  1542.       EXAMPLE:
  1543.                                                     |-- Liability Rate --|
  1544.        Code      Job Description                    Employer      Employee
  1545.        --------------------------------------------------------------------
  1546.        2124      Building construction               1.9507         0.125
  1547.  
  1548.  
  1549.       In the above example, if the rates are based on the number of hours
  1550.       worked, then the employer would incur a tax liability of $1.9507 for
  1551.       each hour the employee works, and the employee would have $ .125
  1552.       deducted from his/her pay for this same unit of work.  The above
  1553.       example conforms to the model used in Washington State.
  1554.  
  1555.       If your state computes SDI like a premium, based on wages paid, then a
  1556.       similar entry might appear as follows.
  1557.  
  1558.  
  1559.       EXAMPLE:
  1560.                                                     |-- Liability Rate --|
  1561.        Code      Job Description                    Employer      Employee
  1562.        --------------------------------------------------------------------
  1563.        2124      Building construction               0.0157
  1564.  
  1565.  
  1566.       In this case, the liability rate would be 1.57% of the gross wages.
  1567.       There would be no deduction from the employees wages.
  1568.  
  1569.       If your state has several different categories, or "Employment
  1570.       Classes", then you will need to enter the above information for each
  1571.       individual class.  Once you have entered each of the classes that
  1572.       pertain to the employees within your company, you may then "relate"
  1573.  
  1574.  
  1575.  
  1576.  
  1577.                            ZIPPER Payroll User's Manual 
  1578.                                       - 24 - 
  1579.  
  1580.  
  1581.       each of your employees to an Employment Class by entering the six (6)
  1582.       character alpha-numeric code when entering each employee (State
  1583.       Disability Insurance Code).  ZIPPER will display the descriptive name
  1584.       for this class.
  1585.  
  1586.       If you enter a code number that does not exist, ZIPPER will provide a
  1587.       warning that "No row found for lookup".  This means that ZIPPER
  1588.       attempted to find a record of this employment class, but was unable
  1589.       to do so.  This warning appears at the top of the screen for a moment,
  1590.       then disappears.  If this "lookup" fails, then ZIPPER will not display
  1591.       the descriptive name for this employment class.  If you enter an ID
  1592.       code that does not exist (the lookup fails), then ZIPPER will not be
  1593.       able to compute SDI for this employee.
  1594.  
  1595.  
  1596.                                 PRINTING SDI REPORT
  1597.  
  1598.       ZIPPER provides a report listing all of the Employment Classes you
  1599.       have entered.  We recommend that you print this listing after entering
  1600.       all of your classes and related data.  Having a "hard copy" of this
  1601.       information will make it easy to enter the proper code for each
  1602.       employee.
  1603.  
  1604.       You may enter newly assigned SDI rates at any time. You should not
  1605.       enter new rates that may be assigned by the your state's controlling
  1606.       authority until you want these rates to take effect.  Changes in rates
  1607.       will have no effect on previously computed payroll.
  1608.  
  1609.  
  1610.                                  EMPLOYEE BENEFITS
  1611.  
  1612.       The ZIPPER allows you to compute two types of employee benefits;
  1613.       Vacation Pay and Sick Pay.  ZIPPER makes certain assumptions to do
  1614.       these computations, and your method of computation must match these
  1615.       assumptions for ZIPPER to work for you.  We have tried to provide you
  1616.       with as much flexibility as possible.
  1617.  
  1618.       In order to compute both Vacation Pay and Sick Pay, you will need to
  1619.       enter the amount (number of days per year) each employee is entitled
  1620.       to.  This information should be entered for each employee when they
  1621.       are entered into the payroll database.  See ENTERING NEW EMPLOYEES.
  1622.  
  1623.       The number of days can be changed at any time (EMPLOYEE MENU - Edit /
  1624.       Change Employee Data), and the updated amount of benefit (days per
  1625.       year) will only affect payroll that is computed after that change.
  1626.       Previous payroll entries are not affected by these changes.
  1627.  
  1628.  
  1629.  
  1630.  
  1631.  
  1632.  
  1633.  
  1634.                            ZIPPER Payroll User's Manual 
  1635.                                       - 25 - 
  1636.  
  1637.  
  1638.  
  1639.       A typical entry for an employee who will receive two weeks paid
  1640.       vacation, and one week paid sick leave would be as follows:
  1641.  
  1642.         Paid Vacation  : 10  (days per year)
  1643.         Paid Sick Leave:  5  (days per year)
  1644.  
  1645.       The above entry assumes a five day work week.  Prior to entering this
  1646.       information for each employee, you will need to tell ZIPPER how your
  1647.       benefits are to be configured.  This information needs to be entered
  1648.       only once, when you do your initial set-up.  What ZIPPER needs to know
  1649.       is:
  1650.  
  1651.         The number of hours in the normal work day : (Usually 8)
  1652.         The number of hours in the normal work week: (Usually 40)
  1653.         The number of weeks in the normal work year: (Usually 52)
  1654.  
  1655.       With this information ZIPPER computes the number of hours in the
  1656.       normal work year: (Usually 2080)
  1657.  
  1658.       This data is entered or changed via the EMPLOYEE MENU, Option (6),
  1659.       Employee Benefits (Vacation & Sick Pay).  You are provided with an
  1660.       entry screen requesting the information listed above.  Based on your
  1661.       entries, ZIPPER calculates the number of hours per year, and displays
  1662.       that amount for you to see.  An example is also provided which will
  1663.       display the actual effects of your company's benefits configuration
  1664.       combined a typical entry for a given employee.  You are allowed to
  1665.       change the number of vacation and sick pay days in this example, and
  1666.       it does not have any effect on your particular configuration or any of
  1667.       your employees.  Press [ESC] when you have finished entering this
  1668.       data.
  1669.  
  1670.       NOTE:  ZIPPER's benefits calculations are "advisory" and do not have
  1671.       any effect on your actual payroll.  You may, at any time, exceed the
  1672.       amount of accrued benefits for any employee, or even pay benefits to
  1673.       any employee who normally does not receive benefits.  The accrual
  1674.       amounts will be displayed for each employee when you process their
  1675.       payroll.  The accruals are also included on the Year-To-Date Payroll
  1676.       report
  1677.  
  1678.  
  1679.  
  1680.  
  1681.  
  1682.  
  1683.  
  1684.  
  1685.  
  1686.  
  1687.  
  1688.  
  1689.  
  1690.  
  1691.                            ZIPPER Payroll User's Manual 
  1692.                                       - 26 - 
  1693.  
  1694.  
  1695.  
  1696.       The best way to explain these conditions is to show by an example.
  1697.       You may wish to go to the EMPLOYEE BENEFITS entry screen;  MAIN MENU
  1698.       (1) Employees, then (6) Employee Benefits, and follow along.
  1699.  
  1700.       The "default setting" are :
  1701.          Hours per day :  8
  1702.          Hours per week: 40
  1703.          Weeks per year: 52   (this creates) --> Hours per year: 2080
  1704.       Based on the "default setting" of:
  1705.          Paid vacation days (per year) : 10
  1706.          Paid sick pay days (per year) :  5
  1707.       the EXAMPLE produces the following result:
  1708.  
  1709.       0.04 days of vacation pay, and 0.01960784 days of sick pay, for every
  1710.       8 hour day worked.
  1711.  
  1712.       These calculations assume that each of these employee benefits will
  1713.       continue to accrue even while an employee is on vacation, or off sick.
  1714.       In the above example, this assumption creates the following
  1715.       modification to the more obvious calculations.
  1716.  
  1717.       For the purposes of vacation pay, this employee would actually work 50
  1718.       weeks (or 2000 hours) per year; for the purposes of sick pay, 51
  1719.       weeks (or 2040 hours) per year.
  1720.  
  1721.       This condition further identifies that the entries for the number of
  1722.       hours worked (during payroll preparation) is important, even for
  1723.       employees who are paid a salary.
  1724.  
  1725.       Consider the following example:
  1726.  
  1727.  
  1728.                            Hours    Vacation     Sick Pay      Basis for
  1729.        Employee:           Worked   Paid (hrs)   Paid (hrs)    Benefits
  1730.        -------------------------------------------------------------------
  1731.        Employee A            28         8            4            40
  1732.        Employee B            32         0            8            40
  1733.        Employee C            40         0            0            40
  1734.  
  1735.  
  1736.       These entries are critical, especially in states where taxes like
  1737.       Industrial Insurance are computed on the number of hours worked.  In
  1738.       the example above the taxes would be based on 28, 32, and 40 hours
  1739.       (for Employee's A, B, and C, respectively), and the calculation for
  1740.       employee benefits (accumulations for Vacation Pay and Sick Pay) would
  1741.       be based on 40 hours.  When you prepare payroll, enter the number of
  1742.       hours worked to reflect the number of hours that the employee was
  1743.       present, and will be paid for.  The "hours worked" should not include
  1744.       any vacation or sick pay.  Vacation and sick pay are separate entries.
  1745.  
  1746.  
  1747.  
  1748.                            ZIPPER Payroll User's Manual 
  1749.                                       - 27 - 
  1750.  
  1751.  
  1752.       These calculations are for the purposes of maintaining a "running
  1753.       total" for the amount of benefits (calculated in hours) available for
  1754.       each employee.  Thus, the amount of benefits granted to each employee
  1755.       affects the amount of additional benefits accrued during any payroll
  1756.       period. As indicated above, these "running totals" are displayed
  1757.       (rounded-off) for each employee during payroll processing, and are
  1758.       only advisory.  You may exceed the accumulated benefits due for any
  1759.       employee.
  1760.  
  1761.       Printing the Year-To-Date Payroll Register will show the amount
  1762.       accrued for each employee.  These amounts are carried over from year
  1763.       to year for each employee.  If your company does not provide for
  1764.       carry-over accumulations, then you will need to delete the amount
  1765.       contained in the YTD Register after a "New Year" is created.
  1766.  
  1767.       Hint:  If employees are granted company paid holidays (Christmas, New
  1768.       Years Day, etc), then the number of days each employee receives should
  1769.       be added to the number of Paid Vacation Days.  These days (actually
  1770.       the number of hours)  would be entered as Vacation (Benefit Hours
  1771.       Paid), and not as Hours Worked, during payroll preparation.
  1772.  
  1773.  
  1774.                               ENTERING NEW EMPLOYEES
  1775.  
  1776.       Creating a new employee record is the basis for processing payroll.
  1777.       Each employee record provides the information necessary to properly
  1778.       calculate payroll, withholding, and tax liability. Creating a new
  1779.       employee record also creates a Year-to-Date (YTD) record for that
  1780.       employee as well.  You can not prepare payroll for an employee until
  1781.       you have entered this employee into your payroll database.
  1782.  
  1783.       ZIPPER Uses three data entry screens (or pages) for each employee.
  1784.       Entering the last item on each screen will take you to the first item
  1785.       on the following entry screen.  Entering the last item on the last
  1786.       screen returns you to the top of the first screen. You may also use
  1787.       the [Page Up] or [Page Down] key to move to any screen at any time.
  1788.       Use [Enter], [Tab] or [Down-Arrow] to move to the next item, [Shift
  1789.       Tab], or [Up-Arrow] to move to the previous item.
  1790.  
  1791.       After you have entered all items for this employee press [ESC] to
  1792.       bring up the ZIPPER Menu Bar shown below.
  1793.  
  1794.        --------------------Press [ESC] to Abandon Entry-------------------
  1795.          Quit   Add   Edit again   Discard
  1796.        -------------------------------------------------------------------
  1797.  
  1798.       If you wish to abort entering a new employee, press [ESC] or select
  1799.       Discard.  Selecting Discard deletes the entered record, but allows you
  1800.       to continue data entry.  If you select Discard, and then press
  1801.  
  1802.  
  1803.  
  1804.  
  1805.                            ZIPPER Payroll User's Manual 
  1806.                                       - 28 - 
  1807.  
  1808.  
  1809.       [ENTER], you may now enter another employee by selecting Edit again.
  1810.       Pressing [ESC] deletes the current entry AND terminates the data entry
  1811.       session.
  1812.  
  1813.       Select Quit to save the entered data and terminate the present data
  1814.       entry session.   Select Add to save the entered data and enter another
  1815.       employee.  Selecting Add clears the present data from the form and
  1816.       brings up the first screen (page) of the NEW EMPLOYEE data entry form.
  1817.  
  1818.       Most of the employee data items (fields) are self-explanatory. Those
  1819.       that require some explanation are listed below. Be careful when
  1820.       entering a new employee; all payroll calculations are based on the
  1821.       data you enter for each employee.  Incorrect data may cause
  1822.       calculation errors in your payroll and/or your tax liability.
  1823.  
  1824.       EMPLOYEE NAME:  ZIPPER builds an internal code based on the employees
  1825.       name (Last Name, First Name, and MI).  Using an employee's name for
  1826.       this purpose allows you to find employees by their name.  You are not
  1827.       required to create "employee numbers".
  1828.  
  1829.       We have designed the internal ID code to be unique, but there is
  1830.       always the possibility that a duplicate ID code could be created.  You
  1831.       will know this condition exists when you try to enter a new employee
  1832.       and ZIPPER informs your that an error has occurred with the message:
  1833.  
  1834.          -ERROR- Employee ID Code already in use - rule violation.
  1835.  
  1836.       This message will be displayed at the top of the screen when you
  1837.       attempt to add this new employee to the payroll database.
  1838.  
  1839.       By explaining how ZIPPER creates this internal ID code, then you
  1840.       should be able to get around this rule in a way that is acceptable to
  1841.       you, your employee, and ZIPPER.  The basis for the ID code is
  1842.       displayed below using the upper portion of the new employee data entry
  1843.       screen.  The example employee name to be entered is: Jane R. Smith
  1844.  
  1845.        --NEW EMPLOYEE-------------------------------------[ESC] when done---
  1846.  
  1847.          Last Name: Smith                 First: Jane        MI: R
  1848.                     |__|                         |_|             |
  1849.                      |                            |              |
  1850.                      |                            |              |
  1851.                     SmitJanR _____________________|______________|
  1852.  
  1853.       ZIPPER builds the internal ID code by joining the first four letters
  1854.       of the Last Name (Smit), the first three letters of the first name
  1855.       (Jan), and the Middle Initial (R).  If you already had an employee
  1856.       who's name was Jana R. Smitten, the internal ID code SmitJanR would
  1857.       already be in use.  ZIPPER will not allow you to create a duplication
  1858.       of this internal code, and give you the warning described above.
  1859.  
  1860.  
  1861.  
  1862.                            ZIPPER Payroll User's Manual 
  1863.                                       - 29 - 
  1864.  
  1865.  
  1866.       In order to get around this condition, you will need to "change" this
  1867.       employee's name.  You may want to discuss this condition with your
  1868.       employee.  A simple solution would be to leave out the middle initial
  1869.       for this employee.
  1870.  
  1871.       DATE OF BIRTH: This item is optional, but ZIPPER does provide a
  1872.       birthday list that you may wish to use.  The employee's age is not
  1873.       disclosed, only the month and day of the year are listed.
  1874.  
  1875.       TYPE OF COMPENSATION: Enter (S)-Salary or (H)-Hourly.  Entering
  1876.       anything else will cause an error, and ZIPPER will not allow you to
  1877.       save this record until this error is corrected.
  1878.  
  1879.       STATUS:  You will not see this field when entering a new employee.
  1880.       This field is automatically entered for you when a new employee record
  1881.       is first created.  This indicates the employment and/or payroll status
  1882.       of the employee.  Payroll is prepared only for (A)-Active status
  1883.       employees.  This entry should be changed for any employee that is
  1884.       terminated, layed-off, etc.  Valid entries are: (A)ctive, (I)nactive,
  1885.       or (T)erminated.  When you enter a new employee the status field is
  1886.       set to (A)ctive".
  1887.  
  1888.       PAY PERIODS PER YEAR:  This indicates the frequency that this employee
  1889.       is paid. Valid entries are the numbers 12, 24, 26, or 52  [ (12)-
  1890.       Monthly, (24)-Semimonthly, (26)-Biweekly, or (52)-Weekly ].   Entering
  1891.       anything else will cause an error, and ZIPPER will not allow you to
  1892.       save this record until this error is corrected.
  1893.  
  1894.       The number of pay periods is the number of times per year that an
  1895.       employee is paid.  Thus, if an employee is paid once per month, you
  1896.       would enter (12) for this employee.  If the employee is paid twice a
  1897.       month, say the 1st and the 15th, enter (24).
  1898.  
  1899.       ZIPPER prepares payroll in groups. If you have employees in your
  1900.       company that are paid at different times (weekly, and biweekly), then
  1901.       these two groups must be created separately.
  1902.  
  1903.       SALARY PER PAY PERIOD:  Enter the amount of regular salary to be paid
  1904.       to this employee each time they are paid.  An entry should be made
  1905.       only if the employee is paid a salary.  This field should be left
  1906.       blank for employees who are paid hourly.
  1907.  
  1908.       Examples:  If an employee is paid $1,530.00 per month, and paid
  1909.       semimonthly (the number of pay periods is 24), then the Salary per Pay
  1910.       Period is $765.00 [ ($1,500.00 X 12) divided by 24 ].
  1911.  
  1912.       If an employee is paid $18,640.00 per year, and paid weekly (the
  1913.       number of pay periods is 52) then the Salary per Pay Period is $358.46
  1914.       ($18,640.00 / 52)
  1915.  
  1916.  
  1917.  
  1918.  
  1919.                            ZIPPER Payroll User's Manual 
  1920.                                       - 30 - 
  1921.  
  1922.  
  1923.       HOURLY RATES:  ZIPPER allows three different hourly rates of
  1924.       compensation for each employee.  REGULAR pay would be used for the
  1925.       normal rate of pay.  OVERTIME1 and OVERTIME2 are provided for
  1926.       different scales of pay.  Their use is optional.  If you do not pay
  1927.       overtime, then these fields should be left blank.  Alternately, you
  1928.       may have employees that perform different jobs, and are paid a
  1929.       different rate for each job.  You might use the Overtime categories
  1930.       for this purpose.  The overtime rates are not based on the regular pay
  1931.       rate.  You must enter a specific rate of pay for each employee who is
  1932.       paid hourly.  All hourly rate fields should be left blank for
  1933.       employees who are paid by salary.
  1934.  
  1935.       TAX TABLES:   These fields indicates which tax table(s) will be used
  1936.       to calculate withholding taxes.  There are fields for Federal Tax
  1937.       Tables, State Tax Tables, and City (or Local) Tax Tables.
  1938.  
  1939.       FEDERAL TAX TABLES:  Enter (1) if Single, or (2) if Married.
  1940.  
  1941.       ZIPPER knows there are only two Federal Tax Tables.  If you enter a
  1942.       number larger than two, ZIPPER will assume that you have made an
  1943.       error.  ZIPPER will not stop you from making this entry, but will
  1944.       instead use Table 2, the "Married" Tax Table, when payroll is
  1945.       processed for this employee.
  1946.  
  1947.       STATE TAX TABLES:  Enter the number of the appropriate tax table to
  1948.       use for this employee.  If there is no income tax (withholding) in
  1949.       your state, leave this field blank.  You may enter any single digit
  1950.       number (0 - 9).
  1951.  
  1952.       ZIPPER knows if your state has a withholding tax, and how many tax
  1953.       tables your state uses.  If you enter a table number that does not
  1954.       exist in your state ZIPPER will know that you have made an error, but
  1955.       does not know which is the correct table for this employee.  In such
  1956.       cases, ZIPPER will make its own determination.
  1957.  
  1958.       For example, ZIPPER knows there are five (5) tax tables for New Jersey
  1959.       (Rate A through E).  ZIPPER uses tables 1 through 5 respectively. If
  1960.       you enter a number larger than five, ZIPPER will assume an error
  1961.       condition.  ZIPPER will not stop you from making this entry, but will
  1962.       instead use last table that exists, in this case table number 5.
  1963.  
  1964.       If there is a personal income tax in your state, and you state
  1965.       provides a number of tax tables to calculate this withholding, enter
  1966.       the number of the tax table you want to use for this employee.
  1967.       Depending on the number of tax tables used in your state, enter (1) if
  1968.       the employee files as Single, (2) if the employee files as Married, or
  1969.       enter 3 through 9 if that number of tables is used by your state.  If
  1970.       there is only one tax table for your state, enter (1) for each
  1971.       employee.  Please review the README.DOC file for special conditions
  1972.       regarding some states.
  1973.  
  1974.  
  1975.  
  1976.                            ZIPPER Payroll User's Manual 
  1977.                                       - 31 - 
  1978.  
  1979.  
  1980.       If your state computes State Withholding as a percentage of Federal
  1981.       Withholding, (Arizona, North Dakota, & Vermont) leave this field
  1982.       blank.  Arizona employers please review the README.DOC file for
  1983.       special conditions.
  1984.  
  1985.       CITY TAX TABLES:  If there is no City or Local Withholding in your
  1986.       area, leave this field blank.
  1987.  
  1988.       It there is a City / Local Withholding, you may create up to six tax
  1989.       tables to compute this tax.  See CREATING LOCAL TAX TABLES.  After
  1990.       creating the necessary tax tables, you need to indicate in this field
  1991.       which table to use for this (each) employee.  If you enter a number
  1992.       larger than six (6) ZIPPER will not compute city / local withholding
  1993.       for this employee.  If you enter a table number that does not exist
  1994.       (you have not created it), ZIPPER will not compute city / local
  1995.       withholding for this employee.
  1996.  
  1997.       PERSONAL EXEMPTIONS:  Personal exemptions are provided for Federal
  1998.       Withholding, and in some states where income tax exists.  Carefully
  1999.       review the income (withholding) tax booklet provided by your state.
  2000.  
  2001.  
  2002.       **********************************************************************
  2003.       BE SURE YOU UNDERSTAND THE DIFFERENCE BETWEEN PERSONAL EXEMPTIONS AND
  2004.        ADDITIONAL EXEMPTIONS (ZIPPER CALLS THESE "STATE EXTRA DEDUCTIONS" )
  2005.                            IF YOUR STATE PROVIDES BOTH.
  2006.       **********************************************************************
  2007.  
  2008.  
  2009.       FEDERAL PERSONAL EXEMPTIONS:  Enter the number of deductions the
  2010.       employee claims for Federal Withholding Tax purposes (Form W-4).  You
  2011.       may enter 0 through 99.
  2012.  
  2013.       STATE PERSONAL EXEMPTIONS:  Enter the number of deductions the
  2014.       employee claims for State Withholding purposes.  You may enter 0
  2015.       through 99.  This field should be left blank if your state does not
  2016.       have a withholding tax.
  2017.  
  2018.       STATE STANDARD DEDUCTIONS:  Not all states use a "Standard Deduction",
  2019.       and you will have to determine what system your state uses.  In most
  2020.       cases, states that use a standard deduction use a value between zero
  2021.       and three (0..3).  Some states equate zero and one, and others do not.
  2022.       Enter a value between zero and three, inclusive.  If you enter a value
  2023.       greater than 3, ZIPPER will process this as the Married Standard
  2024.       Deduction (2).  This field should be left blank if your state does not
  2025.       have a withholding tax.
  2026.  
  2027.       Special situations are covered in the README.DOC file. Check this file
  2028.       to see if there are conditions that apply to your state.
  2029.  
  2030.  
  2031.  
  2032.  
  2033.                            ZIPPER Payroll User's Manual 
  2034.                                       - 32 - 
  2035.  
  2036.  
  2037.       STATE EXTRA DEDUCTIONS: This field should not be confused with the
  2038.       State Personal Exemption, and is used by some states to provide a
  2039.       wider range withholding.  Special situations are covered in the
  2040.       README.DOC file.
  2041.  
  2042.       CITY NAME:  If your employees are subject to any city or local
  2043.       withholding tax, then you should enter the name of the city or
  2044.       municipality that administers this tax.  The name you enter will
  2045.       appear on the employee's W-2 Form in the block labeled "Name of
  2046.       locality" (block 29, Form W-2).  Leave this field blank if there is no
  2047.       city or local withholding (personal income tax) in your area.
  2048.  
  2049.       TAX STATUS (Federal, State, and City):  A zero (0) is entered as the
  2050.       "default" entry for all employees.  You should change this to a one
  2051.       (1) for any employee who is exempt (does not pay) from any of the
  2052.       taxes listed below.  Entering a (1) in any field will tell ZIPPER not
  2053.       to calculate that tax.  Data entry errors (any number other than 0 or
  2054.       1) will treat the employee as "Not Exempt", and tax will be calculated
  2055.       for this employee.  Most employee are Not Exempt; in other words, they
  2056.       pay tax.  In such a case, no entry is required.
  2057.  
  2058.       FEDERAL TAX STATUS
  2059.         FIT (Federal Income Tax)
  2060.         FICA (Social Security Tax & Medicare Tax)
  2061.         FUTA (Federal Unemployment Tax)
  2062.  
  2063.       STATE TAX STATUS
  2064.         SIT (State Income Tax)
  2065.         SDI (State Disability Insurance)
  2066.         SUTA (State Unemployment Tax)
  2067.         User Defined Tax
  2068.           Optional for those state that have an additional payroll tax.
  2069.           See ENTERING PAYROLL TAX RATES.
  2070.  
  2071.       CITY TAX STATUS
  2072.         CIT (City or Local Income Tax)
  2073.  
  2074.       EXTRA WITHHOLDING:  (Federal, State, & City)  Enter the amount, if
  2075.       any, an employee might wish to have withheld from their pay as an
  2076.       extra amount of withholding.  You may enter any amount, and it will
  2077.       not effect calculation of normal withholding.
  2078.  
  2079.       Extra withholding may be entered for Federal, State, and/or City.  The
  2080.       entry is used as a "constant", and will automatically be included each
  2081.       time payroll is processed.  This amount may be changed or deleted for
  2082.       any individual payroll record when you process payroll.  You should
  2083.       leave the State and City fields blank if you (your employees) are not
  2084.       subject to this kind of tax.
  2085.  
  2086.       STATE DISABILITY INSURANCE:  Enter the six (6) character alpha-numeric
  2087.       sequence for this employee.  See STATE DISABILITY INSURANCE.
  2088.  
  2089.  
  2090.                            ZIPPER Payroll User's Manual 
  2091.                                       - 33 - 
  2092.  
  2093.  
  2094.       PAID VACATION (days per year):  Enter the number of days of paid
  2095.       vacation you wish to provide for this employee. Enter 0 (zero) if this
  2096.       employee is not entitled to vacation pay. Remember to include paid
  2097.       holidays, and add them to the number of vacation days each employee
  2098.       receives. See EMPLOYEE BENEFITS.
  2099.  
  2100.       PAID SICK LEAVE (days per year): Enter the number of days of sick pay
  2101.       you wish to provide for this employee.  Enter 0 (zero) if this
  2102.       employee is not entitled to sick pay.  See EMPLOYEE BENEFITS.
  2103.  
  2104.       DEDUCTION FOR MEDICAL BENEFITS (per pay period):  Use of this field is
  2105.       optional.  If your company provides any type of medical / dental /
  2106.       health insurance, and you wish to deduct any or all of the cost of
  2107.       this program from your employees pay, then enter the amount to deduct
  2108.       from each pay period.  You must convert a monthly or yearly premium
  2109.       into the proper amount for the number of pay periods per year.
  2110.  
  2111.       DEDUCTION FOR PENSION BENEFITS (per pay period):  Same as above.
  2112.  
  2113.       UNION AFFILIATION:  This field is optional, and would be used if you
  2114.       wish to incorporate payroll deduction of union dues.  Enter the one
  2115.       digit number (1 through 9) that corresponds to the proper union
  2116.       affiliation for this employee.  The information pertaining to each
  2117.       labor union should have already been entered.  See LABOR UNIONS.
  2118.  
  2119.       UNION DUES:  Enter the "flat rate", or dollar amount of dues to be
  2120.       deducted from each pay period.  You may have to convert a monthly dues
  2121.       into the amount for this employee, based on the number of pay periods
  2122.       per year.  ZIPPER also provides for a "variable rate" method of
  2123.       calculating union dues that can be used instead of, or in addition to
  2124.       a "flat rate".  Leave this field blank if you do not wish to deduct
  2125.       any union dues for this employee. See LABOR UNIONS.
  2126.  
  2127.       DEPARTMENT:  ZIPPER allows use of a four (4) character alpha-numeric
  2128.       code to group employees by department.  Use of this field is optional,
  2129.       and would be used if you intend to use the management and budget
  2130.       reports.
  2131.  
  2132.       In order to properly use this information you must have previously
  2133.       entered the four character code and a department name that corresponds
  2134.       to that code. See COMPANY DEPARTMENTS. If you have previously entered
  2135.       this department information, you may print a listing of departments
  2136.       and codes. This will make the entry of this item easier and less
  2137.       subject to error.
  2138.  
  2139.       JOB TITLE:  Provides an optional description of the job held by this
  2140.       employee.  This information is used in the management and budget
  2141.       reports, and appears on some of data entry forms.
  2142.  
  2143.  
  2144.  
  2145.  
  2146.  
  2147.                            ZIPPER Payroll User's Manual 
  2148.                                       - 34 - 
  2149.  
  2150.  
  2151.  
  2152.                                PERSONNEL MANAGEMENT
  2153.  
  2154.       Although ZIPPER is not a personnel management program, it does provide
  2155.       a number of useful management capabilities.  You can take advantage of
  2156.       these additional features by entering the appropriate data for each
  2157.       employee, and then maintaining this data as changes occur.  These data
  2158.       items are located on the third data entry screen for each employee.
  2159.       Use of these fields is optional.  If you elect not to enter these data
  2160.       items, it will not have any effect on payroll computation.
  2161.  
  2162.       The following data fields provide this management capability.  Some of
  2163.       these items are described above.
  2164.  
  2165.          Date of Birth
  2166.          Date Hired
  2167.          Date Terminated
  2168.          Job Title
  2169.          Department
  2170.          Date of last pay increase
  2171.  
  2172.  
  2173.                                EDITING EMPLOYEE DATA
  2174.  
  2175.       To change (edit) any employee information, you begin by selecting the
  2176.       employee(s) you wish edit.  You may select one employee by entering
  2177.       the employees last name, or you may select several employees by
  2178.       "checking" or "picking" them from a list.  You may also edit every
  2179.       employee record.
  2180.  
  2181.                                 SELECTING EMPLOYEES
  2182.  
  2183.       You may select one employee by entering the employees last name.  You
  2184.       may enter the last name in full, or only in part.  Whichever method of
  2185.       entry you choose, ZIPPER will search through all your employees to
  2186.       find a match to your selection.  This search method provides a good
  2187.       combination of speed and flexibility.
  2188.  
  2189.       If your company is large (more than say 30 employees) the fastest
  2190.       search method would be to enter the employee's last name in full.
  2191.       Since some employee's names may be long and/or difficult to spell, it
  2192.       may be faster (and easier) to enter only a partial name and let ZIPPER
  2193.       search through the employees that match your search parameters.
  2194.  
  2195.       As an example, if you wanted to search for an employee who's name is
  2196.       Robert Villanueva, you could enter the last name in full, or you could
  2197.       enter "v*" or "vil*" or "villa*" (do not enter the quotation marks).
  2198.       In the preceding examples, each entry becomes more specific than the
  2199.       one before.  The more letters you enter, the more "specific" your
  2200.  
  2201.  
  2202.  
  2203.  
  2204.                            ZIPPER Payroll User's Manual 
  2205.                                       - 35 - 
  2206.  
  2207.  
  2208.       search becomes.  By entering just the asterisk (*) wildcard character,
  2209.       you search becomes totally "unspecific", and ZIPPER will then scroll
  2210.       through every employee (they all match the search parameters).
  2211.  
  2212.       To follow this example, assume you enter "vil*" to find the employee
  2213.       Robert Villanueva.  ZIPPER will stop at the first match it finds - any
  2214.       employees who's last name begins with the letters "vil".  If the first
  2215.       match is correct, press [ENTER] to indicate that this match is
  2216.       correct.  If the first match is not correct, and you want ZIPPER to
  2217.       continue the search, press the letter "N" (for NEXT PLEASE...), or
  2218.       press the [TAB] or [RIGHT ARROW] key to move to "NEXT PLEASE...", then
  2219.       press [ENTER].
  2220.  
  2221.       You may quit your search at any time.  If there are no remaining
  2222.       matches , ZIPPER will terminate the search on it's own.  If ZIPPER
  2223.       does not find any matches to the search parameters you have set, it
  2224.       will advise you, and then allow you to try again or quit.  Remember,
  2225.       you can enter the asterisk "*" by itself if you are unsure of which
  2226.       employee you want, and ZIPPER will let you scroll through every
  2227.       employee in your company.  In this case the employees are presented in
  2228.       the order they were added to your payroll database.
  2229.  
  2230.       If you select only one employee to edit, you will have access only the
  2231.       employee you selected.  If you select either several or all employees,
  2232.       then the selected (or all) employees will be presented in alphabetical
  2233.       order.  You may move through each record by pressing [F8] for the next
  2234.       employee record, and/or [F7] for the previous employee record.  There
  2235.       are three screens (pages) of data for each employee.  You may quickly
  2236.       move through the screens by using the [PgUp] and [PgDn] keys.
  2237.  
  2238.       You may edit any of the data that is displayed, with the exception of
  2239.       the employees name.  ZIPPER makes special use of the employee's name,
  2240.       and therefore provides special processing if you need to change this
  2241.       information.  This is discussed below.
  2242.  
  2243.  
  2244.                             CHANGING AN EMPLOYEE'S NAME
  2245.  
  2246.       ZIPPER builds an internal code based on the employees name (Last Name,
  2247.       First Name, and MI).  Using an employee's name for this purpose allows
  2248.       you to find employees by their name.  You are not required to create
  2249.       or remember "employee numbers", and you do not need to remember the
  2250.       employee codes that ZIPPER creates.  The method for creating an
  2251.       Employee ID Code is shown below.
  2252.  
  2253.          Last Name: Smith                 First: Jane        MI: R
  2254.                     |__|                         |_|             |
  2255.                      |                            |              |
  2256.                      |                            |              |
  2257.                     SmitJanR _____________________|______________|
  2258.  
  2259.  
  2260.  
  2261.                            ZIPPER Payroll User's Manual 
  2262.                                       - 36 - 
  2263.  
  2264.  
  2265.       ZIPPER builds the internal ID code by joining the first four letters
  2266.       of the Last Name (Smit), the first three letters of the first name
  2267.       (Jan), and the Middle Initial (R).  Thus, the Employee Id Code for
  2268.       Jane R. Smith is "SmitJanR".
  2269.  
  2270.       When you change an employee's name, ZIPPER builds a new ID code for
  2271.       this employee.  Since it is possible that this ID code may already be
  2272.       used for another employee, ZIPPER will check for this condition and
  2273.       warn you if this is the case.  Since ZIPPER does not allow the
  2274.       duplication of an existing ID code, you will need to somehow modify
  2275.       the change you wish to make.  See ENTERING NEW EMPLOYEES - Employee
  2276.       Name.
  2277.  
  2278.  
  2279.                      ENTERING YEAR-TO-DATE PAYROLL INFORMATION
  2280.  
  2281.       From the EMPLOYEE MENU, select (4) Enter / Change Historical (YTD)
  2282.       Data.
  2283.  
  2284.       If you begin using ZIPPER Payroll during the middle of a year, and are
  2285.       converting from another system, you must enter the year to date
  2286.       payroll data for your employees. We recommend that you do this BEFORE
  2287.       you process any payroll with ZIPPER.  Although ZIPPER allows you to
  2288.       directly access this data at any time, WE RECOMMENDED THAT YOU DO NOT
  2289.       DO SO, OR THAT YOU DO IT WITH EXTREME CAUTION.
  2290.  
  2291.       Some payroll programs restrict you to working within "quarters", and
  2292.       closing these quarter as they pass.  This is the way accounting
  2293.       systems seem to work, and we have tried very hard to create a system
  2294.       that works in a more natural fashion.  The one draw-back of such a
  2295.       design is that if you begin using ZIPPER Payroll during the middle of
  2296.       a quarter you will not be able to extract the necessary information
  2297.       for your quarterly reports for that particular quarter.
  2298.  
  2299.       EXAMPLE:  Say you want to begin using ZIPPER Payroll in May, the
  2300.       second month of the second quarter.  By entering the year-to-date data
  2301.       at that time, ZIPPER knows the proper year-to-date amounts for each
  2302.       employee, but has no way of knowing in which quarter (or month) these
  2303.       wages occurred. Thus, ZIPPER does not keep track of quarters, per se,
  2304.       but tracks data based on the "payroll date".
  2305.  
  2306.       ZIPPER allows you to extract information (create reports) based on any
  2307.       quarter, the full year, or any date range you wish to create - at any
  2308.       time.  You will understand the advantages of this design when you
  2309.       begin creating reports.
  2310.  
  2311.       Because of this, we recommend that you begin using ZIPPER to process
  2312.       payroll at the beginning of a new quarter (January, April, July, or
  2313.       October), and enter the Year-To-Date values for each employee PRIOR to
  2314.       processing your first payroll.  If you incorrectly enter any year-to-
  2315.       date values, ZIPPER will simply continue to build on these incorrect
  2316.  
  2317.  
  2318.                            ZIPPER Payroll User's Manual 
  2319.                                       - 37 - 
  2320.  
  2321.  
  2322.       values.  If you discover your error at a later date you may correct
  2323.       it, but BE CAREFUL.  We give you access to this data to make your life
  2324.       easier, but it also gives you enough rope to hang yourself.
  2325.  
  2326.       As a precaution, we recommend that you print the Year-To-Date Payroll
  2327.       Register Report after you have entered your initial data.  This way
  2328.       you will always have a record of your starting point.  We also
  2329.       recommend that you print a copy of this report BEFORE and AFTER you
  2330.       make any adjustments to the data.  Consider using the [Shift-Print
  2331.       Screen] feature of your computer prior to editing any existing data.
  2332.  
  2333.  
  2334.       **********************************************************************
  2335.         ONCE YOU CHANGE THE DATA IN THE YEAR-TO-DATE REGISTER IT CAN NOT BE
  2336.         RESET. UNLESS YOU RECORDED THE PRIOR VALUES, YOU WILL NEED TO LIVE
  2337.                           WITH THE CHANGES YOU HAVE MADE.
  2338.       **********************************************************************
  2339.  
  2340.  
  2341.       When editing this data, ZIPPER will allow you one last chance to undo
  2342.       the changes you have made.  You may do so by selecting the "Reset"
  2343.       option from the MENU BAR.  Think about this before you press [ESC] or
  2344.       select "Quit".  The Reset feature is available only while you are
  2345.       editing this record.  Once you leave this employee's record, the Reset
  2346.       feature will not work.
  2347.  
  2348.       Listed below are the data items you need to enter.  Remember, this is
  2349.       year to date data.  The amounts you are entering are the amounts you
  2350.       have paid, deducted, or that have accumulated for the whole year - up
  2351.       to the day you are entering this data.
  2352.  
  2353.        HOURS WORKED  : THESE ITEMS SHOULD BE ENTERED FOR BOTH HOURLY AND
  2354.                        SALARIED EMPLOYEES.
  2355.         Regular Hours: The # of hours worked, not including any overtime.
  2356.         Overtime1    : The # of hours worked in the first overtime
  2357.                        category/rate.
  2358.         Overtime2    : The # of hours worked in the second overtime
  2359.                        category/rate.
  2360.  
  2361.        WAGES         : THESE ITEMS SHOULD BE ENTERED ONLY FOR HOURLY
  2362.                        EMPLOYEES.
  2363.         Regular      : The dollar amount of hourly wages paid, not including
  2364.                        any overtime.
  2365.         Overtime1    : The dollar amount of hourly wages paid in the first
  2366.                        overtime category/rate.
  2367.         Overtime1    : The dollar amount of hourly wages paid in the second
  2368.                        overtime category/rate.
  2369.  
  2370.  
  2371.  
  2372.  
  2373.  
  2374.  
  2375.                            ZIPPER Payroll User's Manual 
  2376.                                       - 38 - 
  2377.  
  2378.  
  2379.        EARNINGS
  2380.         Salary       : THIS ITEM SHOULD BE ENTERED ONLY FOR SALARIED
  2381.                        EMPLOYEES.  Enter the dollar amount of salary paid.
  2382.                        Does not include WAGES (above).
  2383.         Other        : This is the miscellaneous category.  Enter the dollar
  2384.                        amount of earnings that are not otherwise covered by
  2385.                        other categories.
  2386.         Commission   : The dollar amount of commissions paid.
  2387.         Vacation     : The dollar amount of vacation pay paid.  THIS AMOUNT
  2388.                        SHOULD NOT BE INCLUDED IN SALARY, OR ANY WAGE ITEM.
  2389.         Sick Pay     : The dollar amount of sick pay paid.  THIS AMOUNT
  2390.                        SHOULD NOT BE INCLUDED IN SALARY, OR ANY WAGE ITEM.
  2391.  
  2392.        TIPS          : The dollar amount of tips earned.  See PROCESSING
  2393.                        PAYROLL - EARNINGS - TIPS, for a discussion between
  2394.                        Tips Paid and Tips Reported.
  2395.         Paid         : The dollar amount of tip you have paid.
  2396.         Reported     : The dollar amount of tip collected by this employee,
  2397.                        and reported to you.
  2398.  
  2399.        WITHHOLDING
  2400.         Federal      : The dollar amount of Federal Withholding deducted
  2401.                        (withheld) from this employees pay.
  2402.         State        : The dollar amount of State Withholding deducted
  2403.                        (withheld) from this employees pay.
  2404.         City         : The dollar amount of City (or local) Withholding
  2405.                        deducted (withheld) from this employees pay.
  2406.  
  2407.        DEDUCTIONS
  2408.         Social Sec.  : Enter the dollar amount of Social Security (FICA) Tax
  2409.                        withheld.
  2410.         Medicare     : The dollar amount of Medicare Tax (FICA) withheld.
  2411.         SDI          : The dollar amount of State Disability Insurance
  2412.                        (sometimes called State Industrial Insurance)
  2413.                        withheld (the employees portion).
  2414.         Medical      : Use this category for any medical / dental / vision
  2415.                        insurance plan to which your employee(s) contributes.
  2416.         Advances     : The dollar amount of advances you have collected back
  2417.                        from this employee.  DO NOT ENTER THE AMOUNT OF
  2418.                        ADVANCES YOU HAVE PAID, ONLY THE AMOUNT RECOVERED.
  2419.         Union Dues   : The dollar amount of union dues (employees portion)
  2420.                        withheld.
  2421.         Pension      : Use this category for any pension / retirement plan
  2422.                        to which your employee(s) contribute.
  2423.         Other        : This is the miscellaneous category.  Enter the dollar
  2424.                        amount of any deductions that are not otherwise
  2425.                        covered by another category.
  2426.  
  2427.  
  2428.  
  2429.  
  2430.  
  2431.  
  2432.                            ZIPPER Payroll User's Manual 
  2433.                                       - 39 - 
  2434.  
  2435.  
  2436.        BENEFITS
  2437.         Vacation Paid: Enter the NUMBER OF HOURS of vacation pay paid to
  2438.                        this employee.  DO NOT INCLUDE THIS THIS AMOUNT IN
  2439.                        HOURS WORKED (see above). If this employee is paid a
  2440.                        salary, you must convert the amount paid into an
  2441.                        numeric representation of hours.
  2442.  
  2443.                        EXAMPLE: An employee who takes a "one week" vacation
  2444.                        is actually paid for five days.  Assuming a normal
  2445.                        eight hour day, this employee actually received 40
  2446.                        hours of vacation pay.  (See EMPLOYEE BENEFITS.)
  2447.         Accrued Bal. : Enter the number of hours of vacation pay benefits
  2448.                        that are owed (accrued) to this employee AS OF THE
  2449.                        LAST PAYROLL.
  2450.         Sick Pay Paid: See above, Vacation Paid.
  2451.         Accrued Bal. : Enter the number of hours of sick pay benefits that
  2452.                        are owed (accrued) to this employee AS OF THE LAST
  2453.                        PAYROLL.
  2454.  
  2455.        ADVANCES
  2456.         Accrued Bal. : Enter the dollar amount of advances paid to this
  2457.                        employee that have not been recovered.  The amount
  2458.                        entered should represent the amount owed to you by
  2459.                        this employee, AS OF THE LAST PAYROLL.
  2460.  
  2461.        WAGES PAID NOT
  2462.        SUBJECT TO    : You should enter dollar amounts for these categories
  2463.                        only under certain conditions.
  2464.         Social Sec.  : Enter an amount ONLY IF (1) you have paid wages to
  2465.                        this employee, and this employee is exempt from (not
  2466.                        subject to) Social Security Tax; or (2) this employee
  2467.                        has already been paid earnings (of any kind) in
  2468.                        excess of the social security wage base. ($53,400 for
  2469.                        1991).  If the above does not apply, leave the amount
  2470.                        as $0.00.
  2471.  
  2472.         Medicare     : Enter an amount ONLY IF (1) you have paid wages to
  2473.                        this employee, and this employee is exempt from (not
  2474.                        subject to) Medicare Tax; or (2) this employee has
  2475.                        already been paid earnings (of any kind) in excess of
  2476.                        the medicare wage base. ($125,000 for 1991).  If the
  2477.                        above does not apply, leave the amount as $0.00.
  2478.  
  2479.         FUTA         : Enter an amount ONLY IF (1) you have paid wages to
  2480.                        this employee, and this employee is exempt from (not
  2481.                        subject to) FUTA (Federal Unemployment) Tax; or (2)
  2482.                        this employee has already been paid earnings (of any
  2483.                        kind) in excess of the FUTA wage base. ($7,000 for
  2484.                        1991).  If the above does not apply, leave the amount
  2485.                        as $0.00.
  2486.  
  2487.  
  2488.  
  2489.                            ZIPPER Payroll User's Manual 
  2490.                                       - 40 - 
  2491.  
  2492.  
  2493.         SUTA         : Enter an amount ONLY IF (1) you have paid wages to
  2494.                        this employee, and this employee is exempt from (not
  2495.                        subject to) SUTA (State Unemployment) Tax; or (2)
  2496.                        this employee has already been paid earnings (of any
  2497.                        kind) in excess of the SUTA wage base. (Check your
  2498.                        state bulletin for the amount of this wage base).  If
  2499.                        the above does not apply, leave the amount as $0.00.
  2500.  
  2501.         TOTALS       : When entering the individual year-to-date data values
  2502.                        (above) , ZIPPER will automatically calculate the
  2503.                        proper totals (INCOME, DEDUCTIONS, AND NET PAY) for
  2504.                        you.
  2505.  
  2506.  
  2507.  
  2508.                                 PROCESSING PAYROLL
  2509.  
  2510.       BEGIN NEW PAYROLL SEQUENCE (CREATE PAYROLL RECORDS):  You begin
  2511.       processing payroll by creating a "payroll group".  ZIPPER processes
  2512.       payroll as a group, and will lead you through the logical steps
  2513.       necessary to create this group.  After the group has been selected,
  2514.       ZIPPER creates individual payroll records for each employee within
  2515.       that group.  You may create several payroll groups and process them
  2516.       together, or create and process each as a separate entity.  After you
  2517.       have created a payroll group, you can enter the data ZIPPER needs to
  2518.       calculate payroll.
  2519.  
  2520.       Creating a payroll group involves selecting the type of payroll you
  2521.       are processing (Normal or Special), the frequency with which this
  2522.       group is paid (Weekly, Biweekly, Semimonthly, or Monthly), and the
  2523.       type of pay the individuals within this group receive (Hourly, Salary,
  2524.       or either Hourly or Salary).
  2525.  
  2526.  
  2527.                              NORMAL OR SPECIAL PAYROLL
  2528.  
  2529.       NORMAL PAYROLL:  As the name implies, this is what you will "normally"
  2530.       do.  Select this option to create a payroll group that you might
  2531.       logically create every week, every two weeks, twice a month, or once a
  2532.       month.
  2533.  
  2534.       SPECIAL PAYROLL:  Select this option for processing payroll that would
  2535.       be beyond the realm of a Normal payroll.  Examples of this might be
  2536.       paying an employee early if they go on vacation, or as termination
  2537.       pay, severance pay, or other similar reason.  This option might also
  2538.       be used if you underpay an employee (while processing a Normal
  2539.       Payroll) and want to issue a supplementary check for the additional
  2540.       amount due.
  2541.  
  2542.       Do not use Special Payroll to process payroll advance.  ZIPPER
  2543.       provides separate capabilities for this purpose.
  2544.  
  2545.  
  2546.                            ZIPPER Payroll User's Manual 
  2547.                                       - 41 - 
  2548.  
  2549.  
  2550.                                  PAYROLL FREQUENCY
  2551.  
  2552.       Next you need to further specify the employees to include in your
  2553.       payroll group.  This selection is based on the frequency your
  2554.       employees are paid.  Your choices are:
  2555.  
  2556.        (1) Weekly (paid 52 times a year)
  2557.        (2) BiWeekly (paid 26 times a year)
  2558.        (3) SemiMonthly (paid 24 times a year)
  2559.        (4) Monthly (paid 12 times a year)
  2560.  
  2561.       If your company has employees that are paid at different times, you
  2562.       might, on certain occasions, need issue paychecks for both groups at
  2563.       the same time.  ZIPPER will allow you to process these groups and
  2564.       print checks at the same time, but the two groups must first be
  2565.       created separately.
  2566.  
  2567.       Now ZIPPER asks you to further define your payroll group.  Your
  2568.       choices are:
  2569.  
  2570.        (1) All Employees
  2571.        (2) Hourly Employees
  2572.        (3) Salary Employees
  2573.  
  2574.       For example, within a Weekly group you could process all employees
  2575.       (both Hourly and Salary) at the same time.  Optionally, you could
  2576.       process only employees that are paid hourly as a separate group from
  2577.       the employees that are paid a salary.  The selection here is purely
  2578.       for your convenience and flexibility.  If you process these groups
  2579.       separately, you may still print or export paychecks, or print payroll
  2580.       vouchers at the same time.
  2581.  
  2582.       After you have made your payroll group selections, ZIPPER will show
  2583.       you the group that you have created, and then let you accept or reject
  2584.       this group.  If you reject the group you have just selected, you may
  2585.       start over or quit.  If this is the payroll group you want, press any
  2586.       key, other than the [ESC] key.  Next you will need to enter the
  2587.       payroll dates for this payroll group.
  2588.  
  2589.  
  2590.                               ENTERING PAYROLL DATES
  2591.  
  2592.       ZIPPER requires three dates for payroll preparation.  These are the
  2593.       Payroll Date, the Starting Date, and the Ending Date.  See the section
  2594.       on DATA ENTRY METHODS, ENTERING DATES.
  2595.  
  2596.       PAYROLL DATE:  Use this date to indicate the the actual date that
  2597.       payroll will be issued.  Paychecks will be printed or exported with
  2598.       this date, and this is the date that will be used to calculate your
  2599.       tax liability for your quarterly returns.
  2600.  
  2601.  
  2602.  
  2603.                            ZIPPER Payroll User's Manual 
  2604.                                       - 42 - 
  2605.  
  2606.  
  2607.       The screen prompting you for entry of these dates also displays a
  2608.       calendar with the current month in the center.  The preceding and
  2609.       following months are displayed along side.  ZIPPER assumes you wish to
  2610.       use "today" as the payroll date, and displays it as the payroll date.
  2611.       ZIPPER obtains the date from your computer system.  If the battery for
  2612.       your clock / calendar is dead, your computer is not equipped with such
  2613.       a device, or the system date is not properly set, the the date pre-
  2614.       entered and the PAYROLL DATE will be incorrect. You may edit this date
  2615.       by typing over it, or Press [F2] to delete it.
  2616.  
  2617.       When entering the payroll dates, ZIPPER  requires that all fields have
  2618.       a date entered.  If you decide to abort the preparation of payroll at
  2619.       this point, simply leave any date field blank.
  2620.  
  2621.       ZIPPER always knows the "active year", and will not allow you to enter
  2622.       a payroll date that is not in this same year.  At the end of the year
  2623.       you will want to create a new payroll database (ZIPPER will do this
  2624.       for you, See UTILITIES - CREATE A NEW YEAR), so that you may continue
  2625.       to process payroll in the new year.
  2626.  
  2627.       ZIPPER computes Federal, State, and City (Withholding) Taxes based on
  2628.       the tax tables for the current year.  Since the tax tables change from
  2629.       year to year, ZIPPER will not allow you to create payroll (based on
  2630.       the Payroll Date) in a year different than the year that is covered by
  2631.       the tax tables contained in your payroll database.   Updated tax
  2632.       tables (federal and state) will be sent only to registered users.  You
  2633.       will need to manually update any local tax tables that you have
  2634.       created.  See CREATE A NEW YEAR, and INSTALLING NEW TAX TABLES.
  2635.  
  2636.       STARTING & ENDING DATE:   These dates are more for explanatory
  2637.       purposes, and indicate the period that is covered by this payroll.
  2638.       Leaving either date blank will abort processing of the selected
  2639.       payroll group.  Additionally, ZIPPER assumes an ending date that
  2640.       occurs before a starting date to be an error, and will not allow this
  2641.       condition.
  2642.  
  2643.       If you later discover that any payroll dates are incorrect, you may
  2644.       correct this error after you have completed processing this payroll.
  2645.       See UNDO / REDO.
  2646.  
  2647.  
  2648.                              CREATING PAYROLL RECORDS
  2649.  
  2650.       After you have entered the payroll dates, ZIPPER will create new
  2651.       payroll records for the group you have selected.  As soon as these
  2652.       records are created, you may enter your payroll data.  If you do not
  2653.       wish to enter payroll data at this time, press [ESC].  You may return
  2654.       at any time to continue entering or finish entering payroll data.  You
  2655.       may now create another payroll group, and enter payroll data for the
  2656.       two (or more) groups at the same time.
  2657.  
  2658.  
  2659.  
  2660.                            ZIPPER Payroll User's Manual 
  2661.                                       - 43 - 
  2662.  
  2663.  
  2664.                         MOVING THROUGH YOUR PAYROLL RECORDS
  2665.  
  2666.       When entering payroll data, the payroll records are in alphabetical
  2667.       order.  Use [F8] to move to the next employee, and [F7] to move to the
  2668.       previous employee.  Use the [TAB], [Down Arrow], or [ENTER] keys to
  2669.       move to each field Use the [Shift Tab] or [Up Arrow] keys to move to a
  2670.       previous fields.
  2671.  
  2672.       When you have entered (or skipped over) the last EARNINGS field of the
  2673.       first page of this data entry form, you then move to the first field
  2674.       of the DEDUCTIONS page (page 2).  You can move back and forth from
  2675.       EARNINGS to DEDUCTIONS by pressing [PgUp] and [PgDn].
  2676.  
  2677.       To terminate the present data entry / edit session, press [ESC].  The
  2678.       records will be saved in their present condition, and you may return
  2679.       at any time, find where you left off, and continue to enter or edit
  2680.       the existing data.
  2681.  
  2682.  
  2683.                                  ENTERING EARNINGS
  2684.  
  2685.       Earnings are entered on the first screen (page) of each payroll
  2686.       record.
  2687.  
  2688.       REGULAR HOURS WORKED:  Enter the number of regular (not overtime)
  2689.       hours worked by each employee.  ENTER THE HOURS WORKED EVEN IF THE
  2690.       EMPLOYEE IS PAID A SALARY.  The number of hours are needed for
  2691.       computing vacation benefits (accruals), and computing State Industrial
  2692.       Insurance (SDI).
  2693.  
  2694.       OVERTIME1 (and OVERTIME2 ) HOURS WORKED:  Enter the number of hours in
  2695.       each field where appropriate.
  2696.  
  2697.       ZIPPER allows two rates of overtime pay for each employee.  In order
  2698.       to take advantage of this feature, you must have entered the hourly
  2699.       rates for the overtime categories for this employee.  If you have
  2700.       entered these hourly rates they will be displayed to the right of the
  2701.       field where you enter the number of hours worked.  If there is no
  2702.       hourly rate indicated at this location, an entry in the hours worked
  2703.       field will not generate any wages for this employee.
  2704.  
  2705.       VACATION BENEFIT HOURS PAID:  Enter an amount only if the employee is
  2706.       to be paid vacation pay during this payroll period.
  2707.  
  2708.       As an example, consider an employee who is paid BiWeekly (every two
  2709.       weeks) and normally works 80 hours during a payroll period.  Assume
  2710.       the employee worked one of these weeks (40) hours, and was on vacation
  2711.       the other week (40 hours).  The amount entered under REGULAR HOURS
  2712.       would be 40 (the number of hours actually worked), and the amount
  2713.       entered under VACATION would also be 40 (the number of vacation hours
  2714.  
  2715.  
  2716.  
  2717.                            ZIPPER Payroll User's Manual 
  2718.                                       - 44 - 
  2719.  
  2720.  
  2721.       to be paid).  In this case, the number of hours worked is 40, yet the
  2722.       employee is still paid the proper amount of pay (based on 80 hours).
  2723.       THIS APPLIES TO BOTH HOURLY AND SALARY EMPLOYEES.
  2724.  
  2725.       SICK PAY BENEFIT HOURS:  Similar to the above situation, entry would
  2726.       be made into this field only if the employee is to be paid sick pay.
  2727.       As above, this amount should offset (not duplicate) the number of
  2728.       hours worked.
  2729.  
  2730.       Both vacation pay and sick pay are computed against the REGULAR HOURLY
  2731.       RATE.  Salaried employees are paid vacation and sick pay at a rate
  2732.       that equals an hourly representation of their annual pay.
  2733.  
  2734.       BENEFIT HOURS ACCRUED:  This field displays the amount of vacation pay
  2735.       and sick pay (hours) accrued to this employee to date.
  2736.  
  2737.       The amount is based upon (1) the parameters you have selected for your
  2738.       company (See EMPLOYEE BENEFITS), and (2) the amount of benefits this
  2739.       employee receives.  The amount of benefits for each employee is set
  2740.       when you enter the employee into your payroll database.  The amount
  2741.       displayed is advisory only.  You may pay any amount (number of hours).
  2742.       If the amount of hours displayed is a negative amount, it means the
  2743.       the employee "owes you" the number of hours indicated.
  2744.  
  2745.       Each time payroll is processed, ZIPPER automatically computes the
  2746.       number of benefit hours earned by each employee, based on the
  2747.       parameters described above.
  2748.  
  2749.       SALARY:  This amount is automatically provided but can be changed.
  2750.       The amount displayed is based on the salary per pay period that you
  2751.       have entered for this employee.  If the employee is paid hourly this
  2752.       field is blank, and an amount should not be entered.
  2753.  
  2754.       TIPS: Food service businesses have special requirements with respect
  2755.       to income categorized as tips.  ZIPPER handles tips in a method that
  2756.       provides the greatest flexibility (for you), and still keeps your
  2757.       bookkeeping (payroll) correct.  Tips are not difficult to handle, from
  2758.       ZIPPER's point of view, but it is important that you understand how
  2759.       this information is processes.
  2760.  
  2761.       TIPS PAID:  These are tips that are collected by you, the employer,
  2762.       and then included in your employees paycheck.  Do not include any tips
  2763.       that the employee has already collected (received).
  2764.  
  2765.       TIPS REPORTED:  These are tips that are already in the hands of your
  2766.       employee.  How they get there is not important (to ZIPPER).  Whether
  2767.       or not you collect and later disperse this money to your employee (as
  2768.       in tips that are included in credit card purchases, or "pooled" tips,
  2769.       or the employee takes them is cash off the table), the IRS requires
  2770.       that these tips be reported as income.
  2771.  
  2772.  
  2773.  
  2774.                            ZIPPER Payroll User's Manual 
  2775.                                       - 45 - 
  2776.  
  2777.  
  2778.       Since the employee is already in possession of REPORTED TIPS (like an
  2779.       advance) you do not want to include it in their pay.  You do, however,
  2780.       need to include it in their payroll calculation to insure that it is
  2781.       subject to withholding and FICA.  By entering this amount in the TIPS
  2782.       REPORTED category during payroll processing, you will insure that the
  2783.       above requirements are met.  These tips are added to the employee's
  2784.       pay for tax calculations, and then subtracted so they are not paid
  2785.       again.
  2786.  
  2787.       Note that in manually calculating the TOTAL EARNINGS, TOTAL DEDUCTIONS
  2788.       and NET PAY amounts on the check stubs, payroll vouchers, or payroll
  2789.       proof report, the amount of TOTAL DEDUCTIONS will also include the
  2790.       amount of TIPS REPORTED.  The DEDUCTIONS column will therefore seem to
  2791.       be incorrect, but it is not so.  The TIPS category on the check
  2792.       (payroll voucher, or proof report) combines TIPS PAID and TIPS
  2793.       REPORTED, even though ZIPPER keeps them separate.
  2794.  
  2795.       In a food service business it is possible for an employee to have a
  2796.       "minus" pay.  This happens when the amount of TIPS REPORTED is very
  2797.       large, and the amount of wages or salary is relatively small.
  2798.       Usually, the amount of withholding (Federal and/or State) is too large
  2799.       for the small amount of wages included in the check.  ZIPPER will not
  2800.       allow the processing of a zero or negative payroll.  Should such a
  2801.       condition occur, you will need to correct these payroll record. See
  2802.       NEGATIVE PAYROLL.
  2803.  
  2804.       COMMISSION:  Enter the dollar amount of this type of earnings.
  2805.  
  2806.       OTHER INCOME / PAY:  Enter the dollar amount of this type of pay.
  2807.  
  2808.       DESCRIPTION (of OTHER INCOME / PAY): Enter a description, up to 30
  2809.       characters, describing the basis for this entry.
  2810.  
  2811.  
  2812.                                 ENTERING DEDUCTIONS
  2813.  
  2814.       Deductions are entered on the second screen (page) of each payroll
  2815.       record.
  2816.  
  2817.       EXTRA FEDERAL WITHHOLDING:  This item will display an amount if the
  2818.       employee has requested an additional amount of Federal Withholding Tax
  2819.       to be withheld, and you have entered this amount into the employee's
  2820.       payroll record.  This amount will appear in every payroll record you
  2821.       create for this employee,  but may be edited or deleted for any
  2822.       payroll.  DO NOT ENTER FEDERAL WITHHOLDING TAX from the Tax Tables,
  2823.       Circular E, into this field.  Federal Withholding Tax is automatically
  2824.       calculated by ZIPPER.
  2825.  
  2826.  
  2827.  
  2828.  
  2829.  
  2830.  
  2831.                            ZIPPER Payroll User's Manual 
  2832.                                       - 46 - 
  2833.  
  2834.  
  2835.       EXTRA STATE WITHHOLDING:  Same as above.  DO NOT ENTER STATE
  2836.       WITHHOLDING TAX into this field.  State Withholding Tax is
  2837.       automatically calculated by ZIPPER in states where withholding tax
  2838.       exists.  This field should be blank if there is not a withholding tax
  2839.       in your state.
  2840.  
  2841.       EXTRA CITY WITHHOLDING TAX:  Same as above.  DO NOT ENTER CITY
  2842.       WITHHOLDING TAX into this field.  City Withholding Tax is
  2843.       automatically calculated by ZIPPER if you have created City / Local
  2844.       Tax tables.  This field should be blank if there is not a withholding
  2845.       tax in your city or local municipality.
  2846.  
  2847.       MEDICAL / DENTAL BENEFITS:  This field will contain an amount if you
  2848.       have entered this information in the individual employee's record.
  2849.       You may change or delete the amount from this particular record.  See
  2850.       ENTERING NEW EMPLOYEES - DEDUCTIONS FOR MEDICAL BENEFITS.
  2851.  
  2852.       PENSION PLAN:  Same as above for Medical / Dental Benefits.
  2853.  
  2854.       UNION DUES:  See the section on UNION DUES.
  2855.  
  2856.       ADVANCES AGAINST PAY:  Use this field to recover payroll advances that
  2857.       have been paid to this employee.
  2858.  
  2859.       ZIPPER displays the amount of advances accumulated to date.  The
  2860.       amount displayed (the amount the employee owes you) is advisory.
  2861.       Enter whatever amount you wish to deduct from this payroll.  DO NOT
  2862.       ENTER THIS ITEM AS A NEGATIVE AMOUNT.
  2863.  
  2864.       OTHER DEDUCTIONS:  May be used for any purpose (savings bonds, profit
  2865.       sharing, etc).
  2866.  
  2867.       DESCRIPTION (of OTHER DEDUCTIONS):  Enter a description, up to 30
  2868.       characters, describing the basis for this entry.
  2869.  
  2870.       After you have entered data into the last DEDUCTION field, you will be
  2871.       taken to the first EARNINGS field of the next payroll record.  After
  2872.       you have entered all data for each employee, press [ESC].  You are
  2873.       ready to begin AUTOMATED PAYROLL PROCESSING (compute payroll).
  2874.  
  2875.  
  2876.                                  COMPUTING PAYROLL
  2877.  
  2878.       After all payroll data is entered, you are ready to begin Automated
  2879.       Payroll Processing.  ZIPPER steps through each payroll record and
  2880.       calculates all necessary deductions, taxes, and liabilities.  You can
  2881.       watch as each of the records, and each item within that payroll record
  2882.       is calculated.  A check mark will appear next to each item as it is
  2883.       calculated.  Items that are not checked have not been computed.
  2884.  
  2885.  
  2886.  
  2887.  
  2888.                            ZIPPER Payroll User's Manual 
  2889.                                       - 47 - 
  2890.  
  2891.  
  2892.                                  NEGATIVE PAYROLL
  2893.  
  2894.       After all payroll calculations have been completed, ZIPPER checks to
  2895.       see if there are any payroll records where the net pay is zero, or
  2896.       less than zero. If this event does occur, ZIPPER will alert you and
  2897.       continue.
  2898.  
  2899.       You may continue to process (print check or export) your remaining
  2900.       payroll now, or correct the "negative" record(s) first.  ZIPPER,
  2901.       however, will not process any zero or negative paychecks.  Such
  2902.       records will be held "in limbo" until you have corrected or deleted
  2903.       them.  ZIPPER provides the following options.
  2904.  
  2905.       First, you want to determine which records, and/or how many records
  2906.       have a negative (or zero) amount.  Do so by selecting (4) Final Proof
  2907.       Payroll Records, from the PAYROLL MENU.  You can view these records on
  2908.       screen, or print the payroll proof report.  We recommend that you
  2909.       print the payroll proof report, since it provides greater detail.  The
  2910.       report should show you why a negative balance exists.  The likely
  2911.       causes are:
  2912.  
  2913.        1. Deducting an advance that is greater than the amount of available
  2914.           pay.
  2915.        2. A large amount of REPORTED TIPS combined with a small amount of
  2916.           wages or salary.
  2917.        3. Another deduction that was incorrectly entered.
  2918.  
  2919.       After you have determined the cause of the negative payroll, you must
  2920.       do something to correct it.  ZIPPER will not process negative payroll
  2921.       records.  These records must be corrected or deleted.  To correct
  2922.       these records (See PROOFING PAYROLL RECORDS) you must make whatever
  2923.       changes are necessary to create a positive (at least $ .01) net pay.
  2924.  
  2925.       In the event that this condition is caused by a large amount of
  2926.       REPORTED TIPS, you can enter a negative amount in EXTRA FEDERAL
  2927.       WITHHOLDING that is greater than the amount of the negative balance.
  2928.       As an example, consider a payroll record with a -$15.52 Net Pay.
  2929.       Select this payroll record for editing, and enter -15.53, or more, in
  2930.       the field for EXTRA FEDERAL WITHHOLDING.
  2931.  
  2932.       The result of this change would be to create a "positive" NET PAY, and
  2933.       an "incorrect" amount of FEDERAL WITHHOLDING.  Since the employee has
  2934.       already been paid the amount of REPORTED TIPS, you have no alternative
  2935.       but to adjust the amount of withholding.
  2936.  
  2937.  
  2938.  
  2939.  
  2940.  
  2941.  
  2942.  
  2943.  
  2944.  
  2945.                            ZIPPER Payroll User's Manual 
  2946.                                       - 48 - 
  2947.  
  2948.  
  2949.                              PROOFING PAYROLL RECORDS
  2950.  
  2951.       ZIPPER lets you evaluate your payroll records before you print or
  2952.       export your paychecks.  You can view these records on screen, or print
  2953.       a report showing the full payroll.  While viewing the records on
  2954.       screen, you have the ability to select any or all of the records for
  2955.       further editing or deletion.  See DESTROYING PAYROLL RECORDS.
  2956.  
  2957.       To proof your payroll records, select (4) Final Proof Payroll Records
  2958.       from the PAYROLL MENU.  By "Final Proof", we mean this is your last
  2959.       opportunity to review, evaluate, or change any of your payroll records
  2960.       prior to printing checks (or exporting to Quicken).
  2961.  
  2962.       The PAYROLL PROOF/EDIT MENU allows you to:
  2963.  
  2964.         (1) Print Payroll Proof Report
  2965.         (2) Select Records to Edit / Correct / Destroy
  2966.  
  2967.       PAYROLL PROOF REPORT:  This report shows the Earnings, Deductions,
  2968.       Hours Worked, Hours Paid, Gross Earning, and Net Pay for each
  2969.       employee.  The report also provides a total of these amounts for the
  2970.       entire payroll group.  This lets you see your total payroll
  2971.       requirement (Net Pay) before you print checks.  The Payroll Proof
  2972.       Report tells you how much money you need in the bank to cover this
  2973.       payroll.
  2974.  
  2975.       SELECT RECORDS TO EDIT / CORRECT / DESTROY:  Selecting this option
  2976.       lets you view your payroll records on the screen.  This allows you to
  2977.       see the Hours, Earnings, Deductions, and Net Pay for each employee.
  2978.       If you want to change any of these records they must be individually
  2979.       selected.
  2980.  
  2981.       Each record you have selected will be identified with a check mark.
  2982.       After you have made your selection(s), press [ESC].  ZIPPER
  2983.       automatically re-processes each of these payroll records, and makes
  2984.       them available for changes.  You may now edit or delete these records.
  2985.  
  2986.  
  2987.                          CREATING MULTIPLE PAYROLL GROUPS
  2988.  
  2989.       As soon as you have created a payroll group you may create another
  2990.       payroll group.  You can create a payroll group, complete automated
  2991.       payroll processing, and then create another payroll group.  These
  2992.       multiple groups can then be printed (paychecks) or exported at the
  2993.       same time.
  2994.  
  2995.       You might find that you generate a payroll group, have it ready to
  2996.       print, and then decide to generate another payroll group as well.
  2997.       ZIPPER allows the greatest flexibility possible.  Under certain
  2998.       conditions, however, ZIPPER may become confused as to which payroll
  2999.       group you want to work with.  Should this occur, ZIPPER will ask.
  3000.  
  3001.  
  3002.                            ZIPPER Payroll User's Manual 
  3003.                                       - 49 - 
  3004.  
  3005.  
  3006.                                 PRINTING PAYCHECKS
  3007.  
  3008.       If you want ZIPPER to print your checks, you need the checks that are
  3009.       designed to be used with ZIPPER Payroll.  These checks are available
  3010.       directly from Deluxe Business Systems.  See ORDERING CHECKS.
  3011.  
  3012.       After you have finished computing your payroll you may print
  3013.       paychecks.  If you do not wish to review (Final Proof) your payroll
  3014.       records, or you have already done so, select (5) Print / Export
  3015.       Paychecks from the PAYROLL MENU.  ZIPPER will now update the Year-To-
  3016.       Date payroll records for each employee.
  3017.  
  3018.       You may now select your method of processing paychecks.  To have
  3019.       ZIPPER print your checks, select (1) Print Checks, from the CHECK
  3020.       PRINTING / EXPORTING MENU.  ZIPPER will show you your currently
  3021.       selected printing configuration, and allow you to make any changes.
  3022.       You need to select the printer that allows printing in the compressed
  3023.       (approximately 17 characters per inch) mode.  ZIPPER does not support
  3024.       the printing of paychecks on laser printers.
  3025.  
  3026.       This would be a good time to insert the ZIPPER custom paychecks forms
  3027.       into your printer.  The first time you print your checks you will need
  3028.       to do some experimenting with the alignment of your printer and the
  3029.       checks.  Your particular set-up depends on the configuration of your
  3030.       printer.  In most cases, you will need to order a special "form saver"
  3031.       or check leader to attach to your first check so that you don't waste
  3032.       a check each time you print paychecks.
  3033.  
  3034.       Once you have established the "proper alignment" for your printer, you
  3035.       should "record" this information.  Make note of this alignment, and
  3036.       perhaps make a mark on your check leader so that subsequent printing
  3037.       of checks will be easier.  For an initial setting, we recommend that
  3038.       you align the top edge of the check (the "first line") with the top of
  3039.       your printer's print head.
  3040.  
  3041.       ZIPPER now displays the number of checks that are ready to print.
  3042.       This will be the same as the number of payroll records that ZIPPER
  3043.       just updated, unless you are printing paychecks for more than one
  3044.       payroll group.  If you have created and processed more that one
  3045.       payroll group you can print paychecks for all of them at the same
  3046.       time.
  3047.  
  3048.       ZIPPER now displays the check number it thinks you will want to use
  3049.       for the next check.  If this is the first group of checks ZIPPER is
  3050.       printing the number will be zero ( 0 ).  Each time you print checks
  3051.       ZIPPER will maintain the number, and display the check number it
  3052.       thinks you will want to use at that time.  You may use the check
  3053.       number displayed by pressing [ENTER] or you may enter a new check
  3054.       number.
  3055.  
  3056.  
  3057.  
  3058.  
  3059.                            ZIPPER Payroll User's Manual 
  3060.                                       - 50 - 
  3061.  
  3062.  
  3063.       ZIPPER will now ask if you want to print one check to verify your
  3064.       printer alignment.  Choosing "NO" will have ZIPPER print all of your
  3065.       paychecks.  Choosing "YES" is the safe way to see if the alignment of
  3066.       your check and printer is correct.  Choosing "YES" will have ZIPPER
  3067.       print only the first check, and then ask you if it printed OK.  If you
  3068.       choose not to print just the first check, all of your checks will now
  3069.       print.
  3070.  
  3071.       ZIPPER will then want to know if your check(s) printed correctly.
  3072.       If it printed correctly (the alignment was correct and the printer did
  3073.       not jamb), select "YES", if not, select "NO".  Depending on your
  3074.       choice, ZIPPER will take you to the appropriate next step.
  3075.  
  3076.       If your first check did not print correctly, ZIPPER will take you back
  3077.       to where you started in printing these checks, and verify the check
  3078.       number.  ZIPPER assumes that you "trashed" the first check and
  3079.       increments the number by one.  Accept or change the number displayed,
  3080.       and once again you may print only one or all of your checks.  If the
  3081.       alignment of your first check was correct, you may now print your
  3082.       remaining checks.  You may even quit and come back later to finish
  3083.       printing your checks.
  3084.  
  3085.       If your checks printed correctly, and there were no printing errors
  3086.       (printer jammed, checks torn, etc.) then press [ENTER].  This tells
  3087.       ZIPPER that everything processed correctly.  ZIPPER will then update
  3088.       the payroll register for the check(s) it just printed.  The payroll
  3089.       cycle in now complete.
  3090.  
  3091.       If any printing errors occurred, you need to tell ZIPPER the number of
  3092.       the first check that did not correctly print.  Based on the number you
  3093.       enter, ZIPPER assumes that the checks that printed before this number
  3094.       printed OK.  These records are updated (completed) and removed from
  3095.       the list of checks you have to print.  You must enter a number that is
  3096.       between the first and last check number displayed (the check numbers
  3097.       ZIPPER thinks it just printed).
  3098.  
  3099.  
  3100.                          PRINTING CHECKS WITH QUICKEN (TM)
  3101.  
  3102.       ZIPPER provides an option to "Export" payroll check data in a format
  3103.       that can be used by Quicken.  The format used by ZIPPER is compatible
  3104.       with Quicken, Version 3.x and later.  You will need to tell ZIPPER where
  3105.       your Quicken files are located, so that ZIPPER will know where to send
  3106.       the data.  This may be done the first time you export data to Quicken,
  3107.       or from the SYSTEM MENU, select (6) QUICKEN Configuration.
  3108.  
  3109.       Payroll data will be exported to a file ZIPPERQ3.DAT, located in the
  3110.       directory that you have identified.  If you do not identify a
  3111.       directory to use, ZIPPER will use the default setting as indicated on
  3112.  
  3113.  
  3114.  
  3115.  
  3116.                            ZIPPER Payroll User's Manual 
  3117.                                       - 51 - 
  3118.  
  3119.  
  3120.       the screen.  You may change the default setting for the Drive & Path,
  3121.       and also the Category or Class for Quicken to use.  Be sure the
  3122.       directory location is entered correctly, or the file will not be
  3123.       created.
  3124.  
  3125.       The Default setting are:
  3126.  
  3127.            DRIVE & PATH : C:\Quicken
  3128.            CATEGORY     : Net Payroll
  3129.  
  3130.  
  3131.       **********************************************************************
  3132.       PREVIOUSLY CREATED ZIPPERQ3.DAT FILES WILL BE DESTROYED (OVER-WRITTEN)
  3133.       BY THE CURRENTLY CREATED ZIPPERQ3.DAT FILE.  IT IS THEREFORE IMPORTANT
  3134.           THAT EACH UNIQUE ZIPPER PAYROLL CYCLE BE IMPORTED INTO QUICKEN
  3135.                          IMMEDIATELY AFTER IT IS CREATED.
  3136.       **********************************************************************
  3137.  
  3138.  
  3139.       To export the data to Quicken, select the Export To Quicken option
  3140.       from the CHECKS MENU.  ZIPPER will take you through the steps to
  3141.       export your payroll data
  3142.  
  3143.  
  3144.                         IMPORTING PAYROLL DATA INTO QUICKEN
  3145.  
  3146.       To import the data into Quicken:
  3147.  
  3148.         1.  Quit ZIPPER
  3149.         2.  Start Quicken.
  3150.         3.  Select the Account Group you wish to use.
  3151.         4.  From the Check Register select F2-Acct/Print.
  3152.         5.  Select - 6. Import.
  3153.         6.  At the "Import From ASCII File" menu:
  3154.  
  3155.              FILE:  [ enter the filename ]
  3156.  
  3157.       Enter ZIPPERQ3.DAT  Quicken remembers your entry, so the next time you
  3158.       import you will not have to enter a filename.
  3159.  
  3160.              Include items which are transfers (Y/N):  [ enter N ]
  3161.  
  3162.         7. Quicken will import the data, and your paychecks are
  3163.            ready to print.
  3164.  
  3165.       See your Quicken User's Manual for additional information.
  3166.  
  3167.       PAYROLL VOUCHERS:  Quicken does not print payroll check stubs for your
  3168.       employees.  If you export your "checks" to Quicken, you should let
  3169.       ZIPPER print these check stubs (payroll vouchers) for you.  See
  3170.       Printing Payroll Vouchers.
  3171.  
  3172.  
  3173.                            ZIPPER Payroll User's Manual 
  3174.                                       - 52 - 
  3175.  
  3176.  
  3177.                              PRINTING PAYROLL VOUCHERS
  3178.  
  3179.       ZIPPER provides the flexibility to print paychecks, export paychecks
  3180.       to Quicken, or write checks by hand.  There are advantages to each,
  3181.       and the decision is yours to make.  You choose how you wish to "write"
  3182.       your paychecks after you have created and processed your payroll
  3183.       records.
  3184.  
  3185.       You should print payroll vouchers if ZIPPER is not printing your
  3186.       paychecks.  If ZIPPER prints your paychecks, all payroll information,
  3187.       both current and year-to-date, is included on the "pay stub" portion
  3188.       of the check.
  3189.  
  3190.       If you are sending your data to Quicken, Quicken is not capable of
  3191.       providing the detailed payroll information included on the stub
  3192.       portion of the check.  ZIPPER will export your data to Quicken and
  3193.       still print a separate payroll voucher to be included with the Quicken
  3194.       printed check.  This same option is also available if you elect to
  3195.       write your checks by hand.
  3196.  
  3197.       Payroll vouchers may be printed after the payroll records have been
  3198.       fully processed. From the PAYROLL MENU select (5) Print / Export
  3199.       Paychecks.  If you are exporting your data to Quicken, ZIPPER will ask
  3200.       you if you want to print payroll vouchers after your data has been
  3201.       exported.  You must print these payroll vouchers at this time.  If you
  3202.       do not print the vouchers at that time, you will not be allowed to
  3203.       print them later.
  3204.  
  3205.       You can print your vouchers first and export your data to Quicken
  3206.       second.  Select option (3), Print Vouchers, and then export your data.
  3207.  
  3208.       If you write checks by hand select option (3), Print Vouchers, and
  3209.       then select option (4), Manually Process Checks, after you have
  3210.       printed your vouchers.  You may then enter the numbers for the checks
  3211.       you have written.  Manually entering check numbers is optional, and
  3212.       although you are encouraged to do so, ZIPPER does not require it.
  3213.  
  3214.       If you have paychecks that are ready to be printed, ZIPPER has a
  3215.       feature that will remind you of this when you start the program.  If
  3216.       you issue your paychecks by hand, then you will need to select option
  3217.       (4) Manually Process Checks, at some point to "finalize" these
  3218.       records.  If you do not do so, then ZIPPER will not know that you have
  3219.       processed them yourself.  ZIPPER will continue to recognize these
  3220.       records as unprocessed, and remind you that you have paychecks ready
  3221.       to print the next time (and every time) you start ZIPPER.  If you
  3222.       forget to manually process paychecks after printing vouchers, you may
  3223.       do so at any time.
  3224.  
  3225.       NOTE:  Unprocessed payroll records will not be included in any printed
  3226.       payroll reports.  You must process or "finalize" these records if you
  3227.  
  3228.  
  3229.  
  3230.                            ZIPPER Payroll User's Manual 
  3231.                                       - 53 - 
  3232.  
  3233.  
  3234.       want this data to be included in any reports.  Payroll records are
  3235.       automatically "finalized" when they are printed by ZIPPER or exported
  3236.       to Quicken.
  3237.  
  3238.       Payroll vouchers are printed one to a page, and are formatted so that
  3239.       the name, address, and zipcode of the employee will be located (when
  3240.       properly folded) for the window of a standard business envelope.
  3241.  
  3242.  
  3243.                                  PRINTING REPORTS
  3244.  
  3245.       ZIPPER Payroll provides a wide range data output in the form of
  3246.       printed reports.  Because of the nature of the data, ZIPPER does not
  3247.       provide data output to the screen.  In order to take advantage of
  3248.       ZIPPER Payroll's extensive reporting capabilities, you will need a
  3249.       printer.  You may also send your reports to a disk file.
  3250.  
  3251.       With the exception of W-2 forms and payroll checks, ZIPPER supports
  3252.       all printers.  Printing of continuous W-2 forms or continuous checks
  3253.       requires a printer that can print in the compressed (17 cpi) mode.
  3254.       Printer control sequences, or codes, are sent to the printer based on
  3255.       the currently selected printer.  The selected printer may be changed
  3256.       at any time a report is printed.  Be sure that you have configured
  3257.       your printer(s) by giving ZIPPER the necessary control codes listed in
  3258.       your printer manual.  See PRINTER CONFIGURATION.
  3259.  
  3260.       Most reports (other than personnel and management reports) will
  3261.       require you to specify a date range and/or specify the employees you
  3262.       want to include.
  3263.  
  3264.  
  3265.                         SELECTING A DATE RANGE FOR REPORTS
  3266.  
  3267.       The ZIPPER Payroll Menu System will lead you through the necessary
  3268.       choices to set the various report parameters.  As an example, many of
  3269.       the reports require you to specify a report range --the period you
  3270.       want to cover in the report.  In such cases, you create the range by
  3271.       selecting the specific dates or the quarter.
  3272.  
  3273.       If you wish to select "BY SPECIFIC DATES", simply enter the Starting
  3274.       Date and Ending Date you want covered in that report.  The computer
  3275.       system date appears as the "default" Ending Date.  You may delete this
  3276.       date by pressing [F2], and then enter the date you wish to use.  The
  3277.       date range is inclusive.  If you fail to enter one of the dates,
  3278.       ZIPPER will assume you do not wish to continue.
  3279.  
  3280.       You may create a date range by selecting "BY QUARTER".  This feature
  3281.       lets you forget that silly jingle "Thirty days has September, April,
  3282.       June and November....".  Now, by selecting "3rd Quarter", ZIPPER will
  3283.       automatically enter the dates July 1, xxxx to September 30, xxxx
  3284.       (where xxxx equals the current payroll year, like 1991).  You may also
  3285.  
  3286.  
  3287.                            ZIPPER Payroll User's Manual 
  3288.                                       - 54 - 
  3289.  
  3290.  
  3291.       select the "Full Year".  This option creates the date range January 1,
  3292.       xxxx to December 31, xxxx.  If you want the report to cover a period,
  3293.       say only the month of June, simply select "BY SPECIFIC DATES".
  3294.  
  3295.  
  3296.                           SELECTING EMPLOYEES FOR REPORTS
  3297.  
  3298.       When you select a report to print, ZIPPER will ask you to specify the
  3299.       employees you want to include.  You may select (1) One employee, (2)
  3300.       Several employees, or (3) All employees.  See SELECTING EMPLOYEES.
  3301.  
  3302.       To select one employee, enter the employees last name.  Remember, you
  3303.       can do a "wildcard" search by including the asterisk ("*") with a
  3304.       partial name.
  3305.  
  3306.       If you want to create a report including several, but not all your
  3307.       employees, select (2) Several employees.  This will allow you to pick
  3308.       the employees you want to include.  You must select at least one
  3309.       employee to let ZIPPER know that you want to continue.
  3310.  
  3311.       Your printed report will indicate the date range and the type of
  3312.       employee selection where applicable.
  3313.  
  3314.       In addition to some of the specialized reports (like paychecks,
  3315.       advance checks, W-2 forms, etc.), ZIPPER provides the following
  3316.       reports.
  3317.  
  3318.         Payroll Reports
  3319.           Focus (grouped by) by Employee
  3320.           Focus (grouped by) by Pay Period
  3321.         Employee Benefits Report
  3322.         Year-To-Date Payroll Register
  3323.         Check Register
  3324.           Paycheck Register
  3325.           Advance Check Register
  3326.         Payroll Liability (Quarterly) Reports
  3327.           Federal Withholding & FICA
  3328.           Federal Unemployment (FUTA)
  3329.           State / Local Withholding
  3330.           State Unemployment (SUTA)
  3331.           State Disability (Industrial) Insurance (SDI)
  3332.           User Defined Tax
  3333.           Labor Union Dues
  3334.           Combined Liabilities Report
  3335.         Personnel & Management Reports
  3336.           Department Listing
  3337.           Employees by Departments
  3338.           Employee Birthdays
  3339.           Payroll by Department (Budget)
  3340.           SDI - Listing of Codes, Classes, & Rates
  3341.  
  3342.  
  3343.  
  3344.                            ZIPPER Payroll User's Manual 
  3345.                                       - 55 - 
  3346.  
  3347.  
  3348.                                   PAYROLL REPORTS
  3349.  
  3350.       ZIPPER provides two payroll reports.  These reports include the same
  3351.       information, but are formatted differently.  Because there is so much
  3352.       payroll information that ZIPPER maintains, this report requires a
  3353.       minimum of four pages.  That is to say that the report is four pages
  3354.       wide, even in compressed mode.  You must have a printer that prints in
  3355.       compressed mode, or a wide carriage printer capable of printing 132
  3356.       columns at 10 characters per inch.  You must assemble the pages to
  3357.       format the report correctly.
  3358.  
  3359.       You will note at the top of the report that the page header line has
  3360.       special characters at the right edge, the left edge, or both the right
  3361.       and left edge.  These characters ">" "<" help to indicate the relative
  3362.       position of the individual pages of the report.  Examples of the
  3363.       respective top lines are indicated below.
  3364.  
  3365.  
  3366.           ==========  /  =========> Indicates leftmost page.           (#1)
  3367.          <==========  /  ========>> Indicates next page to the right.  (#2)
  3368.          <<=========  /  =======>>> Indicates third page to the right. (#3)
  3369.          <<<======================  Indicates rightmost page.          (#4)
  3370.  
  3371.       After final assembly, the top line (actually the title underline) of
  3372.       the four pages should look like the sample below.
  3373.  
  3374.              [HOURS]        [INCOME]     [DEDUCTIONS]        [DED & CHECK]
  3375.        == / ========> <== / ========>> <<== / =======>>> <<<===============
  3376.  
  3377.        |            | |              | |               | |                |
  3378.        |____________| |______________| |_______________| |________________|
  3379.              |                |                |                  |
  3380.             (#1)             (#2)             (#3)               (#4)
  3381.  
  3382.  
  3383.       This report gives you all of the payroll information in one wide
  3384.       report.  You need to tape these pages together (hence the special
  3385.       character markings above) to make effective use of this information.
  3386.       This may seem a bit unwieldy, but such is the nature of the payroll
  3387.       beast.  This is the only report that requires this configuration.
  3388.  
  3389.       Selecting "Focus by Employee" will present the payroll data grouped by
  3390.       individual employees, and broken down by payroll date.  Select this
  3391.       report if you want to review payroll for individual employees.
  3392.  
  3393.       Selecting "Focus by Pay Period" will present the payroll data grouped
  3394.       according to payroll date, with individual payroll records listed in
  3395.       alphabetical order within each payroll date / group.  Select this
  3396.       report if you want to review payroll by the payroll date.
  3397.  
  3398.  
  3399.  
  3400.  
  3401.                            ZIPPER Payroll User's Manual 
  3402.                                       - 56 - 
  3403.  
  3404.  
  3405.       Both payroll reports require a date range.  You may print this report
  3406.       for one, several, or all employees.
  3407.  
  3408.  
  3409.                              EMPLOYEE BENEFITS REPORT
  3410.  
  3411.       The employee benefits report shows the amount of vacation and sick pay
  3412.       that was accrued and/or used for the period selected.  It also
  3413.       includes the amount of payroll deductions for pension or medical
  3414.       plans.  The actual balance (accumulations as of report time) for
  3415.       vacation pay as sick pay are also shown.  You may print this report
  3416.       for one, several, or all employees.
  3417.  
  3418.  
  3419.                            YEAR-TO-DATE PAYROLL REGISTER
  3420.  
  3421.       The year to date payroll register is just what the name suggests.
  3422.       ZIPPER maintains year to date totals for each employee, and this
  3423.       report provides this data.  The year to date payroll register report
  3424.       does not require a date range.  You may print this report for one,
  3425.       several, or all employees.
  3426.  
  3427.  
  3428.                                   CHECK REGISTER
  3429.  
  3430.       ZIPPER maintains two check registers, one for paychecks and one for
  3431.       advances.  Select the register you want to print, the date range you
  3432.       want to cover, and the employee(s) you wish to include.  The report
  3433.       includes the Date, Check Number, Payee (Employee), and the Amount of
  3434.       the check.  The checks are listed in numerical sequence.
  3435.  
  3436.  
  3437.                        PAYROLL LIABILITY (QUARTERLY) REPORTS
  3438.  
  3439.       These reports form the backbone of your quarterly tax liability
  3440.       reports -- the ones you file with the IRS, and various agencies in
  3441.       your state.  These reports require a date range, and will include
  3442.       every employee for whom payroll was prepared within the selected date
  3443.       range.
  3444.  
  3445.       FEDERAL WITHHOLDING & FICA:  This report will serve as the basis for
  3446.       your IRS Form 941, Employer's Quarterly Federal Tax Return.  Although
  3447.       you would generally print this report for a specific quarter, you can
  3448.       select a specific date range to calculate the amount of your periodic
  3449.       tax deposits.  This report will include all employees for whom payroll
  3450.       was processed during the selected date range.
  3451.  
  3452.       FEDERAL UNEMPLOYMENT (FUTA):  This report is similar to the one above,
  3453.       but includes information for preparing IRS Form 940, Employer's Annual
  3454.       Federal Unemployment (FUTA) Tax Return.  You can select a specific
  3455.  
  3456.  
  3457.  
  3458.                            ZIPPER Payroll User's Manual 
  3459.                                       - 57 - 
  3460.  
  3461.  
  3462.       date range to calculate the amount of your periodic tax deposits.
  3463.       This report will include all employees for whom payroll was processed
  3464.       during the selected date range.
  3465.  
  3466.       STATE / LOCAL WITHHOLDING:  This report includes information for
  3467.       preparing your state and, if applicable, local withholding tax return.
  3468.  
  3469.       STATE UNEMPLOYMENT (SUTA):  This report is similar to the Federal
  3470.       Unemployment (FUTA) report, but includes information for preparing the
  3471.       state return.
  3472.  
  3473.       STATE DISABILITY (INDUSTRIAL) INSURANCE (SDI):  This report forms the
  3474.       basis for the SDI report, if SDI is treated like a payroll tax.
  3475.  
  3476.       USER DEFINED TAX:  This report is used for states that utilize some
  3477.       type of payroll tax other than those listed above.  If you have
  3478.       created such a condition for ZIPPER to track, then this report would
  3479.       be utilized to prepare that quarterly report.
  3480.  
  3481.       LABOR UNION DUES:  If you are deducting union dues for any of your
  3482.       employees, then this report will provide the information you would
  3483.       need to report and deposit these dues with the respective labor
  3484.       unions.
  3485.  
  3486.       COMBINED LIABILITIES REPORT:  This report includes information
  3487.       regarding your entire payroll tax expense.  The report includes Gross
  3488.       Earnings, Social Security Tax (FICA), Medicare Tax (FICA) Federal
  3489.       Unemployment Tax (FUTA), State Disability Insurance (SDI), State
  3490.       Unemployment Tax (SUTA), and Other (User Defined) Payroll Tax
  3491.       Expenses.  The total payroll tax expense is also provided.
  3492.  
  3493.  
  3494.                           PERSONNEL & MANAGEMENT REPORTS
  3495.  
  3496.       DEPARTMENT LISTING:  If you wish to utilize the Payroll By Department
  3497.       report (see below), then you will need to assign each of your
  3498.       employees to a department.  You do this by creating department codes
  3499.       and descriptions.  After you have created all your departments you
  3500.       should print this report to review what you have entered. Printing
  3501.       this report will make it easier for you to assign your employees to
  3502.       their respective departments.
  3503.  
  3504.       EMPLOYEES BY DEPARTMENTS:  If you wish to utilize the Payroll By
  3505.       Department report (see below), then you will need to assign each of
  3506.       your employees to a department.  After you have made these assignments
  3507.       you should print this report to review these department assignments.
  3508.  
  3509.  
  3510.  
  3511.  
  3512.  
  3513.  
  3514.  
  3515.                            ZIPPER Payroll User's Manual 
  3516.                                       - 58 - 
  3517.  
  3518.  
  3519.       PAYROLL BY DEPARTMENT (BUDGET):  If you have assigned employees to
  3520.       various departments within your company, then this report will show
  3521.       you what your year to date gross payroll is for each of these
  3522.       departments.  It also includes a listing of each employee within that
  3523.       department, and the gross pay for each employee.
  3524.  
  3525.       EMPLOYEE BIRTHDAYS:  This is a neat little "freebie" report that you
  3526.       might want to use in your company.  It lists employee birthdays by
  3527.       months, but is discreet enough not to include the employees age.  This
  3528.       little touch could help to build esprit d'corps within your company.
  3529.       Try it!
  3530.  
  3531.       SDI - LISTING OF CODES, CLASSES, & RATES:  This report provides a
  3532.       listing of the codes, classes, and industrial insurance rates that you
  3533.       have entered.  See STATE INDUSTRIAL INSURANCE.
  3534.  
  3535.  
  3536.                           SENDING REPORTS TO THE PRINTER
  3537.  
  3538.       ZIPPER will next display the current printer settings, and give you
  3539.       the opportunity to make any changes.  Select YES to change the current
  3540.       settings.  You may change the currently selected printer, the
  3541.       currently selected printer port, or both the printer and printer port.
  3542.       ZIPPER allows you to select among any of the printers (up to 3) you
  3543.       have previously configured, and supports printing to 3 parallel ports
  3544.       (LPT1, LPT2, and LPT3), and 2 serial ports (COM1 and COM2).
  3545.  
  3546.  
  3547.                           SENDING REPORTS TO A TEXT FILE
  3548.  
  3549.       To send your report to a text file select that option.  ZIPPER will
  3550.       ask you to enter a valid DOS file name.  You may enter up to eight (8)
  3551.       letters or characters allowable by DOS.  Do not enter a period "." or
  3552.       a filename extension after the "filename".  ZIPPER will automatically
  3553.       enter a period and the file name extension ".ZPR" (Zipper Printed
  3554.       Report) to every report you sent to a disk file.  ZIPPER creates this
  3555.       file in the current directory (where your payroll database is
  3556.       located).  ZIPPER does not check to see if it will "overwrite" a
  3557.       previously created report file, so use care in selecting unique file
  3558.       names.  If you enter a file name that matches a file that already
  3559.       exists, ZIPPER will overwrite (destroy) the previously existing file
  3560.       without any warning.
  3561.  
  3562.  
  3563.                     PRINTING W-2 FORMS (Wage and Tax Statement)
  3564.  
  3565.       Printing W-2 forms is similar to printing checks; it requires the
  3566.       alignment of a preprinted form in your printer.  From the REPORTS
  3567.       MENU, select (6) W-2 Forms.
  3568.  
  3569.  
  3570.  
  3571.  
  3572.                            ZIPPER Payroll User's Manual 
  3573.                                       - 59 - 
  3574.  
  3575.  
  3576.       You can order continuous W-2 forms from Deluxe Business Systems. (See
  3577.       SYSTEM MENU, (8) Ordering Checks).  If you do not wish to purchase the
  3578.       continuous W-2 forms (maybe you only have a few to print), then you
  3579.       can simply "print your W-2's" on plain paper, and then copy the data
  3580.       to the W-2 forms you can get free from the IRS or Post Office.
  3581.  
  3582.  
  3583.       **********************************************************************
  3584.       YOUR PRINTER MUST BE ABLE TO PRINT IN THE COMPRESSED MODE (17 CPI) IN
  3585.          ORDER TO PRINT THE W-2 CONTINUOUS FORMS.  ZIPPER DOES NOT SUPPORT
  3586.                      PRINTING OF W-2 FORMS ON LASER PRINTERS.
  3587.       **********************************************************************
  3588.  
  3589.  
  3590.       ZIPPER begins by checking and verifying year end totals, and then
  3591.       creating control numbers to use for printing W-2's.  ZIPPER will print
  3592.       W-2's only for employees who have been paid during the current year.
  3593.       ZIPPER will let you know how many W-2's you have to print, and ask you
  3594.       if you want to print the first W-2 to check the alignment of your
  3595.       printer.  Since the alignment of these forms is critical, we suggest
  3596.       that you print the first one, and adjust your printer as necessary.
  3597.  
  3598.       ZIPPER will allow you to print the first W-2 as many times as
  3599.       necessary to get the alignment of your printer and forms correct.
  3600.       Once you have the alignment correct, select "NO".  This tells ZIPPER
  3601.       you want to print all your W-2's.  ZIPPER considers any previously
  3602.       printed W-2's as "test alignment printings", and will now print ALL
  3603.       your W-2's (including any previously printed "first W-2's").
  3604.  
  3605.       Box 1 (upper left corner) of the W-2 form is labeled as "Control
  3606.       number".  The IRS does not use this information, but it allows us to
  3607.       sequentially number your W-2's.  We do this in the event you have a
  3608.       printing error of some type, and one or more of your W-2's will need
  3609.       to be reprinted.  After ZIPPER has printed (or thinks it has printed)
  3610.       all your W-2's, it will ask if they all printed correctly.  If no
  3611.       printing problems occurred, select "NO", and W-2 printing has been
  3612.       completed.
  3613.  
  3614.       If printing errors occurred, select "YES".  ZIPPER will ask you for
  3615.       the number of the first W-2 that did not print correctly.  This
  3616.       question refers to the control number in Box 1 of the W-2 form.  Enter
  3617.       the control number of the first W-2 that needs to be reprinted.
  3618.       ZIPPER will once again allow you to test print and align your printer
  3619.       and forms.  After the alignment issue is resolved (note that ZIPPER
  3620.       will again print the first W-2 for testing alignment; this is not an
  3621.       error, it's just the easiest way for us to do it), ZIPPER will print
  3622.       the remaining W-2's, beginning with the first W-2 you indicated as
  3623.       printing incorrectly.
  3624.  
  3625.  
  3626.  
  3627.  
  3628.  
  3629.                            ZIPPER Payroll User's Manual 
  3630.                                       - 60 - 
  3631.  
  3632.  
  3633.       After you have successfully printed all your W-2's, ZIPPER will ask
  3634.       you if you want to print a summary W-2.  If you leave your printer
  3635.       just where it is, ZIPPER print one additional W-2 form with the totals
  3636.       of all your W-2's.  This is the information you need to complete your
  3637.       Form W-3.  (The layout of the Form W-3 is different than the Form W-2,
  3638.       and ZIPPER does not directly provide printing of the Form W-3).  This
  3639.       report may also be printed from the REPORTS MENU, (7) W-3 Report (W-2
  3640.       Totals).
  3641.  
  3642.       ZIPPER will allow you to print W-2's at any time, but we assume that
  3643.       you would only want to do so AFTER you have processed all payroll for
  3644.       the year.  The information included on the W-2 forms is the year-to-
  3645.       date totals for each employee.  If you print W-2's, and then process
  3646.       more payroll for the year, your previously printed W-2's will be
  3647.       incorrect.
  3648.  
  3649.  
  3650.       **********************************************************************
  3651.       PRINTING W-2's (AND THEN YOUR W-3 REPORT) SHOULD BE THE LAST THING YOU
  3652.                          DO FOR THE "ACTIVE PAYROLL YEAR".
  3653.       **********************************************************************
  3654.  
  3655.  
  3656.       Please note that ZIPPER does not make any entries in Box 6 of the W-2
  3657.       form.  You will need to manually check any of the boxes that apply.
  3658.       See IRS Publication 393, Federal Employment Tax Forms.
  3659.  
  3660.  
  3661.                             DESTROYING PAYROLL RECORDS
  3662.  
  3663.       This feature provides the means to delete individual payroll records
  3664.       prior to the completion of payroll.
  3665.  
  3666.       Consider a new payroll sequence.  At some point after creating a
  3667.       "payroll group", you realize that you did not intend to prepare
  3668.       payroll for one of the employees in the group.  You might need to
  3669.       prepare payroll for all but one of your employees (for whatever
  3670.       reason), and do not want create a Special Payroll to do so.  Now What?
  3671.  
  3672.       ZIPPER can handle each of these conditions.  You may Destroy one, 
  3673.       several, or all of the payroll records you have created.
  3674.  
  3675.       To understand how destroy works, it helps to understand how ZIPPER
  3676.       handles payroll records.  When you first create a payroll group,
  3677.       ZIPPER makes a new payroll record for each employee included in the
  3678.       group.  These payroll records are placed in a "temporary work area";
  3679.       call this Work Area 1.  While these payroll records are in Work Area
  3680.       1, you can enter or change any of the payroll information needed to
  3681.  
  3682.  
  3683.  
  3684.  
  3685.  
  3686.                            ZIPPER Payroll User's Manual 
  3687.                                       - 61 - 
  3688.  
  3689.  
  3690.       complete each payroll record (Hours Worked, Benefit Hours Paid,
  3691.       Salary, Tips, Commission, Other Income, and any Deductions).  These
  3692.       records are accessible in this work area at any time, up until you
  3693.       Compute Payroll (begin Automated Payroll Processing).
  3694.  
  3695.       AUTOMATED PAYROLL PROCESSING performs all calculations necessary to
  3696.       complete these payroll records based on the information previously
  3697.       entered for each employee, and the data you have entered in the
  3698.       current payroll record.  After automated processing is completed, the
  3699.       payroll records are moved to Work Area 2.
  3700.  
  3701.       To Destroy Payroll Records that have not been through Automated
  3702.       Payroll Processed (still located in Work Area 1), select (6) Destroy
  3703.       Payroll Records from the PAYROLL MENU.  ZIPPER will then warn you of
  3704.       the number of records you are about to delete, and ask you to confirm
  3705.       this decision.  Select "NO" to abort this decision.  Select "YES" and
  3706.       they are gone!
  3707.  
  3708.       Payroll records can only be Destroyed when they are located in Work
  3709.       Area 1.  If you want to Destroy a payroll record that has already been
  3710.       processed (but not yet printed or exported), it must be returned from
  3711.       Work Area 2 to Work Area 1.  Since the Destroy feature works on EVERY
  3712.       RECORD located in Work Area 1, you want to select only those records
  3713.       (in Work Area 2) that you want to Destroy (move to Work Area 1).
  3714.  
  3715.       Selecting payroll records is done by using the Final Proof Payroll
  3716.       Records feature.  See PROOFING PAYROLL RECORDS.
  3717.  
  3718.       After selecting the payroll records you want (to Destroy), ZIPPER
  3719.       "unprocesses" each of these records, and returns them to Work Area 1.
  3720.       This is the same process you would use if you wanted to correct a
  3721.       payroll record.  Selected records can now be Edited or Destroyed.
  3722.       Select (6) Destroy Payroll Records to eliminate the records you have
  3723.       selected.  ZIPPER will always ask you to confirm any records selected
  3724.       for Destruction.
  3725.  
  3726.       Once you have selected a payroll record for Destruction it has been
  3727.       "separated" from it's payroll group (still located in Work Area 2).
  3728.       If you decide not to delete this record(s), you need to "reunite" this
  3729.       record with it's group.  This is done by once again Computing Payroll
  3730.       (Automated Processing).  ZIPPER recalculates all amounts for each
  3731.       record, and transfers it back to Work Area 2.
  3732.  
  3733.  
  3734.                                  WHAT-IF ANALYSIS
  3735.  
  3736.       One of the benefits of providing a feature of this type is that it
  3737.       gives you the ability to create a payroll group just to calculate
  3738.       and/or evaluate any type of payroll scenario.  You can create a
  3739.       payroll group, calculate payroll, and print the Payroll Proof Report
  3740.  
  3741.  
  3742.  
  3743.                            ZIPPER Payroll User's Manual 
  3744.                                       - 62 - 
  3745.  
  3746.  
  3747.       to see the effects of this payroll.  You can change these records (See
  3748.       PROOFING PAYROLL RECORDS), and print another Payroll Proof Report.
  3749.       After you are through "playing around", you can Destroy these records.
  3750.       The records are gone, and will have no effect on your companies' data.
  3751.       This is sometimes referred to as "What-If Analysis".  This type of
  3752.       feature lets you see exactly what your payroll costs might be if your
  3753.       business needs to bid jobs, and part of your bid a based on labor
  3754.       costs.
  3755.  
  3756.       Taking this analysis one step further, you could even compute the cost
  3757.       of state and federal payroll taxes on a hypothetical payroll.  To do
  3758.       this, select your payroll group, and use a payroll date that is in the
  3759.       future (to help identify this group).  Process your payroll (print the
  3760.       checks with your printer turned off), and then print the quarterly
  3761.       reports for that payroll period (enter the specific payroll date).
  3762.       Remember, ZIPPER allows you to process quarterly reports for any date
  3763.       range you select. not just by quarters.
  3764.  
  3765.       After you have finished this analysis, be sure to UNDO any "what-if"
  3766.       payroll you have created.  See UNDO / REDO.
  3767.  
  3768.  
  3769.                                      ADVANCES
  3770.  
  3771.       ZIPPER makes it easy to provide payroll advances for employees.
  3772.       ZIPPER maintains a running total for the advances that you prepare, so
  3773.       that you will know how much you have advanced an employee (balance)
  3774.       when you prepare a new advance or prepare a regular paycheck.  The
  3775.       balance amount is advisory only, and ZIPPER does not restrict the
  3776.       amount you pay (advance) or deduct from a paycheck.
  3777.  
  3778.       Advances are created by selecting (1) Create New Advances from the
  3779.       ADVANCES MENU.  You may prepare advances for one employee or several
  3780.       at a time.
  3781.  
  3782.       If you select (1) One Employee, ZIPPER will ask you for the employee's
  3783.       name.  Enter the name in full, or use a wildcard (*) search.
  3784.  
  3785.       If you select (2) Several Employees, ZIPPER will provide you with a
  3786.       "Pick / Check" form to select the employees you wish to include.
  3787.       ZIPPER will list only "Active" employees.  Press any key to select an
  3788.       employee, press the [SPACE BAR] to unselect any previously selected
  3789.       employee.  Press [ENTER] or [F8] to move down the list.  Press [F7] to
  3790.       move back up the list of employees.  If you have more employees than
  3791.       will fit in the window, you may scroll downward [F8] or upward [F7] to
  3792.       get to the employee you want.  Employee names are listed in
  3793.       alphabetical order.  Select as few or as many employees as you wish.
  3794.  
  3795.       You may select additional employees in another session if you forget
  3796.       to include an employee.  You may add to this list at any time prior to
  3797.       printing (or exporting) advance checks.
  3798.  
  3799.  
  3800.                            ZIPPER Payroll User's Manual 
  3801.                                       - 63 - 
  3802.  
  3803.  
  3804.       Once an employee is selected for an advance this payroll record cannot
  3805.       be deleted until it has been fully processed.  The completed advance
  3806.       may be deleted later (See UNDO / REDO).
  3807.  
  3808.       After you have selected the employees (one or several) you wish to
  3809.       include, ZIPPER will ask you for the date you wish to use for the
  3810.       currently selected advance(s).  ZIPPER gives you the current date as
  3811.       the default.  Press [ESC] to use this date, or enter a new date and
  3812.       press [ESC].
  3813.  
  3814.       To enter a new date you can type over the date that is shown, or press
  3815.       [F2] to blank the field.  A valid date must be entered.
  3816.  
  3817.       ZIPPER will show you a list of each of the employees you have
  3818.       selected.  The Year-To-Date Balance (how much each employees owes you)
  3819.       is also displayed.  Enter the amount of the advance you wish to pay
  3820.       each of the selected employees.  You must enter an amount for each
  3821.       employee, and the amount must be greater than zero.  You may not enter
  3822.       a negative amount.  Press [ESC] after you have entered an amount for
  3823.       each employee, and are returned to the ADVANCES MENU.  You may now
  3824.       print or export (to Quicken) these checks.  If you wish to change the
  3825.       amount of any advance, you may do so up until such time as the checks
  3826.       print, simply select (2) Edit Advances.
  3827.  
  3828.  
  3829.                               PRINTING ADVANCE CHECKS
  3830.  
  3831.       Choose (3) Print Advance Checks.  ZIPPER checks to see that amounts
  3832.       have been entered for all advances.  If proper amounts have been
  3833.       entered you may print or exports these checks. If you have forgotten
  3834.       to enter an amount you will be returned to the data entry screen where
  3835.       you can do so.  If you have entered a negative amount (less than
  3836.       zero), you will likewise be returned.
  3837.  
  3838.       Advance checks are printed / exported like paychecks.  See CHECK
  3839.       PRINTING / EXPORTING.
  3840.  
  3841.       If you are using ZIPPER Custom Payroll Checks, align them in the same
  3842.       way you do paychecks.  ZIPPER does not provide the ability to print
  3843.       Payroll Vouchers for advances.
  3844.  
  3845.  
  3846.                                 DEDUCTING ADVANCES
  3847.  
  3848.       Advances paid to employees are recovered by payroll deduction.  This
  3849.       is done when you process payroll (Normal Payroll or Special Payroll).
  3850.       When you prepare payroll enter the amount you wish to deduct from that
  3851.       employee.  The Current (advance) Balance (the amount this employee
  3852.       owes you) is displayed to the right of where you enter the amount you
  3853.       wish to deduct.  The Current Balance is "advisory" only.  You may
  3854.  
  3855.  
  3856.  
  3857.                            ZIPPER Payroll User's Manual 
  3858.                                       - 64 - 
  3859.  
  3860.  
  3861.       deduct as much or as little as you wish during the current payroll.
  3862.       ZIPPER maintains a running balance for each employee, and the Current
  3863.       Balance will always be displayed a payroll time.
  3864.  
  3865.       If you deduct an amount greater than an employee owes you, it will
  3866.       appear at the next payroll as a negative (-) amount.  If you have
  3867.       "overcharged" an employee for an advance, you must process an advance
  3868.       for the amount you have overcharged.  An overcharged advance cannot be
  3869.       corrected by payroll processing.  You can ignore a negative balance
  3870.       (as long as the employee does not object) because the Current Balance
  3871.       does not effect payroll, withholding, or tax liability.  ZIPPER treats
  3872.       advances as a "loan".
  3873.  
  3874.  
  3875.                                      UTILITIES
  3876.  
  3877.       Option (5) of the MAIN MENU brings up the UTILITIES MENU.  The
  3878.       Utilities module provides three options:
  3879.  
  3880.               (1)  Check Data Pointers (Database Integrity)
  3881.               (2)  Compress (Pack) Database
  3882.               (3)  Create New Year
  3883.  
  3884.       CHECK DATA POINTERS (DATABASE INTEGRITY):  Your data is stored in a
  3885.       file on your hard disk drive.  Each piece of data also contains a
  3886.       "pointer" to show where the next piece of data is located.  Sometimes,
  3887.       due to power fluctuations, power failures, or other reasons, you data
  3888.       may be damaged.  This damage can be to the actual data or to the data
  3889.       pointer.
  3890.  
  3891.  
  3892.       **********************************************************************
  3893.               A LOSS OF DATA IS NOT DUE TO AN ERROR IN YOUR SOFTWARE.
  3894.       **********************************************************************
  3895.  
  3896.  
  3897.       Lost and damaged data and data pointers occur due to power
  3898.       fluctuations (like someone switching on the photo-copier at just the
  3899.       wrong moment), power failures, a "hung" computer due to memory errors,
  3900.       or other events of this type.  You can be assured, that this will
  3901.       happen to you at some time.  It is a fact of life with computers.
  3902.       That is why you back-up your data.
  3903.  
  3904.       ZIPPER provides you with a method to check the reliability of your
  3905.       data, before you save it (back-it-up).  This provides an advantage
  3906.       over commercial backup procedures, in that these other methods do not
  3907.       check the integrity of your data prior to saving it.  It is therefore
  3908.       possible to continually save corrupted or unreliable data, over a long
  3909.       period of time, without your knowing that a problem exists.
  3910.  
  3911.  
  3912.  
  3913.  
  3914.                            ZIPPER Payroll User's Manual 
  3915.                                       - 65 - 
  3916.  
  3917.  
  3918.       Without being overly technical, what THE ZIPPER is doing, is checking
  3919.       the condition of the "data pointer chain".  The data pointers provide
  3920.       a highway map of your data.  Each location of data "points" to the
  3921.       next location, until the end of the data is encountered.  Due to the
  3922.       events described above, it is possible for these pointers to become
  3923.       broken.  When that happens, the highway map is broken, and all data
  3924.       located beyond the break cannot be found.
  3925.  
  3926.  
  3927.       **********************************************************************
  3928.       IT IS POSSIBLE TO ENTER NEW DATA BEYOND POINTERS.  DATA ENTERED BEYOND
  3929.                           A BROKEN POINTER WILL BE LOST.
  3930.       **********************************************************************
  3931.  
  3932.  
  3933.       With this feature, ZIPPER checks the data tables to verify the
  3934.       pointers are intact.  The progress will be updated to the screen as
  3935.       the pointers are checked.  This will happen fairly rapidly on a
  3936.       "quick" computer.  The process will be halted only if problems are
  3937.       encountered.   You may utilize this option as often as you like.
  3938.  
  3939.  
  3940.       **********************************************************************
  3941.       YOU SHOULD UTILIZE THIS FEATURE PRIOR TO MAKING A BACK-UP COPY OF YOUR
  3942.                                    PAYROLL DATA.
  3943.       **********************************************************************
  3944.  
  3945.       If a broken pointer is encountered, you have several options. Your
  3946.       choice will likely be a function of the amount of data you might lose,
  3947.       and how valuable the data is to you. Your options are:
  3948.  
  3949.       (1)  Accept your losses, and re-enter all of the lost data.  This
  3950.       assumes you know what data you lost.
  3951.  
  3952.       (2)  Restore the data from a previous back-up.  This assumes that you
  3953.       have made regular data backups, and the data you intend to restore is
  3954.       fairly recent.  Very "old data", or data that is missing many recent
  3955.       entries, is not of much value.  If you rely on an old back-up, you
  3956.       will still need to re-enter the data that is not included in the
  3957.       backup you use.
  3958.  
  3959.       (3)  You can send your database, with any or all backups you have made
  3960.       (PLEASE - COPIES ONLY), to SOFTCRAFT.  We can also ATTEMPT to restore
  3961.       your data.
  3962.  
  3963.       **********************************************************************
  3964.          DO NOT SEND ANY DATA OR FILES TO SOFTCRAFT FILES WITHOUT MAKING
  3965.          ARRANGEMENTS IN ADVANCE.   THIS SERVICE CAN ONLY BE PROVIDED TO
  3966.                                  REGISTERED USERS.
  3967.       **********************************************************************
  3968.  
  3969.  
  3970.  
  3971.                            ZIPPER Payroll User's Manual 
  3972.                                       - 66 - 
  3973.  
  3974.  
  3975.  
  3976.       There is a cost for loosing data, the cost will be up to you.  The
  3977.       more frequently you check the data pointers and back-up your data, the
  3978.       smaller your loss will be.  The frequency of your back-ups should
  3979.       reflect the value you place on your data.  We consider payroll data to
  3980.       be critical, and the few extra minutes you take each week (payroll) to
  3981.       check the data pointers and do a back-up will be time well spent.
  3982.  
  3983.  
  3984.       **********************************************************************
  3985.           WE RECOMMEND THAT YOU CHECK YOUR DATA POINTERS AND BACK-UP YOUR
  3986.                              DATA AFTER EVERY PAYROLL.
  3987.       **********************************************************************
  3988.  
  3989.  
  3990.  
  3991.                              COMPRESS (PACK) DATABASE:
  3992.  
  3993.       Packing your payroll database reclaims the unused spaces in the data
  3994.       file.  These unused spaces are created as a result of normal payroll
  3995.       processing.  Packing the database may be done at any time, and as
  3996.       frequently as you like.  Packing the database will improve the
  3997.       performance (reduce access time) of your payroll processing.
  3998.  
  3999.  
  4000.       **********************************************************************
  4001.         DO NOT COMPRESS (PACK) YOUR PAYROLL DATABASE WITHOUT HAVING CHECKED
  4002.             THE DATA POINTERS, AND MAKING A BACK-UP COPY OF YOUR DATA.
  4003.       **********************************************************************
  4004.  
  4005.  
  4006.       **********************************************************************
  4007.       HAVING A RELIABLE BACK-UP COPY OF YOUR DATA WILL HELP YOU AVOID A LOSS
  4008.                                      OF DATA.
  4009.       **********************************************************************
  4010.  
  4011.  
  4012.       **********************************************************************
  4013.         PACKING A PAYROLL DATABASE THAT CONTAINS BROKEN DATA POINTERS WILL
  4014.         RESULT IN AN UNRECOVERABLE LOSS OF ALL DATA BEYOND THE BREAK IN THE
  4015.                                   POINTER CHAIN.
  4016.       **********************************************************************
  4017.  
  4018.  
  4019.  
  4020.                                 CREATING A NEW YEAR
  4021.  
  4022.       This option creates a new payroll database for the next (new) year.
  4023.       ZIPPER simply clones your current payroll database, keeping ALL
  4024.       employee records, and resetting the year-to-date totals to zero - just
  4025.       like it was a new year.  You may do this at any time, but you should
  4026.  
  4027.  
  4028.                            ZIPPER Payroll User's Manual 
  4029.                                       - 67 - 
  4030.  
  4031.  
  4032.       wait until you have processed all payroll for the "old" year.  This
  4033.       will insure that all accumulated totals (Vacation Pay, Sick Pay, &
  4034.       Advances) will be correct.
  4035.  
  4036.  
  4037.       **********************************************************************
  4038.          YOU MAY NOT PROCESS PAYROLL WITH THIS NEW DATABASE UNTIL YOU HAVE
  4039.                               UPDATED THE TAX TABLES.
  4040.       **********************************************************************
  4041.  
  4042.  
  4043.       Since the payroll database files for the new year have the same name
  4044.       as your current year payroll database (ZIPPER1.RBF, ZIPPER2.RBF, and
  4045.       ZIPPER3.RBF), ZIPPER cannot let you build a new payroll database in
  4046.       the same location as your present payroll database.  ZIPPER needs to
  4047.       create a new DOS directory to hold your new payroll database.
  4048.  
  4049.       ZIPPER will be prompt you for the Drive and Directory Name or Path
  4050.       where you want to locate your new payroll database.  Enter the single
  4051.       letter for the drive you wish to use (C, D, E, F, etc.), and enter a
  4052.       legal DOS directory name.
  4053.  
  4054.       For Example:  Suppose your active ZIPPER payroll database is located
  4055.       at C:\ZIPPER.  You want to create your new ZIPPER payroll database in
  4056.       the same disk drive (Drive C), and in the directory named NEWZIP.
  4057.       Enter the directory as \NEWZIP . Be sure to enter the backslash [ \ ],
  4058.       and do not include a backslash at the end of the directory name.  You
  4059.       can make the new directory a subdirectory of \ZIPPER by entering
  4060.       \ZIPPER\NEWZIP as the directory.
  4061.  
  4062.  
  4063.       **********************************************************************
  4064.          IF YOU ENTER AN INVALID DIRECTORY NAME, OR THE DIRECTORY ALREADY
  4065.       EXISTS, YOU WILL RECEIVE AN ERROR MESSAGE TELLING YOU THAT ZIPPER WAS
  4066.                        NOT ABLE TO CREATE THE NEW DATABASE.
  4067.       **********************************************************************
  4068.  
  4069.  
  4070.       Creating a new year will take a few moments, depending on the speed of
  4071.       your computer.
  4072.  
  4073.       NOTE: Employee records were created for every employee in your old
  4074.       payroll database, including [I]nactive and [T]erminated employees.  If
  4075.       you wish to delete any of these employees you may do so at any time.
  4076.  
  4077.       Your original payroll database (for the current year) remains
  4078.       unaltered.  After the year is through, you might want to copy the
  4079.       *.RBF files to a floppy disk (you will need a high density diskette,
  4080.       1.2 MB or 1.44 MB) to do this.  Consider compressing these files using
  4081.       a compression utility like PKZIP, from PKWARE, (also a shareware
  4082.       program) to simplify this task and save space.
  4083.  
  4084.  
  4085.                            ZIPPER Payroll User's Manual 
  4086.                                       - 68 - 
  4087.  
  4088.  
  4089.       In order to work, ZIPPER must have access to the program files that
  4090.       came with your ZIPPER product.  These files are ZIPPER.EXE,
  4091.       ZIPPER.OVL, and ZIPPER.MSG.  Make sure the the program files are in
  4092.       the DOS PATH (PATH=C:\ZIPPER), and that you are located in this new
  4093.       directory (C:\NEWZIP) when you start the ZIPPER.
  4094.  
  4095.  
  4096.                              INSTALLING NEW TAX TABLES
  4097.  
  4098.       After you have created a payroll database to process payroll for the
  4099.       new year, you must install the updated tax tables for this new year.
  4100.  
  4101.  
  4102.       **********************************************************************
  4103.           NEW TAX TABLES ARE SUPPLIED ONLY TO REGISTERED USERS OF ZIPPER
  4104.                                      PAYROLL.
  4105.       **********************************************************************
  4106.  
  4107.  
  4108.       Purchase and registration of ZIPPER Payroll provides one year of
  4109.       technical support and one set of updated tax tables.  Continued
  4110.       technical support and tax table updates are provided for a modest
  4111.       annual update fee.  See the README.DOC file.
  4112.  
  4113.       Install new tax tables from the SYSTEM MENU (3) Payroll Tax Rates &
  4114.       Tables, (4) Install New Tax Tables (Federal & State).
  4115.  
  4116.       The tax table databases for the new year (ZIPxxTZ?.RBF) must be
  4117.       located in the same DOS directory as your new payroll database.  If
  4118.       the tax tables are not present, ZIPPER will not be able to configure
  4119.       itself for your needs.  Tax table updates are supplied by SOFTCRAFT.
  4120.       These files should be copied to the DOS directory where you have
  4121.       located your payroll database for the new year.  ZIPPER install new
  4122.       Federal and State Tax Tables, but does not modify any city / local tax
  4123.       tables you have created.  You will need to update any local tax tables
  4124.       you have created.  See UPDATING LOCAL TAX TABLES.
  4125.  
  4126.       Be sure to copy the new calendar files (ZIPCAL.1 through ZIPCAL.12) to
  4127.       the directory where your new payroll database is located.
  4128.  
  4129.  
  4130.  
  4131.  
  4132.  
  4133.  
  4134.  
  4135.  
  4136.  
  4137.  
  4138.  
  4139.  
  4140.  
  4141.  
  4142.                            ZIPPER Payroll User's Manual 
  4143.                                       - 69 - 
  4144.  
  4145.  
  4146.                                     UNDO / REDO
  4147.  
  4148.  
  4149.       **********************************************************************
  4150.        USE CARE WITH THESE FEATURES.  ONCE YOU HAVE DELETED PAYROLL RECORDS
  4151.                              THEY ARE GONE - FOREVER.
  4152.       **********************************************************************
  4153.  
  4154.  
  4155.       If you have spent any amount of time manually preparing payroll, it
  4156.       should be obvious to you that making payroll errors is something that
  4157.       happens.  In designing ZIPPER we assumed that mistakes would be made,
  4158.       and we wanted to give you the ability to correct your mistakes without
  4159.       requiring a seemingly endless number of steps.   The Undo / Redo
  4160.       features make it easy to correct your mistakes, but proceed with
  4161.       caution; the changes you make may have significant consequences.
  4162.  
  4163.       Since ZIPPER allows for easy error correction while processing payroll
  4164.       (See PROOFING PAYROLL RECORDS and DESTROYING PAYROLL), what we are now
  4165.       discussing is correction of payroll errors after you have printed or
  4166.       exported your payroll. ZIPPER provides the ability to correct the
  4167.       following types of these "after the fact" errors.
  4168.  
  4169.        Incorrect payroll date(s)
  4170.        Incorrect payroll - Individual payroll (employee) record
  4171.        Incorrect payroll - Entire payroll group (sequence)
  4172.        Incorrect advance - Individual payroll (employee) record
  4173.  
  4174.       Before making any changes, it is very important that you understand
  4175.       how this data is maintained, and what effect any changes will have.
  4176.       You may wish to review DESTROYING PAYROLL RECORDS.
  4177.  
  4178.       INCORRECT PAYROLL DATES:  ZIPPER maintains a "register" of the payroll
  4179.       that you process.  Each payroll group is given an internal sequence
  4180.       number (you do not need to know this number), and every record in that
  4181.       group "knows" that number.  Since this register maintains data for
  4182.       each record within that group, changes that you make to the register
  4183.       information will effect every record in that group.
  4184.  
  4185.       If you need to change any of the payroll dates, you begin by selecting
  4186.       the specific payroll group that needs to be changed.  A "Pick / Check"
  4187.       menu form is provided for your selection.  If you select more than one
  4188.       payroll group, ZIPPER will remind you that this is not allowed.  You
  4189.       will be returned to the Pick / Check Menu.  When you have made your
  4190.       selection, you will be allowed to edit the payroll dates for this
  4191.       payroll group.  You can press [F2] to first blank the field, or type
  4192.       over the date displayed.  After you have made all of the changes you
  4193.       wish, Press [ESC].
  4194.  
  4195.  
  4196.  
  4197.  
  4198.  
  4199.                            ZIPPER Payroll User's Manual 
  4200.                                       - 70 - 
  4201.  
  4202.  
  4203.       The Beginning Date and Ending Date of the Pay Period are more of an
  4204.       "informational" type of data.  Changing either of these dates only
  4205.       effects the information that is printed on checks, payroll vouchers,
  4206.       or reports.  Changing the Payroll Date, however, could effect your tax
  4207.       liability, and the period in which it is owed.
  4208.  
  4209.       Say you created a payroll group with a Payroll Date of 10/1/91.  The
  4210.       Pay Period dates for this group is 09/15/91 to 09/30/91.  Even though
  4211.       you processed this payroll and paid your employees on 10/1/91, you
  4212.       realize that this payroll should be charged to September, not October.
  4213.       September is in the 3rd quarter, October is in the 4th quarter.
  4214.       Changing the payroll date from 10/1/91 to 9/30/91 will shift the tax
  4215.       liability for this payroll from the 4th quarter to the 3rd quarter.
  4216.  
  4217.       As always, ZIPPER will assume that you know what you are doing, and
  4218.       will allow you to make such changes.  YOU SHOULD NOT MAKE CHANGES TO
  4219.       THE PAYROLL DATES AFTER YOU HAVE PROCESSED YOUR QUARTERLY REPORTS (The
  4220.       ones you file with the IRS and your state).
  4221.  
  4222.       UNDO PAYROLL RECORD(S):   There may come a day when you process
  4223.       payroll, print your payroll checks, and then realize that you paid an
  4224.       employee who no longer works for you (the employee's payroll status
  4225.       was not changed to (T)erminated), or you overpaid or underpaid some
  4226.       employee.  Now what?  You may even process a complete payroll group,
  4227.       print or export the checks, and then realized that you have paid the
  4228.       wrong group of employees.  Now What?  ZIPPER provides the ability to
  4229.       easily overcome each of these type of errors.
  4230.  
  4231.       UNDO INDIVIDUAL PAYROLL RECORD(S):   In the case of underpaying an
  4232.       employee you might consider issuing a "supplemental" payroll check.
  4233.       You can do this by processing a "Special Payroll"  See PROCESSING
  4234.       PAYROLL - SPECIAL PAYROLL.  If, however, you decide the only way to
  4235.       remedy the error you have made is to delete the payroll record, then
  4236.       proceed to do so.
  4237.  
  4238.       In this case ZIPPER will remove all traces of the payroll record(s)
  4239.       that you select.  The Payroll Register is updated to reflect the new
  4240.       number (one less) of records.  The Year-To-Date Payroll Register for
  4241.       the individual employee is also updated.  When this processing is
  4242.       completed it will be as though this employee had not been paid on the
  4243.       occasion(s) that you select.  No muss, no fuss, NO AUDIT TRAIL; just
  4244.       gone!
  4245.  
  4246.  
  4247.       **********************************************************************
  4248.        REMEMBER, YOU CANNOT UNDO AN UNDO! ONCE YOU HAVE DELETED (UNDONE) AN
  4249.                         PAYROLL RECORD IT IS GONE FOR GOOD.
  4250.       **********************************************************************
  4251.  
  4252.  
  4253.  
  4254.  
  4255.  
  4256.                            ZIPPER Payroll User's Manual 
  4257.                                       - 71 - 
  4258.  
  4259.  
  4260.       If you compare this feature to a "manual" system, it is just like
  4261.       tearing up the check and drawing a line through the entry in your
  4262.       payroll register.
  4263.  
  4264.       To UNDO a payroll record you begin by identifying the employee who's
  4265.       record(s) you want to delete.  Enter the employee's last name exactly
  4266.       as it is spelled or use a wildcard (*) search.  When you have selected
  4267.       the proper employee, ZIPPER will present you with a list of every
  4268.       payroll record for that employee.  The payroll records are listed in
  4269.       descending order, with the most recent payroll listed first.
  4270.  
  4271.       Select any payroll record you wish to delete by pressing any key; a
  4272.       check mark will appear.  You may unselect any selection you have made
  4273.       by pressing the [SPACE BAR] when the cursor is at a check mark.  Press
  4274.       [ENTER] or [F8] to move down the list.  Press [F7] to move back up the
  4275.       list of payroll records.  Press [ESC] after selecting all the records
  4276.       you want to delete.
  4277.  
  4278.       After selecting payroll records, ZIPPER will ask you to confirm the
  4279.       selection(s) you have made.  Choosing "NO" will unselect all the
  4280.       records you have selected.  Choose "YES" and they are gone!
  4281.  
  4282.       UNDO PAYROLL GROUP:   Undoing a payroll group works like Undoing an
  4283.       individual record.  The only difference is that you select the group
  4284.       you wish to delete, and ZIPPER repeats the process for every employee
  4285.       record within that group.
  4286.  
  4287.       ZIPPER presents you with a list of every payroll group you have
  4288.       created.  They are listed in descending order, with the most recently
  4289.       prepared payroll listed first.  Again, use any key to select, and the
  4290.       [SPACE BAR] to unselect any previously selected record(s).
  4291.  
  4292.       ZIPPER allows you to Undo only one payroll group at a time.  If you
  4293.       select more than one payroll group ZIPPER will warn you that you may
  4294.       not do so, and return you to the Payroll Register to make your
  4295.       selection over.  In the meantime, ZIPPER has already unselected every
  4296.       record that you have selected.  This time make ONLY ONE SELECTION.
  4297.       You may also press [ESC] to abort this process.
  4298.  
  4299.       If you select a group to Undo, ZIPPER will ask you to confirm the
  4300.       selection you have made.  Choosing "NO" will unselect the payroll
  4301.       group you have selected.  Choose "YES", and each record is gone!
  4302.  
  4303.  
  4304.       **********************************************************************
  4305.        REMEMBER, YOU CANNOT UNDO AN UNDO!  ONCE YOU HAVE DELETED (UNDONE) A
  4306.             PAYROLL GROUP, EVERY RECORD IN THAT GROUP IS GONE FOR GOOD.
  4307.       **********************************************************************
  4308.  
  4309.  
  4310.  
  4311.  
  4312.  
  4313.                            ZIPPER Payroll User's Manual 
  4314.                                       - 72 - 
  4315.  
  4316.  
  4317.       UNDO ADVANCES:  Undo(ing) an advance works just like undoing an
  4318.       individual payroll record, with one small difference.  Undoing
  4319.       advances combines the abilities of the Destroy feature with the Undo
  4320.       feature.  ZIPPER allows you to select from every record in the Payroll
  4321.       Advance Register.  The records are listed with the most recently dated
  4322.       records first.  You may select advances that have already been
  4323.       processed (printed or exported), or advances that have not been
  4324.       processed.  ZIPPER knows the difference, and will update the Year-To-
  4325.       Date totals appropriately for each employee.
  4326.  
  4327.       If you delete an advance that has already been processed, ZIPPER does
  4328.       not know if you have already deducted all, or any part of this advance
  4329.       (while processing payroll).  If you delete such a record, and you have
  4330.       already deducted some or all of this amount in a payroll (deduction),
  4331.       than you may end up with a negative balance (-) for this employee.
  4332.       This will appear as a negative number in that employees account, and
  4333.       will be displayed as a negative dollar amount in each payroll record
  4334.       you process.  This would seem to indicate that you owe this employee
  4335.       money (the amount of that negative balance), but that may not be the
  4336.       case.  This condition, should it occur, will not have any effect on
  4337.       your payroll, or tax liability.  It can only be removed by processing
  4338.       another advance for this employee, for an amount equal to the amount
  4339.       of the negative balance.
  4340.  
  4341.       The Undo feature provides you with the best reason to use a security
  4342.       password.  Anyone accessing your data can wreak havoc, intentionally
  4343.       or otherwise, on your data.  Delete the wrong information any you may
  4344.       be having some unpleasant conversations with the IRS.
  4345.  
  4346.  
  4347.                          REGISTRATION & TECHNICAL SUPPORT
  4348.  
  4349.       In the event that you have some difficulty using ZIPPER Payroll,
  4350.       SOFTCRAFT provides free, but rather limited technical support to 
  4351.       registered users.
  4352.  
  4353.       If you are experiencing any problems please check your User's Manual
  4354.       first before requesting technical support.  Most times, the answer
  4355.       you seek is in the User's Manual.  At this time, technical support is
  4356.       provided only on a limited basis.  Please see the README.DOC file for 
  4357.       information regarding technical support.  A Technical Support Request 
  4358.       Form is included at the end of this User's Manual. 
  4359.  
  4360.       TECHNICAL SUPPORT IS PROVIDED ONLY TO REGISTERED USERS.  If you are
  4361.       not a registered user, then please do not call.  Technical support
  4362.       takes time, and we reserve this time for the users who have paid the
  4363.       registration fee.  If you are not a registered user, then you are
  4364.  
  4365.  
  4366.  
  4367.  
  4368.  
  4369.  
  4370.                            ZIPPER Payroll User's Manual 
  4371.                                       - 73 - 
  4372.  
  4373.  
  4374.       seeking a service for which you have not paid.  You are also taking
  4375.       time away from users who have paid their registration fee, and are
  4376.       entitled to technical support.
  4377.  
  4378.  
  4379.                                    WHY REGISTER?
  4380.  
  4381.       ZIPPER Payroll is marketed and distributed by a system called
  4382.       Shareware.  With Shareware you can find software that suits your needs
  4383.       before you pay for it.  With Shareware you can try before you buy.  It
  4384.       comes with the ultimate money-back guarantee -- if you don't use the
  4385.       product, you don't pay for it.
  4386.  
  4387.       If you obtain a Shareware program from a vendor, an electronic
  4388.       bulletin board (BBS), a User Group, or a friend, you have the
  4389.       opportunity to evaluate it for "a reasonable period of time" without
  4390.       charge.  Only the evaluation is free. If you continue to use a
  4391.       shareware program beyond this evaluation period, you are expected to
  4392.       pay for it (register).
  4393.  
  4394.  
  4395.       **********************************************************************
  4396.          THE FEE YOU PAID TO A SHAREWARE DISTRIBUTOR OR VENDOR IS NOT THE
  4397.                                  REGISTRATION FEE.
  4398.       **********************************************************************
  4399.  
  4400.  
  4401.       **********************************************************************
  4402.           SOFTCRAFT, THE AUTHOR AND PUBLISHER OF ZIPPER PAYROLL, DOES NOT
  4403.            RECEIVE ANY OF THE MONEY YOU MAY HAVE PAID FOR THE SHAREWARE
  4404.                        (EVALUATION) COPY OF ZIPPER PAYROLL.
  4405.       **********************************************************************
  4406.  
  4407.  
  4408.       When you register, only then do you pay the author for the work that
  4409.       when into creating this product.  Registration pays for the work that
  4410.       has already been done, and encourages future development, bug fixes,
  4411.       and other improvements.  If you use ZIPPER Payroll, then register.
  4412.       It's the honest thing to do!
  4413.  
  4414.       If you need technical support, you need your registration serial
  4415.       number.  This number is printed on the diskette(s) you received from
  4416.       SOFTCRAFT when you registered.  This serial number is also contained
  4417.       in an ASCII text file named SERIAL.NUM.  This file should be located
  4418.       in your ZIPPER directory (C:\ZIPPER\SERIAL.NUM).  You may get the
  4419.       information from this file by using the DOS TYPE command, or using the
  4420.       COPY command to send the file to your printer.
  4421.  
  4422.  
  4423.  
  4424.  
  4425.  
  4426.  
  4427.                            ZIPPER Payroll User's Manual 
  4428.                                       - 74 - 
  4429.  
  4430.  
  4431.  
  4432.  
  4433.       **********************************************************************
  4434.       IF YOU USE YOUR WORD PROCESSOR TO VIEW THIS FILE, BE SURE THAT YOU DO
  4435.          SO IN A "NON-DOCUMENT" MODE, OR THAT YOUR WORD PROCESSOR EDITS IN
  4436.         ASCII (like PC-WRITE). IF YOUR WORD PROCESSOR CHANGES THE FORMAT OF
  4437.       THIS FILE, ZIPPER MAY NO LONGER BE ABLE TO "READ" THIS FILE, AND THIS
  4438.          WILL MAKE IT DIFFICULT TO CALL FOR TECHNICAL SUPPORT FROM WITHIN
  4439.                                       ZIPPER.
  4440.       **********************************************************************
  4441.  
  4442.  
  4443.       If you are using ZIPPER Payroll, from the MAIN MENU select (4) System,
  4444.       and then (7) Registration & Tech Support Info....  The screen below
  4445.       will be displayed.  Your registration serial number is displayed in
  4446.       red (color systems) in the upper right corner.
  4447.  
  4448.  
  4449.  
  4450.       -------------------------------------------------------------------------
  4451.              ZIPPER Payroll (R), Version x.x   Serial Number: xxxx-xxxxx
  4452.       (C) Copyright 1990,91,92, by Ed Protas, SOFTCRAFT.  All rights reserved.
  4453.       -------------------------------------------------------------------------
  4454.       ZIPPER Payroll is Shareware.  Shareware allows you, the user, to use and
  4455.       evaluate software before purchasing.  If you have used this program for
  4456.       ninety days, have found it useful, and plan to continue using ZIPPER
  4457.       to process payroll, then you should pay the registration fee.
  4458.  
  4459.       Buying a registered copy for $62.00 provides the following benefits: 
  4460.        * The satisfaction of knowing you are helping to support past and future
  4461.          development of a quality product.
  4462.        * Limited technical support for one full year.
  4463.        * Current program diskette(s), tax table updates, and improvements.
  4464.       -------------------------------------------------------------------------
  4465.                    SOFTCRAFT   3612 122nd Pl SE, Everett, WA 98208 
  4466.       -------------------------------------------------------------------------
  4467.       Press [F1] to print registration order form / Any other key to continue..
  4468.       -------------------------------------------------------------------------
  4469.       ******   Technical support is provided ONLY to registered users.   ******
  4470.  
  4471.  
  4472.  
  4473.  
  4474.  
  4475.       If you are not a registered user press [F1] and ZIPPER will print a
  4476.       registration form for you.  Fill it out and send it with your
  4477.       registration fee to SOFTCRAFT.  Like is says above, if you find ZIPPER
  4478.       Payroll useful, and you use it beyond the evaluating period, then you
  4479.       should pay your registration fee.
  4480.  
  4481.  
  4482.  
  4483.  
  4484.                            ZIPPER Payroll User's Manual 
  4485.                                       - 75 - 
  4486.  
  4487.  
  4488.                                   ORDERING CHECKS
  4489.  
  4490.       ZIPPER Payroll provides the ability to print checks, export checks to
  4491.       Quicken, or lets you write your checks by hand.  If you want ZIPPER to
  4492.       print your paychecks (and advances) then you need to order these
  4493.       checks.  ZIPPER custom payroll checks are supplied by Deluxe Business
  4494.       System, one of the most respected suppliers of business forms and
  4495.       checks.  To order these forms you can print out and complete the on-
  4496.       disk order form (DELUXE.DOC) included with ZIPPER, or you can call
  4497.       Deluxe Business Systems, toll-free, at 1-800-328-0304.
  4498.  
  4499.       From within ZIPPER select (4) System from the MAIN MENU, and then
  4500.       select (8) Ordering Checks from the SYSTEM MENU.  ZIPPER will display
  4501.       information about ordering your checks, as well as the toll-free phone
  4502.       number for Deluxe Business Systems.  Pressing [F1] from this
  4503.       information screen will print an order form that you may complete and
  4504.       send to Deluxe.
  4505.  
  4506.       A copy of the order form (DELUXE.DOC) is also included at the end of
  4507.       the on-disk User's Manual.
  4508.  
  4509.  
  4510.  
  4511.  
  4512.  
  4513.  
  4514.  
  4515.  
  4516.  
  4517.  
  4518.  
  4519.  
  4520.  
  4521.  
  4522.  
  4523.  
  4524.  
  4525.  
  4526.  
  4527.  
  4528.  
  4529.  
  4530.  
  4531.  
  4532.  
  4533.  
  4534.  
  4535.  
  4536.  
  4537.  
  4538.  
  4539.  
  4540.  
  4541.                            ZIPPER Payroll User's Manual 
  4542.                                       - 76 - 
  4543.  
  4544.  
  4545.  
  4546.  
  4547.                            ZIPPER PAYROLL DATA STRUCTURE
  4548.  
  4549.       The following information is provided for R:BASE users who may wish to
  4550.       access their data for reports and/or analysis beyond the scope of what
  4551.       ZIPPER Payroll provides.
  4552.  
  4553.  
  4554.       **********************************************************************
  4555.            THE TAX TABLE DATABASE FILES (ZIPxxTX1.RBF, ZIPxxTX2.RBF, AND
  4556.         ZIPxxTX3.RBF - WHERE xx EQUALS THE YEAR OF THE TAX TABLES - 91, 92,
  4557.           ETC) ARE "OWNER" PROTECTED, AND YOU DO NOT HAVE ACCESS TO THEM.
  4558.       **********************************************************************
  4559.  
  4560.  
  4561.  
  4562.       ZIPPER Payroll consists of the three database (R:BASE for DOS, Version
  4563.       2.xx) files:
  4564.  
  4565.         ZIPPER1.RBF  -- Contains the database structure
  4566.         ZIPPER2.RBF  -- Contains the data
  4567.         ZIPPER3.RBF  -- Contains the keys (indexes to the data)
  4568.  
  4569.       The database contains 38 tables (relations) and over 600 columns
  4570.       (attributes).  Most of the tables are used by the ZIPPER Payroll
  4571.       program, and contain data necessary for processing.  Your data is
  4572.       contained in the 9 tables described below.  These tables are not
  4573.       owner, or password (MPW or RPW) protected.  You may have access to
  4574.       this data.
  4575.  
  4576.  
  4577.  
  4578.       *****************************   WARNING  *****************************
  4579.  
  4580.            DO NOT OPEN, ATTEMPT TO LOOK AT, OR MODIFY THE ZIPPER PAYROLL
  4581.           DATABASE.  YOU MAY INADVERTENTLY CHANGE (DAMAGE) YOUR DATA.  WE
  4582.        RECOMMEND THAT YOU MAKE A COPY OF THE DATABASE FOR YOUR OWN USE, AND
  4583.           LEAVE THE ZIPPER?.RBF FILES ALONE.  YOU MAY THEN FREELY BROWSE,
  4584.           ANALYZE, EXPORT, OR EXPERIMENT WITH YOUR DATA, WITHOUT WORRY OF
  4585.                            DAMAGING YOUR ORIGINAL DATA.
  4586.  
  4587.       *****************************   WARNING  *****************************
  4588.  
  4589.  
  4590.  
  4591.  
  4592.  
  4593.  
  4594.  
  4595.  
  4596.  
  4597.  
  4598.                            ZIPPER Payroll User's Manual 
  4599.                                       - 77 - 
  4600.  
  4601.  
  4602.  
  4603.                            - ZIPPER DATABASE STRUCTURE -
  4604.                                     (User Data)
  4605.  
  4606.        ---------------------------------------------------------------------
  4607.  
  4608.       Table: EMPLOYER                                *(Company Information)
  4609.  
  4610.       Column definitions
  4611.          Name     Type     Length         Key  Description
  4612.  
  4613.          Cname    TEXT      38 characters      your company name
  4614.          Caddress TEXT      38 characters                   address
  4615.          Ccity    TEXT      23 characters                   city
  4616.          Cstate   TEXT       2 characters                   state
  4617.          Czip     TEXT      10 characters                   zipcode
  4618.          Cacode   TEXT       3 characters                   area code
  4619.          Cphone   TEXT       8 characters                   phone number
  4620.          CphNum   TEXT      14 characters      area code + phone number
  4621.          FITid    TEXT      15 characters      federal tax id number
  4622.          SITid    TEXT      15 characters      state tax id number
  4623.          LITid    TEXT      15 characters      not currently in use
  4624.          SUTAid   TEXT      15 characters      not currently in use
  4625.          SDIid    TEXT      15 characters      not currently in use
  4626.          SITcode  INTEGER
  4627.  
  4628.  
  4629.  
  4630.       Table: DEPT                                    *(Company Departments)
  4631.  
  4632.       Column definitions
  4633.          Name     Type     Length         Key   Description
  4634.  
  4635.          DeptNum  TEXT       4 characters yes   department code
  4636.          DeptName TEXT      20 characters       department name
  4637.  
  4638.  
  4639.  
  4640.       Table: PAYREC                              *(Master Payroll Register)
  4641.  
  4642.       Column definitions
  4643.          Name     Type     Length         Key   Description
  4644.  
  4645.          SeqID    INTEGER                 yes   sequence code
  4646.          U2flag   INTEGER                       *(USED FOR PROCESSING)
  4647.          PayDate  DATE                          payroll date
  4648.          PPstart  DATE                          payroll start date
  4649.          PPend    DATE                          payroll ending date
  4650.          ZPtype   TEXT       8 characters       type of payroll processed
  4651.  
  4652.  
  4653.  
  4654.  
  4655.                            ZIPPER Payroll User's Manual 
  4656.                                       - 78 - 
  4657.  
  4658.  
  4659.          ZPgroup1 TEXT      11 characters       type of employees included
  4660.          ZPgroup2 TEXT      16 characters       pay frequency
  4661.          ZPnum    INTEGER                       # of records in group
  4662.  
  4663.       Table: EMPLOYEE                                      *(Employee Data)
  4664.  
  4665.       Column definitions
  4666.          Name     Type     Length         Key   Description
  4667.  
  4668.          CEid     TEXT       7 characters yes  employee id code
  4669.          EEflag   INTEGER                      *(USED FOR PROCESSING)
  4670.          PickFlag INTEGER                      *(USED FOR PROCESSING)
  4671.          SDIcode  TEXT       6 characters      disability insurance code
  4672.          Efirst   TEXT      15 characters      first name
  4673.          Elast    TEXT      20 characters yes  last name
  4674.          Emid     TEXT       1 characters      middle initial
  4675.          Ename    TEXT      35 characters      employees full name
  4676.          Eaddress TEXT      38 characters                address
  4677.          Ecity    TEXT      20 characters                city
  4678.          Estate   TEXT       2 characters                state
  4679.          Ezip     TEXT       5 characters                zipcode
  4680.          Eacode   TEXT       3 characters                area code
  4681.          Ephone   TEXT       8 characters                phone number
  4682.          SSAN1    TEXT       3 characters      Social Security #
  4683.          SSAN2    TEXT       2 characters      Social Security #
  4684.          SSAN3    TEXT       4 characters      Social Security #
  4685.          SSAN4    TEXT      11 characters      Social Security #
  4686.          PayFreq  INTEGER                      # of times paid per year
  4687.          Tstat    INTEGER                      use federal tax table #
  4688.          TstatSit INTEGER                      use state tax table #
  4689.          TstatCit INTEGER                      use city tax table #
  4690.          FICAexmt INTEGER                      FICA tax status
  4691.          FITexmt  INTEGER                      federal tax status
  4692.          FUTAexmt INTEGER                      FUTA tax status
  4693.          SITexmt  INTEGER                      state tax status
  4694.          SUTAexmt INTEGER                      SUTA tax status
  4695.          SDIexmt  INTEGER                      SDI tax status
  4696.          CITexmt  INTEGER                      city tax status
  4697.          UDexmt   INTEGER                      user defined tax status
  4698.          FedAllow INTEGER                      # of federal allowances
  4699.          StAllow  INTEGER                      # of state allowances
  4700.          CALallow INTEGER                      # of extra allowances
  4701.          StStdDed INTEGER                      state standard deduction
  4702.          CitAllow INTEGER                      # of city allowances
  4703.          CtStdDed INTEGER                      city standard deduction
  4704.          TypePay  TEXT       1 characters      type of pay
  4705.          FITxtd   CURRENCY                     extra federal withholding
  4706.          SITxtd   CURRENCY                     extra state withholding
  4707.          CITxtd   CURRENCY                     extra city withholding
  4708.          RegHour  CURRENCY                     regular hourly rate
  4709.          OThour1  CURRENCY                     1st overtime hourly rate
  4710.          OThour2  CURRENCY                     2nd overtime hourly rate
  4711.  
  4712.                            ZIPPER Payroll User's Manual 
  4713.                                       - 79 - 
  4714.  
  4715.  
  4716.          SalTot   CURRENCY                     salary per pay period
  4717.          SicNum   REAL                         days of sick pay per year
  4718.          VacNum   REAL                         days of vacation per year
  4719.          MediD    CURRENCY                     deduction for medical
  4720.          PensD    CURRENCY                     deduction for pension plan
  4721.          Unum     TEXT       1 characters      union affiliation
  4722.          Uflat    CURRENCY                     union dues
  4723.          Pstat    TEXT       1 characters      payroll status
  4724.          JobDesc  TEXT      25 characters      job description
  4725.          DeptNum  TEXT       4 characters      company department #
  4726.          DoB      DATE                         date of birth
  4727.          DoB_M    INTEGER                      month of birth
  4728.          DoB_D    INTEGER                      day of birth
  4729.          Hdate    DATE                         date hired
  4730.          Tdate    DATE                         date employment terminated
  4731.          Sdate    DATE                         date of last pay adjustment
  4732.          LITname  TEXT      20 characters      local taxing authority
  4733.  
  4734.  
  4735.       Table: STORAGE                          *(Individual Payroll Records)
  4736.  
  4737.       Column definitions
  4738.          Name     Type     Length         Key   Description
  4739.  
  4740.          CEid     TEXT       7 characters      employee id code
  4741.          SeqID    INTEGER                      sequence code
  4742.          CkNum    INTEGER                 yes  check number
  4743.          DeptNum  TEXT       4 characters      link to DEPT data table
  4744.          RepFlag  INTEGER                      *(USED FOR PROCESSING)
  4745.          Pflag    INTEGER                      *(USED FOR PROCESSING)
  4746.          Uflag    INTEGER                      *(USED FOR PROCESSING)
  4747.          PayDate  DATE                         payroll date
  4748.          MonDate  INTEGER                      month of payroll
  4749.          DayDate  INTEGER                      day of payroll
  4750.          QtrRow   INTEGER                      *(USED FOR PROCESSING)
  4751.          SDIcode  TEXT       6 characters      disability insurance code
  4752.          RegHrNum REAL                         # of regular hours paid
  4753.          OT1HrNum REAL                         # of overtime(1) hours paid
  4754.          OT2HrNum REAL                         # of overtime(2) hours paid
  4755.          TotNumHr REAL                         total of above
  4756.          VacHrNum REAL                         # of vacation hours paid
  4757.          SicHrNum REAL                         # of sick pay hours paid
  4758.          RegTot   CURRENCY                     amount of regular pay
  4759.          OT1Tot   CURRENCY                     amount of overtime(1) pay
  4760.          OT2Tot   CURRENCY                     amount of overtime(2) pay
  4761.          WageTot  CURRENCY                     total of above
  4762.          SalTot   CURRENCY                     salary paid
  4763.          TipTot   CURRENCY                     tips paid
  4764.          ComTot   CURRENCY                     commission paid
  4765.          VacTot   CURRENCY                     vacation paid
  4766.          SicTot   CURRENCY                     sick pay paid
  4767.  
  4768.  
  4769.                            ZIPPER Payroll User's Manual 
  4770.                                       - 80 - 
  4771.  
  4772.  
  4773.          OthTot   CURRENCY                     miscellaneous paid
  4774.          OthDesc1 TEXT      30 characters      description of above
  4775.          Gross    CURRENCY                     gross wages
  4776.          xsSS     CURRENCY                     not subject to soc sec
  4777.          xsMC     CURRENCY                     not subject to medicare
  4778.          xsFUTA   CURRENCY                     not subject to FUTA
  4779.          xsSUTA   CURRENCY                     not subject to SUTA
  4780.          VacAcum  DOUBLE                       hours of accumulated vacation
  4781.          SicAcum  DOUBLE                       hours of accumulated sick pay
  4782.          FITd     CURRENCY                     federal withholding
  4783.          FITxtd   CURRENCY                     extra federal withholding
  4784.          SITxtd   CURRENCY                     extra state withholding
  4785.          CITxtd   CURRENCY                     extra city/local withholding
  4786.          SITd     CURRENCY                     state withholding
  4787.          LITd     CURRENCY                     city / local withholding
  4788.          FICAd    CURRENCY                     social security tax withheld
  4789.          MCd      CURRENCY                     medicare tax withheld
  4790.          SDId     CURRENCY                     state disability withheld
  4791.          MediD    CURRENCY                     medical / dental deduction
  4792.          PensD    CURRENCY                     pension plan deduction
  4793.          UnionD   CURRENCY                     union dues deduction
  4794.          AdvaD    CURRENCY                     advances deduction
  4795.          OthD     CURRENCY                     miscellaneous deduction
  4796.          OthDesc2 TEXT      30 characters      description of above
  4797.          TotalD   CURRENCY                     total deductions
  4798.          TypePay  TEXT       1 characters      type of pay
  4799.          Net      CURRENCY                     net pay
  4800.          TLfica   CURRENCY                     tax liability - soc security
  4801.          TLmc     CURRENCY                     tax liability - medicare
  4802.          TLfuta   CURRENCY                     tax liability - FUTA
  4803.          TLsuta   CURRENCY                     tax liability - SUTA
  4804.          TLsdi    CURRENCY                     tax liability - SDI
  4805.          TLoth    CURRENCY                     tax liability - user defined
  4806.  
  4807.  
  4808.  
  4809.       Table: YTD                                     *(Year-To-Date Totals)
  4810.  
  4811.       Column definitions
  4812.          Name     Type     Length         Key   Description
  4813.  
  4814.          CEid     TEXT       7 characters yes  employee id code
  4815.          CtrlNum  INTEGER                 yes  control number for W-2's
  4816.          YTDflag  INTEGER                      *(USED FOR PROCESSING)
  4817.          PickFlag INTEGER                      *(USED FOR PROCESSING)
  4818.          Elast    TEXT      20 characters yes  last name
  4819.          yRegHr#  REAL                         # of regular hours paid
  4820.          yOT1Hr#  REAL                         # of overtime(1) hours paid
  4821.          yOT2Hr#  REAL                         # of overtime(2) hours paid
  4822.          yTotHr#  REAL                         total of above hours
  4823.          yVacHr#  REAL                         # of vacation hours paid
  4824.  
  4825.  
  4826.                            ZIPPER Payroll User's Manual 
  4827.                                       - 81 - 
  4828.  
  4829.  
  4830.          ySicHr#  REAL                         # of sick hours paid
  4831.          yAllHr#  REAL                         total of all hours paid
  4832.          yRegTot  CURRENCY                     amount of regular pay
  4833.          yOT1Tot  CURRENCY                     amount of overtime(1) pay
  4834.          yOT2Tot  CURRENCY                     amount of overtime(2) pay
  4835.          yWageTot CURRENCY                     total of above pay
  4836.          ySalTot  CURRENCY                     salary paid
  4837.          yTipTot  CURRENCY                     tips paid
  4838.          yComTot  CURRENCY                     commissions paid
  4839.          yVacTot  CURRENCY                     vacation pay paid
  4840.          ySicTot  CURRENCY                     sick pay paid
  4841.          yOthTot  CURRENCY                     miscellaneous amounts paid
  4842.          yGross   CURRENCY                     gross income
  4843.          yxsSS    CURRENCY                     amount not subject to soc sec
  4844.          yxsMC    CURRENCY                     amount not subject to medicare
  4845.          yxsFUTA  CURRENCY                     amount not subject to FUTA
  4846.          yxsSUTA  CURRENCY                     amount not subject to SUTA
  4847.          yVacAcum DOUBLE                       hours of accumulated vacation
  4848.          ySicAcum DOUBLE                       hours of accumulated sick pay
  4849.          yFITd    CURRENCY                     federal withholding
  4850.          ySITd    CURRENCY                     state withholding
  4851.          yLITd    CURRENCY                     city / local withholding
  4852.          yFICAd   CURRENCY                     social security tax withheld
  4853.          yMCd     CURRENCY                     medicare tax withheld
  4854.          ySDId    CURRENCY                     state disability withheld
  4855.          yMediD   CURRENCY                     medical / dental deduction
  4856.          yPensD   CURRENCY                     pension plan deduction
  4857.          yUnionD  CURRENCY                     union dues deduction
  4858.          yAdvaD   CURRENCY                     advances deduction
  4859.          yOthD    CURRENCY                     miscellaneous deduction
  4860.          yTotalD  CURRENCY                     total deductions
  4861.          yAdvaBal CURRENCY                     accumulated advances (balance)
  4862.          yNet     CURRENCY                     net pay
  4863.  
  4864.  
  4865.  
  4866.       Table: ADVANCE                                    *(Payroll Advances)
  4867.  
  4868.       Column definitions
  4869.          Name     Type     Length         Key   Description
  4870.  
  4871.          CEid     TEXT       7 characters yes   employee id code
  4872.          CkNum    INTEGER                 yes   check number
  4873.          AdvFlag  INTEGER                       *(USED FOR PROCESSING)
  4874.          AdvPick  INTEGER                       *(USED FOR PROCESSING)
  4875.          PayDate  DATE                          date of advance
  4876.          AdvAmt   CURRENCY                      amount paid
  4877.  
  4878.  
  4879.  
  4880.  
  4881.  
  4882.  
  4883.                            ZIPPER Payroll User's Manual 
  4884.                                       - 82 - 
  4885.  
  4886.  
  4887.  
  4888.       Table: SDIx                        *(State Disability Insurance Data)
  4889.  
  4890.       Column definitions
  4891.          Name     Type     Length         Key   Description
  4892.  
  4893.          SDIcode  TEXT       6 characters yes   class code
  4894.          SDIdesc  TEXT      30 characters       class description
  4895.          SDIpmt   REAL                          liability - employeers share
  4896.          SDIded   REAL                          deduction - employees share
  4897.  
  4898.  
  4899.  
  4900.       Table: UNION                              *(Labor Union Affiliations)
  4901.  
  4902.       Column definitions
  4903.          Name     Type     Length         Key   Description
  4904.  
  4905.          Unum     TEXT       1 characters       union number - 1 thru 9
  4906.          Uname    TEXT      35 characters       union name
  4907.          Uaddress TEXT      35 characters             address
  4908.          Ucsz     TEXT      35 characters             city, state & zipcode
  4909.          Uphone   TEXT       8 characters             phone number
  4910.          Urate    REAL                          union dues rate
  4911.          Ubase    TEXT       1 characters       basis for dues calculation
  4912.  
  4913.  
  4914.  
  4915.  
  4916.  
  4917.  
  4918.  
  4919.  
  4920.  
  4921.  
  4922.  
  4923.  
  4924.  
  4925.  
  4926.  
  4927.  
  4928.  
  4929.  
  4930.  
  4931.  
  4932.  
  4933.  
  4934.  
  4935.  
  4936.  
  4937.  
  4938.  
  4939.  
  4940.                            ZIPPER Payroll User's Manual 
  4941.                                       - 83 - 
  4942.  
  4943.  
  4944.                         ZIPPER Payroll / DELUXE Order Form
  4945.  
  4946.    1: PERSON ORDERING:  _________________________  Title:  __________________
  4947.       Firm Name:  _____________________________  Phone: (___) _____-_________
  4948.       Street Address:  ______________________________________________________
  4949.       City:  _________________________  State:  _________  Zip:  ____________
  4950.  
  4951.    2: SHIP TO: (Fill in only if different from person placing order.)
  4952.       Recipient Name: ____________________________  Title: __________________
  4953.       Firm Name: ____________________________________________________________
  4954.       Street Address: _______________________________________________________
  4955.       City: ______________________________  State: _________  Zip:  _________
  4956.  
  4957.    3: ORDER INFORMATION:
  4958.  
  4959.    Product   Qty   Description  No. of   Check    Deluxe  Start  Unit   Total
  4960.    Number                       Parts   Backgrnd   Logo   No.    Price  Price
  4961.                                          Color    Number
  4962.    --------------------------------------------------------------------------
  4963.    _______|_______|____________|______|_________|______|________|_____|______
  4964.    _______|_______|____________|______|_________|______|________|_____|______
  4965.    _______|_______|____________|______|_________|______|________|_____|______
  4966.  
  4967.    .. Orders for checks require a sample marked "VOID" for MICR encoding.
  4968.    .. Available in blue, green, tan, yellow or antique
  4969.    .. Choose 1-, 2-, or 3-part checks
  4970.  
  4971.    __ Antique Finish Checks add $10/thous. 500 order also add $10.00 $_______
  4972.    __ LOGO ARTWORK ATTACHED     $25 charge for your logo*            $_______
  4973.    __ $3.95 CHARGE for using standard logos available from Deluxe    $_______
  4974.                                                       SUB-TOTAL      $_______
  4975.                                                       TAX **         $_______
  4976.                                        THANK YOU      TOTAL          $_______
  4977.  
  4978.    PAYMENT OPTIONS:
  4979.    __ Check or money order enclosed, made payable to Deluxe Computer Forms.
  4980.    __ Bill me later. We have an account with Deluxe.  (Minimum $25 order.)
  4981.    __ Please open an account for us. Minimum $25 order. Attached two current
  4982.       trade references and fill in below.
  4983.       Bank Name:  _____________________ Acct No: _______________________
  4984.       Bank Phone: (___)___-____ ext.___
  4985.  
  4986.    Please bill my  __ VISA __ MasterCard __ American Express
  4987.    Cardholder Name   |_|_|_|_|_|_|_|_|_|_|_|_|_|_|_|_|
  4988.    Account Number    |_|_|_|_|_|_|_|_|_|_|_|_|_|_|_|_|
  4989.    Exp. Date         |__|__|__|__|
  4990.  
  4991.  
  4992.    X__________________________________
  4993.     Authorized Signature                           MAIL TO:
  4994.  
  4995.                                                    Deluxe Business Systems
  4996.                                                    3660 Victoria St. No.
  4997.                                                    Shoreview, MN  55126
  4998.    Code=T09638
  4999.  
  5000.  
  5001.  
  5002.  
  5003.                         ZIPPER Payroll / DELUXE Prices
  5004.  
  5005.  
  5006.    Product                          |-----------    Quantity   ------------|
  5007.    Number     Description             250        500       1000       2000
  5008.    -------------------------------------------------------------------------
  5009.    090973   Check, 1-Part           $ 47.50    $ 63.50    $ 83.50    $125.00
  5010.       "     Check, 2-Part             63.50      89.95     131.00     218.00
  5011.       "     Check, 3-Part             73.95     106.00     168.00     271.00
  5012.    091500   Double Window Envelope    25.50      34.50      56.95      99.50
  5013.  
  5014.    ***************  Prices subject to change without notice. ***************
  5015.  
  5016.  
  5017.      * Additional charge for touchup, typesetting, rearrangement or matching
  5018.        preset ink colors.
  5019.     ** We are required to charge you state, county, or local sales tax where
  5020.        applicable.  Illinois residents are required to pay a 1% sales tax.
  5021.  
  5022.  
  5023.    NEW ACCOUNTS: Available with  minimum  order  of $25.00.  To open, provide
  5024.    two credit references (with account numbers),  including your bank and one
  5025.    additional creditor.  Terms are net 10 days. State sales tax will be added
  5026.    to your order where  applicable.  VISA or MasterCard  accepted by phone or
  5027.    mail.  Freight pre-paid.
  5028.  
  5029.    FREE DELIVERY:  We'll pay surface freight if payment is included with your
  5030.    order (48 contiguous states only).  Please include street address with
  5031.    order. All orders are shipped regular U.P.S. but, at your request, we will
  5032.    ship by air for an additional charge.
  5033.  
  5034.  
  5035.  
  5036.  
  5037.    SEND ORDERS TO:
  5038.    Deluxe Business Systems                For Assistance call 1-800-328-0304
  5039.    3660 Victoria St. No.                         in Minnesota 1-612-631-8500
  5040.    Shoreview, MN  55126               in Colorado Springs, CO 1-800-528-8411
  5041.  
  5042.  
  5043.                    Order / Registration Form - ZIPPER Payroll
  5044.    
  5045.    
  5046.    
  5047.      NAME    : ___________________________________________________________
  5048.    
  5049.      COMPANY : ___________________________________________________________
  5050.    
  5051.      ADDRESS : ___________________________________________________________
  5052.    
  5053.      CITY    : ________________________ STATE:_____  ZIPCODE:_____________
  5054.    
  5055.      PHONE   : ________________________
  5056.    
  5057.    
  5058.      Basic Registration:             ( $62.00 each )         $___________
  5059.    
  5060.       Includes 1 full year of technical support and
  5061.       Tax table updates for the next year
  5062.    
  5063.    
  5064.      Specify media format:     [ ] 5-1/4"     [ ] 3-1/5"
  5065.    
  5066.           for 3-1/2" diskette only   ( $3.00 )                ___________
  5067.    
  5068.      Shipping & Handling             ( $5.00 )                ___________
  5069.    
  5070.      Subtotal                                                $___________
  5071.    
  5072.      Sales Tax   (Washington residents only)                  ___________
  5073.    
  5074.      Total                                                   $___________
  5075.    
  5076.    
  5077.        Your registration of a Shareware copy of ZIPPER Payroll is greatly
  5078.        appreciated.  Registration pays for the past and future development
  5079.        of this software.  Shareware is user supported software.  The Share-
  5080.        ware concept allows you to "try before you buy", and buy only what
  5081.        you use.
  5082.    
  5083.                             _______
  5084.                        ____|__     |               (R)
  5085.                     --|       |    |-------------------
  5086.                       |   ____|__  |  Assiciation of
  5087.                       |  |       |_|  Shareware
  5088.                       |__|   o   |    Professionals
  5089.                     -----|   |   |---------------------
  5090.                          |___|___|    MEMBER
  5091.    
  5092.    
  5093.    
  5094.      Remit to:   SOFTCRAFT
  5095.                  3612 122nd Place SE
  5096.                  Everett, WA 98208
  5097.                  (206) 728-8427   
  5098.  
  5099.  
  5100.  
  5101.                  Technical Support Request - ZIPPER Payroll
  5102.  
  5103.  
  5104.  COMPANY : _______________________________________ REGISTRATION:______________
  5105.  
  5106.  ADDRESS : ___________________________________________________________________
  5107.  
  5108.  CITY    : _______________________________ STATE:______ ZIPCODE:______________
  5109.  
  5110.  PHONE   : ______________________
  5111.  
  5112.  CONTACT :________________________________________  FAX:______________________
  5113.  
  5114.  EVENING PHONE:____________________   CompuServe ID:__________________________
  5115.  
  5116.  
  5117.  (1) Module in which you have encountered this problem:
  5118.  
  5119.   [ ] Employee  [ ] Payroll  [ ] Reports  [ ] System  [ ] Utilities  [ ] Undo
  5120.  
  5121.   [ ] Printer   [ ] Installation          [ ] Other:_________________________
  5122.  
  5123.  
  5124.  (2) Hardware:
  5125.  
  5126.   CPU:_______________    RAM:_____________    Available Memory:______________
  5127.                                                (amount available to ZIPPER)
  5128.   Video:_____________    Printer: ______________
  5129.  
  5130.  
  5131.  (3) Describe the nature of the problem you are encountering.  Be specific as
  5132.  
  5133.  possible: __________________________________________________________________
  5134.  
  5135.  ____________________________________________________________________________
  5136.  
  5137.  ____________________________________________________________________________
  5138.  
  5139.  ____________________________________________________________________________
  5140.  
  5141.  ____________________________________________________________________________
  5142.  
  5143.  ____________________________________________________________________________
  5144.  
  5145.  ____________________________________________________________________________
  5146.  
  5147.  (4) Please indicate the urgency of your request:
  5148.  
  5149.  [ ] Very Urgent  [ ] Urgent   [ ] ASAP   [ ] When you can   [ ] Low Priority
  5150.  
  5151.  
  5152.  (5) Please indicate your [P]rimary, [S]econdary, and [L]east preferred method
  5153.  by which we respond to this Technical Support Request.  ALL TELEPHONE (voice)
  5154.  RESPONSES WILL BE COLLECT. Place the appropriate letter (P, S, or L) within
  5155.  the appropriate brackets below.
  5156.  
  5157.       [  ] Telephone     [  ] FAX     [  ] CompuServe     [  ] Mail
  5158.  
  5159.  
  5160.     INCOMPLETE TECHNICAL SUPPORT REQUESTS ARE GIVEN THE LOWEST PRIORITY.
  5161.  
  5162. *******    TECHNICAL SUPPORT IS PROVIDED ONLY TO REGISTERED USERS    *******
  5163.  
  5164.  
  5165.  
  5166.   ---------------------------------------------------------------------------
  5167.                                     INDEX
  5168.   ---------------------------------------------------------------------------
  5169.  
  5170.  
  5171.   Accrued benefits   45                  Data Structure - ZIPPER Payroll 77
  5172.   Active year    8, 43                    Advance data table  82
  5173.   Add    7                                Dept data table  78
  5174.   Advance balances   65                   Employee data table  79
  5175.   Advances   41, 47, 63                   Employer data table  78
  5176.   Aligning paychecks   50                 Payrec data table  78
  5177.   Annual update fees   69                 SDIx data table  83
  5178.   Automated payroll processing   62       Storage data table  80
  5179.   Backing-up your data   65               Union data table  83
  5180.   Birthdays report   59                   YTD data table  81
  5181.   Biweekly   30, 42                      Date range   37, 54
  5182.   Broken pointer chains   66             Deducting advances   64
  5183.   Budget report   59                     Deductions   39
  5184.   Calendar files   69                    Deleting local tax tables   11, 21
  5185.   Capacity    3                          Deluxe Business Systems   50, 60, 76
  5186.   Changing an employee's name   36       DELUXE.DOC file   76
  5187.   Changing password security   14        Dental   34
  5188.   Check data pointers   65               Department ID codes   11, 34
  5189.   Check printing errors   51             Department listing   58
  5190.   Check register   57                    Department names   12, 34
  5191.   Check register reports   55            Destroying payroll records   49, 61
  5192.   Commission   46                        Discard    7
  5193.   Company departments   11               Disk space - minimum required    4
  5194.   Company information    9               Dollar signs    8
  5195.   Compress the database   65             Duplicate employee ID code   29, 37
  5196.   Compressed print   15, 56, 60          Earnings   39
  5197.   Computing payroll   47                 Edit again    7
  5198.   CONFIG.SYS    3                        Editing employee data   35
  5199.   Copying ZIPPER files    4              Editing payroll records   49
  5200.   Create a new year   43                 Employee benefits   25, 34, 40
  5201.   Creating                               Employee benefits report   55, 57
  5202.    a new year   67                       Employee ID Code   29, 36
  5203.    a payroll group   41                  Employees by department   58
  5204.    a program directory    4              Ending date   42
  5205.    local tax tables   32                 Entering
  5206.    multiple payroll groups   49           deductions   46
  5207.   Data Entry Methods                      earnings   44
  5208.    entering dates    7                    new employees   28
  5209.    entering dollar values    8           Exempt tax status   33
  5210.  
  5211.   ---------------------------------------------------------------------------
  5212.                         ZIPPER Payroll User's Manual
  5213.  
  5214.  
  5215.   ---------------------------------------------------------------------------
  5216.                                     INDEX
  5217.   ---------------------------------------------------------------------------
  5218.  
  5219.  
  5220.   Extra withholding   33, 46             Other income / pay   46
  5221.   Federal tax tables    9, 11            Other payroll taxes   21
  5222.   Federal withholding   46               Overtime
  5223.   FICA   22                               entering hourly rates   31
  5224.   First things first    8                 entering hours worked   44
  5225.   Focus by Employee   56                 Overtime rates   31
  5226.   Focus by Pay Period   56               Pack(ing) the database   65
  5227.   Form 941   42                          Page assembly, payroll reports   56
  5228.   FUTA   22                              Paid holidays   28, 34
  5229.   Health insurance   34                  Parallel port    3, 16
  5230.   Hourly employee   30                   Password security   14
  5231.   Hourly rates   31                      Pay periods per year   30
  5232.   Hours worked   27                      Paycheck reminder   53
  5233.   Incorrect payroll dates   43, 70       Payroll by departments   59
  5234.   Installation    4                      Payroll date   42
  5235.   Keyboard    5                          Payroll errors   49
  5236.   Labor unions   12                      Payroll frequency   42
  5237.   Laser printers   16, 50, 60            Payroll groups   30
  5238.   Loading state tax tables   11          Payroll liability reports   55, 57
  5239.   Loading tax tables   10                Payroll proof report   49
  5240.   Local tax tables   11, 32              Payroll reports   55
  5241.   Loosing data   66                      Payroll status   30
  5242.   Manually processing checks   53        Payroll vouchers   52
  5243.   Medical   34                           Pension   34
  5244.   Menu bar    7, 28                      Personnel reports   55, 58
  5245.   Monthly   30, 42                       Personnel management   35
  5246.   Moving through payroll records   44    Pick / Check forms   8
  5247.   Multi-state payroll   10               Printer
  5248.   Negative advances   64                  configuration   14
  5249.   Negative payroll   46, 48               control codes   16
  5250.   New Year   28                           drivers   15
  5251.   Non Exempt tax status   33              names   15
  5252.   Normal                                  ports   16
  5253.    payroll   41                           settings   59
  5254.    work day   26                         Printing
  5255.    work week   26                         payroll vouchers   53
  5256.    work year   26                         advance checks   64
  5257.   Number paychecks   50                   paychecks   50
  5258.   Ordering checks   50, 60, 76            reports   54
  5259.  
  5260.  
  5261.   ---------------------------------------------------------------------------
  5262.                         ZIPPER Payroll User's Manual
  5263.  
  5264.  
  5265.   ---------------------------------------------------------------------------
  5266.                                     INDEX
  5267.   ---------------------------------------------------------------------------
  5268.  
  5269.  
  5270.   Processing payroll   41                State disability insurance   23, 33
  5271.   Proofing payroll records   49, 62      State tax tables    9, 31
  5272.   Proofing payroll records   62          SUTA   22
  5273.   Quarter   37                           Tattletale feature   14
  5274.   Quicken    1                           Tax table databases   17, 69
  5275.    exporting to    1, 49, 51, 53, 64     Tax table updates   22
  5276.    importing into   52                   Tax tables  31
  5277.   Quit    7                               creating   17
  5278.   R:BASE    2                             installing new   43, 68, 69
  5279.   RAM memory    3                        Technical support   22, 69, 74
  5280.   README.1ST file    4                   Text file names   59
  5281.   README.DOC file   17, 22, 31, 32, 69   Tips   45
  5282.   Registration and tech support   73     Today   43
  5283.   Registration fee   75                  Unarchiving program files    5
  5284.   Regular hours                          Undo / Redo   43, 70
  5285.    entering hourly rates  31             Undo advances   72
  5286.    entering hours worked  44             Union dues   12, 34
  5287.   Regular salary   30                    Union dues   34
  5288.   Rejecting a payroll group   42         Updating local tax tables   21, 69
  5289.   Removing password security   14        User defined payroll tax   23
  5290.   Reported tips   48                     Utilities   43, 65
  5291.   Rule violation - new employee   29     Vacation pay    1, 25, 34, 45
  5292.   Salary employee   30                   W-2 Form   33, 59
  5293.   SDI   22, 23                           WARNING(s)   21, 71, 77
  5294.   SDI - Employment classes   23          Weekly   30, 42
  5295.   SDI report   25, 59                    What-if analysis   62
  5296.   Selecting employees   35, 55, 63       Wildcard search   55
  5297.   Semimonthly   30, 42                   Withholding   39
  5298.   Serial Number   75                     Year-To-Date
  5299.   Serial port    3, 16                    payroll   37
  5300.   Serial ports   16                       payroll records   28, 50
  5301.   SERIAL.NUM file   74                    payroll register   28, 38, 57
  5302.   Shareware   74, 75                      payroll report   26, 55
  5303.   Sick pay    1, 25, 34, 45              ZIPCAL.nn files   69
  5304.   SOFTCRAFT   66, 69, 75                 ZIPPERQ3.DAT file   51
  5305.   Special payroll   41, 71               ZIPxxTX?.RBF files   77
  5306.   Standard deduction   32                ZPACK1.EXE    5
  5307.   Starting date   42                     ZPACK2.EXE.    5
  5308.   Starting ZIPPER    5
  5309.  
  5310.   ---------------------------------------------------------------------------
  5311.                         ZIPPER Payroll User's Manual
  5312.  
  5313.  
  5314.